diễn ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng. Thực tế, trong cơng tác đào tạo có nhiều loại biên bản mang tính đặc thù như:
+) Biên bản họp các tiểu ban chuyên môn: Là văn bản dùng để ghi chép lại ý kiến của các thành viên tiểu ban. Nội dung biên bản cần ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần buổi họp, ý kiến trao đổi, thảo luận của các thành viên trong hội đồng và kết luận cuối cùng về điểm số của hội đồng dành cho đề cương của nghiên cứu sinh.
+) Biên bản bàn giao bài thi: dùng để ghi chép tình hình bài thi của một phòng, một hội đồng thi trong đó có ghi rõ số lượng số tờ, số bài thi, thời gian, địa điểm tổ chức thi và có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận.
Biên bản này là cơ sở cho việc kiểm tra, xác nhận thí sinh đã tham gia thi tuyển.
+) Biên bản xử lý vi phạm qui chế tuyển sinh: dùng để ghi chép, xác
nhận thí sinh vi phạm qui chế tuyển sinh. Nội dung của biên bản cần phải ghi đầy đủ các thông tin về số báo danh, họ tên của thí sinh vi phạm, mơn thi, chun ngành, hình thức vi phạm, hình thức kỷ luật đối với thí sinh. Bên cạnh thời gian, biên bản cần có đầy đủ chữ ký của thí sinh vi phạm, các cán bộ coi thi (thứ 1 và thứ 2) và của Trưởng ban coi thi, Trưởng điểm thi hoặc Chủ tịch Hội đồng tuyển sinh. Trong một số trường hợp, biên bản khơng có chữ ký của thí sinh vi phạm quy chế thi vẫn có giá trị thực hiện.
Ngồi ra, cịn có một số loại biên bản khác như Biên bản chấm thi, Biên bản chấm phúc khảo…được sử dụng tương tự như các hình thức biên bản trên. Do giới hạn thời lượng luận văn nên phần mẫu hóa những biên bản này sẽ được chúng tơi trình bày ở phần phụ lục.