- Lỗi dùng từ không nhất quán: Lỗi này cũng được phát hiện nhiều,
b. Cách sử dụng câu
Câu là đơn vị ngôn ngữ nhỏ nhất diễn đạt trọn vẹn một ý. Tùy theo cách phân loại mà chúng ta có câu đơn, câu ghép, câu phức, câu trần thuật, câu cầu khiến, câu tỉnh lược, câu nghi vấn, câu cảm thán, câu khẳng định, câu phủ định, câu chủ động, câu bị động… Câu có thể dài, có thể ngắn tùy theo các ý cần diễn đạt trong nội dung văn bản song nhất thiết phải đảm bảo đúng cấu trúc ngữ pháp. Câu được xem là đúng ngữ pháp khi có đủ 2 thành phần chính của câu là chủ ngữ và vị ngữ. Ngồi ra, có thể có thêm các thành phần khác như trạng ngữ, bổ ngữ, định ngữ…
Văn bản hành chính sử dụng tất cả các loại câu trên theo những mức độ nhất định. Cụ thể, văn bản hành chính thường sử dụng câu khẳng định, phủ định ít khi, thậm chí khơng dùng câu nghi vấn (câu hỏi) và câu cảm thán.
Qua khảo sát chúng tôi thấy, hầu hết các câu trong văn bản đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV đã đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của ngữ pháp tiếng Việt như đủ thành phần, rõ nghĩa, rõ ý… Tuy vậy, vẫn cịn khơng ít câu văn mắc lỗi về ngữ pháp, ảnh hưởng đến chất lượng của văn bản được ban hành. Dưới đây là một số lỗi ngữ pháp thường gặp trong văn bản đào tạo của Trường ĐHKHXH&NV:
Ví dụ 1: Cơng văn số 2092/XHNV-ĐT, ngày 17/9/2013 về việc liên hệ
thực tập cho sinh viên có đoạn viết “Xét thấy nhu cầu….., Trường chúng tôi xin cử 05 sinh viên năm thứ 4, hệ chính quy đi thực tập tại Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ. Thời gian thực tập: từ ngày 21.10.2013 đến ngày 15.12.2013. Quyết định thực tập kèm theo danh sách sinh viên và giáo viên hướng dẫn sẽ được gửi đến Quý công ty ngay khi sinh viên đến thực tập”. Trong đoạn văn
này, có 2 câu thiếu thành phần ngữ pháp. Câu “Thời gian thực tập…” chỉ có
thành phần trạng ngữ mà thiếu cả thành phần chủ ngữ và vị ngữ. Để câu văn được hoàn chỉnh và đúng câu trúc ngữ pháp không nên dùng dấu (.) để tách câu này với câu văn trước đó, tốt nhất nên thêm từ “trong” để kết nối với câu trước. Câu “Quyết định…đến thực tập.” thì thiếu thành phần chủ ngữ. Nên
xác định rõ chủ ngữ của câu để đảm bảo yêu cầu ngữ pháp của câu cũng như làm tăng tính trang trọng, lịch sự của văn bản.
Ví dụ 2: Trong Giấy chứng nhận cấp thay cho bằng Thạc sĩ bị mất có
câu “Đã được công nhận học vị và cấp bằng thạc sĩ ngành …”. Câu này đứng độc lập, riêng biệt với phần đầu của Giấy chứng nhận. Mặc dù, người đọc có thể hiểu được ai là người được cấp giấy chứng nhận. Song, đây là một câu văn mắc lỗi ngữ pháp nghiêm trọng, ảnh hưởng đến tính trang trọng, lịch sự của văn bản được ban hành.
Đặc biệt, với trường hợp nơi nhận là cấp trên của Trường, tình trạng sử dụng câu thiếu thành phần chủ ngữ cũng khá phố biến như Công văn số 1906/XHNV-SĐH, ngày 26/8/2013 gửi Ban chỉ đạo tuyển sinh sau đại học, ĐHQGHN viết “Rất mong Ban chỉ đạo Tuyển sinh sau đại học sớm có ý kiến
trả lời…”. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính trang trọng, lịch sự của
văn phong hành chính, thậm chí có thể gây khó chịu cho nơi nhận văn bản, từ đó ảnh hưởng đến mối quan hệ cơng tác của cơ quan.
Ngồi ra, cịn rất nhiều văn bản trong hệ thống văn bản đào tạo có sử dụng những câu văn mắc lỗi thiếu thành phần câu. Đây là một trong những lỗi ngữ pháp cơ bản cho nên cần được xem xét, điều chỉnh nhằm đảm bảo ý nghĩa về mặt ngữ nghĩa cho văn bản được ban hành.