CHƢƠNG 2 : QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng Quản lý nhân lực tại Trung tâm Khai thác Ga Nội Bài, Cảng
3.2.1. Công tác Phân tích công việc, lập kế hoạch nhân lực
Phân tích công việc
Xác định công tác phân tích công việc là một trong những công việc quan trọng, có ảnh hƣởng lớn đến các hoạt động của công tác nhân lực, ngay từ những ngày đầu thành lập, lãnh đạo Trung tâm đã chỉ đạo bộ phận nhân lực - Văn phòng Trung tâm nghiên cứu triển khai thực hiện tốt công tác này.
Trong Trung tâm, tại đơn vị trực thuộc đều có phân công công việc cụ thể cho các lãnh đạo quản lý và các nhân viên dƣới quyền. Đối với cán bộ quản lý, mỗi ngƣời đảm nhiệm một công việc cụ thể tuỳ thuộc vào đặc trƣng của Phòng, Đội đƣợc giao quản lý. Mỗi vị trí làm việc tại Trung tâm đều có bản mô tả công việc. Tất cả các bản mô tả công việc này đƣợc tổng hợp vào hồ sơ tài liệu Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO9001 của Trung tâm. Cần phải đánh giá năng lực, kỹ năng cần thiết thực hiện công việc của nhân viên trƣớc khi giao việc.
Về cơ bản, các bản mô tả công việc tại Trung tâm hiện nay đƣợc phân tích và thiết kế bao gồm các mục sau:
Thông tin chung:
Đây là phần mô tả một cách khái quát về vị trí công việc mà mỗi nhân viên sẽ đảm nhiệm. Nội dung trong phần thông tin chung bao gồm tóm tắt công việc, chế độ báo cáo, quan hệ trong công việc, các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên ngoài, các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên trong. Ví dụ nhƣ bản mô tả công việc của Nhân viên đảm bảo kỹ thuật sẽ có phần thông tin chung nhƣ sau:
+ Nhiệm vụ đƣợc giao
Chủ trì công tác đảm bảo kỹ thuật các hệ thống thiết bị tại Nhà ga hàng hóa và nhà khách VIP A – Cảng hàng không quốc tế Nội Bài;
+ Chế độ báo cáo
Báo cáo trực tiếp cho: Trực Tổ Báo cáo gián tiếp cho: Cán bộ Đội + Quan hệ công việc
Bên ngoài: Các đơn vị bên ngoài khai thác tại Nhà ga hàng hóa và Nhà khách VIPA. Nội bộ: Nội bộ Đội điện và các đơn vị trực thuộc Trung tâm.
+ Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên ngoài
Thông báo tới đơn vị liên quan và chủ trì khắc phục các hỏng hóc và sự cố trang thiết bị, công trình nhà ga đảm bảo khai thác.
Giám sát các đơn vị bên ngoài thi công cải tạo, sửa chữa công trình trong phạm vi đƣợc giao quản lý.
+ Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên trong Tổ trƣởng: Tiếp nhận thông tin liên quan đến công việc đƣợc giao
Đơn vị trực thuộc Trung tâm: Phối hợp trong công tác đảm bảo kỹ thuật các trang thiết bị, công trình nhà ga thông báo tới đơn vị liên quan đảm bảo khai thác
Các trách nhiệm chính:
Sau phần thông tin chung sẽ là phần các trách nhiệm mà ngƣời lao động phải thực hiện, bao gồm các nhiệm vụ có tính chiến lƣợc và các công việc mang tính tác nghiệp và thực hiện công táo giao nhận ca, công tác báo cáo theo qui định. Ngoài ra, đối với một số vị trí quản lý sẽ có thêm các công việc quản lý, đào tạo…
Các tiêu chí đo lƣờng, đánh giá:
Phần này đƣa ra các chỉ tiêu để đánh giá, đo lƣờng kết quả thực hiện của ngƣời lao động nhƣ số ngày công trong tháng, tình hình chấp hành nội quy, kỷ luật; Hiệu quả trong công việc; Số đề xuất cải tiến; Kỹ năng khác…Đây đƣợc coi là các chỉ tiêu chung để đánh giá đo lƣờng các vị trí, và đƣợc sử dụng trong công tác đánh giá cán bộ, ngƣời lao động sau này.
Quyền hạn:
Phần này sẽ đƣa ra các quyền hạn của ngƣời lao động trong công việc và các điều kiện làm việc nhƣ đƣợc tham gia các lớp huấn luyện, đào tạo, đƣợc trang bị trang phục bảo hộ lao động và phƣơng tiện làm việc, … Tùy từng vị trí mà phần quyền hạn này sẽ đƣợc phân tích một cách cụ thể cho phù hợp.
Ví dụ nhƣ đối với nhân viên đảm bảo kỹ thuật, quyền hạn là: Đề xuất cho lãnh đạo đơn vị trong lĩnh vực nhiệm vụ chuyên môn có liên quan nhằm đảm bảo chất lƣợng dịch vụ kỹ thuật do đơn vị cung ứng. Đƣợc tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ nâng cao đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao với chất lƣợng công việc theo yêu cầu. Đƣợc trang bị bảo hộ lao động và công cụ làm việc theo qui định của Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam và qui định của pháp luật.
Tuy nhiên, bản mô tả công việc tại Trung tâm khai thác Ga Nội Bài không phải là thống nhất một mẫu nhất định, mà có sự thay đổi đối với một số vị trí nhân viên tại các đơn vị, tổ và sẽ do chính đơn vị đó đề xuất bản mô tả công việc cho bộ phận nhân sự của Trung tâm. Ví dụ nhƣ đối với bản mô tả công việc của nhân viên văn thƣ trực thuộc Văn phòng, sẽ bao gồm các nội dung là: Nhiệm vụ; trách nhiệm, quyền hạn và các Tài liệu văn bản áp dụng trong công việc. Tuy nhiên, nhƣợc điểm của các bản mô tả công việc này là thiếu tiêu chí đánh giá đối với ngƣời lao động.
Nhƣ vậy, có thể thấy hiện nay việc áp dụng các bản mô tả công việc tại Trung tâm khai thác Ga Nội Bài là tƣơng đối đầy đủ và bài bản, tạo điều kiện thuận lợi cho các khâu của công tác nhân lực đƣợc thực hiện một cách chuẩn mực và hiệu quả. Tuy nhiên, do mẫu biểu chƣa thống nhất tại các vị trí công việc và do các bộ phận đề xuất khác nhau nên gây ra những khó khăn nhất định cho một số khâu đoạn trong công tác nhân lực.
Lập kế hoạch nhân lực
Các hoạt động tại Trung tâm khai thác Ga Nội Bài đƣợc diễn ra một cách liên tục, dựa trên khối lƣợng hành khách và hàng hóa tại sân bay Nội Bài mỗi ngày. Có thể nói, đây là hoạt động tƣơng đối phức tạp và có nhiều biến đổi. Chính vì vậy, việc lập kế hoạch nhân lực trong mỗi giai đoạn nhất định là công việc vô cùng quan
trọng đối với bộ phận quản lý nhân lực tại Trung tâm. Hằng năm, căn cứ vào các loại hình công việc cụ thể nhƣ quản lý vận hành nhà ga, dịch vụ kho bãi, an ninh, vệ sinh môi trƣờng... mỗi bộ phận, phòng ban trong Trung tâm sẽ tính toán kế hoạch lao động sản xuất của đơn vị mình theo định mức lao động do Tổng công ty quy định. Sau đó, bộ phận nhân lực tại Trung tâm sẽ tiến hành tổng hợp kế hoạch của tất cả các đơn vị để từ đó có kế hoạch lao động trong toàn Trung tâm. Trung tâm đã hoàn thành việc xây dựng kế hoạch nhân lực năm cho các đơn vị trực thuộc từ đầu năm kế hoạch và sẽ duyệt định mức lƣơng cho từng đơn vị căn cứ vào kế hoạch nhân lực đó.
Dựa vào yêu cầu công việc (vị trí việc làm; nội dung, khối lƣợng và mô tả công việc; khối lƣợng thiết bị, công trình...) kế hoạch nhân lực cho từng tổ, đội và các bộ phận tại đơn vị.
Đối với các hạng mục công việc phát sinh mới, việc tính toán nhân lực cho công tác vận hành, khai thác, bảo dƣỡng sửa chữa (ví dụ về việc tính nhân lực cho Nhà ga T2 – chi tiết xem Bảng 3.9) đƣợc thực hiện nhƣ sau: Căn cứ vào tài liệu khai thác, bảo trì (O&M manual – Operation and Maintenance Manual) và hồ sơ hoàn công (As built document) của các hệ thống trang thiết bị công trình Nhà ga T2, Trung tâm xác định nội dung công việc gồm vận hành, khai thác, bảo dƣỡng sửa chữa...., từ đó xác định đƣợc tổng thời gian cần thiết để thực hiện hạng mục công việc đó trong một năm, qua đó xác định đƣợc số nhân công và lập đƣợc kế hoạch nhân lực cho hạng mục phát sinh mới đó.
Bảng 3.3: Kế hoạch nhân lực vận hành, bảo trì, thiết bị, công trình nhà ga T2, Trung tâm khai thác Ga Nội Bài năm 2017
Đơn vị tính: người
STT Đơn vị quản lý/Tên hệ thống thiết bị
Yêu cầu nhân lực Nhân lực hiện có Số nhân lực cần bổ sung Tổn g số Kỹ sƣ Nhân viên Tổng số Kỹ sƣ Nhân viên Tổng số Kỹ sƣ Nhân viên I Vận hành, khai thác 93 13 80 82 12 70 11 1 10
1 Đội Vận hành thiết bị ga quốc tế 47 13 34 43 12 31 4 1 3
2 Đội Vận hành cầu hành khách 46 0 46 39 0 39 7 0 7
II Bảo dƣỡng, sửa chữa
1 Đội bảo trì hạ tầng 18 4 14 4 4 0 14 0 14
2 Đội cơ khí 20 7 13 -3 2 -5 23 5 18
3 Đội điện 14 4 10 0 1 -1 14 3 11
4 Đội điện lạnh 22 4 18 6 4 2 16 0 16
5 Đội điện tử tin học 30 15 15 18 9 9 12 6 6
6 Đội vệ sinh môi trƣờng 25 0 25 27 0 27 -2 0 -2
7 Đội chăm sóc cây cảnh 36 1 35 31 0 31 5 1 4
Bảng 3.4: Kế hoạch nhân lực tại Trung tâm khai thác Ga Nội Bài giai đoạn 2014-2017 Số TT Chức vụ - Chức danh công việc Số lao động thực tế (ngƣời)
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
KH (ngƣời) TH (ngƣời) Tỷ lệ (%) KH (ngƣời) TH (ngƣời) Tỷ lệ (%) KH (ngƣời) TH (ngƣời) Tỷ lệ (%) KH (ngƣời) TH (ngƣời) Tỷ lệ (%) TỔNG 382 379 99,2 498 458 92,0 531 475 89,5 538 474 88,1
I Khối lao động trực tiếp 333 330 99,1 435 406 93,3 471 422 89,6 477 421 88,3
1 Kỹ sƣ (kỹ thuật) 33 31 93,9 47 43 91,5 58 49 84,5 57 49 86,0
2 Nhân viên sửa chữa, bảo trì trang
thiết bị nhà ga 51 51 100,0 73 69 94,5 88 71 80,7 87 69 79,3
3
Nhân viên sửa chữa công trình (bao gồm cả SC công trình và NV trám vá)
8 8 100,0 11 10 90,9 13 13 100,0 11 11 100,0
4 Nhân viên vận hành trang thiết bị
nhà ga 40 40 100,0 53 53 100,0 55 55 100,0 56 55 98,2
5 Nhân viên vận hành cầu hành
khách và thiết bị phụ trợ 44 44 100,0 45 45 100,0 46 43 93,5 46 45 97,8
6 Nhân viên nấu bếp 1 1 100,0 1 1 100,0 1 1 100,0 1 1 100,0
Số TT
Chức vụ - Chức danh công việc
Số lao động thực tế (ngƣời)
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
KH (ngƣời) TH (ngƣời) Tỷ lệ (%) KH (ngƣời) TH (ngƣời) Tỷ lệ (%) KH (ngƣời) TH (ngƣời) Tỷ lệ (%) KH (ngƣời) TH (ngƣời) Tỷ lệ (%) dịch vụ)
9 Nhân viên thu phí sân đỗ ô tô 41 40 97,6 55 52 94,5 56 54 96,4 63 55 87,3
10 Nhân viên vệ sinh 36 35 97,2 38 35 92,1 35 36 102,9 35 36 102,9
11 Nhân viên xe đẩy 42 43 102,4 53 52 98,1 60 53 88,3 59 52 88,1
12 Nhân viên chăm sóc cây cảnh 11 11 100,0 28 18 64,3 29 18 62,1 30 18 60,0
13 Nhân viên lái xe 4 4 100,0 7 6 85,7 7 6 85,7 7 6 85,7
II Khối nghiệp vụ 49 49 100,0 63 52 82,5 60 53 88,3 61 53 86,9 1 Ban Giám đốc 3 3 100,0 4 4 100,0 4 4 100,0 4 4 100,0 2 Trƣởng Văn phòng 1 1 100,0 1 1 100,0 1 1 100,0 1 1 100,0 3 Phó Trƣởng văn phòng 1 1 100,0 1 1 100,0 2 1 50,0 2 1 50,0 4 Đội trƣởng 8 8 100,0 9 8 88,9 8 8 100,0 8 8 100,0 5 Đội phó 18 18 100,0 24 18 75,0 22 18 81,8 25 18 72,0 6 Chuyên viên 14 14 100,0 18 15 83,3 17 15 88,2 15 15 100,0
Nhận xét: Dựa vào báo cáo kế hoạch nhân lực giai đoạn 2014-2017 của Trung tâm khai thác Ga Nội Bài và đánh giá khái quát công tác lập kế hoạch của đơn vị, chúng ta có thể nhận thấy, việc thực hiện kế hoạch nhân lực của Trung tâm đƣợc thực hiện khá bài bản, một số vị trí đã đạt và vƣợt kế hoạch đã đề ra. Tuy nhiên, về tổng thể việc triển khai kế hoạch nhân lực của Trung tâm còn chƣa đạt đƣợc so với yêu cầu đề ra và tỷ lệ hoàn thành giữa kế hoạch nhân lực và thực tế triển khai đã có xu hƣớng giảm qua các năm, Cụ thể:
Năm 2014, kế hoạch nhân lực đạt mức 99,2%, trong đó, khối lao động trực tiếp đạt mức 99,1% kế hoạch và khối nghiệp vụ đạt 100% kế hoạch đặt ra. Sang đến năm 2015, kế hoạch nhân lực của toàn Trung tâm giảm xuống còn 92%, giảm 7,2% so với năm 2014, trong đó khối lao động trực tiếp chỉ đạt 93,3%, giảm 5,8% so với 2014, khối nghiệp vụ giảm mạnh còn 82,5%, giảm 17,5%. Đến năm 2016, kế hoạch nhân lực tiếp tục chứng kiến đà sụt giảm khi tổng kế hoạch chỉ đạt 89,5%, trong đó khối lao động trực tiếp giảm còn 89,6%, giảm 9,5% so với năm 2014, khối nghiệp vụ đạt 88,3%, tăng 5,8% so với năm 2015, nhƣng lại giảm 11,7% so với năm 2014. Đến năm 2017, kế hoạch nhân lực toàn Trung tâm tiếp tục giảm, đạt mức 88,1%, giảm 11,1% so với 2014.
Có thể nhận thấy nguyên nhân của việc kết quả thực hiện kế hoạch nhân lực của Trung tâm có dấu hiệu giảm giữa các năm là do yêu cầu về nhân lực có trình độ (chiếm tỉ trọng ít) tăng lên khi tiếp thu khai thác các công trình Nhà ga T2 và Nhà khách VIP A, trong khi lao động có tính chất giản đơn (chiếm tỉ trọng lớn) có chiều hƣớng giảm khi thực hiện chủ trƣơng thuê các đơn vị bên ngoài thực hiện các công việc giản đơn nhằm tăng hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Ngoài ra, nguyên nhân một phần cũng do kết quả đạt đƣợc của công tác tuyển dụng nhân lực dựa trên kế hoạch đề ra còn chƣa tốt, gây thiếu hụt nhân lực so với kế hoạch.