1.2. Lý luận chung về quản lý tài chính tại các cơ sở GDCĐ và ĐH công lập tự
1.2.3.2. Khái niệm và vai trò của quản lý tài chính trong các trường đại học, cao
đẳng công lập
* Những khái niệm cơ bản:
- Quản lý tài chính là việc sử dụng các thông tin phản ánh chính xác tình trạng tài chính của một đơn vị để phân tích điểm mạnh điểm yếu của nó và lập các kế hoạch hành động, kế hoạch sử dụng nguồn tài chính, TSCĐ và nhu cầu nhân công trong tương lai nhằm đạt được mục tiêu cụ thể tăng giá trị cho đơn vị đó (Trần Đức Cẩn, 2012).
Quản lý tài chính của các trường ĐH, CĐ là quá trình sử dụng những số liệu mà bộ phận kế toán cung cấp để giám sát và điều hành quá trình hoạt động, phân tích những vấn đề còn tồn tại trong quá trình hoạt động thường xuyên của đơn vị, qua đó tiến hành phân tích và dự toán tài chính, lựa chọn những phương hướng và thực hiện đúng hướng, từ đó duy trì hoạt động thường xuyên của đơn
vị. Đồng thời, quản lý tài chính là các phương thức quản lý việc huy động, phân phối và sử dụng các nguồn lực tài chính nhằm thỏa mãn các nhu cầu của các chủ thể trong phát triển kinh tế, xã hội.
Xét trong toàn bộ nội dung quản lý tài chính, tính toán là một phương pháp cần thiết nhất trong một chuỗi mắt xích của quá trình quản lý tài chính. Trọng tâm của quản lý tài chính là nắm vững các khái niệm, nắm vững phạm vi vận dụng tài chính, tiến hành giám sát đánh giá và quy hoạch hệ thống hoạt động của đơn vị.
Nắm được quản lý tài chính, mới có thể nắm được trọng tâm của quản lý đơn vị. Các cán bộ quản lý đơn vị ngày càng nhận thấy tầm quan trọng của quản lý tài chính và bắt đầu nghiên cứu hoạt động tài chính, tăng cường quản lý tài chính. Cùng với sự chuyển đổi cơ chế kinh tế, tất cả các đơn vị ở mọi lĩnh vực KT –XH đang dần dần nhận thức sâu sắc hơn về vai trò và vị trí của quản lý tài chính.
Quản lý tài chính dựa trên quy luật vận động nguồn tài chính, đồng thời tuân thủ theo quy định pháp luật. Đó là quá trình thực hiện dự đoán, quyết sách, lên kế hoạch, giám sát, hạch toán và phân tích sự hình thành nguồn tài chính, huy động và sử dụng nó nhằm nâng cao hiệu quả huy động và sử dụng nguồn tài chính, đảm bảo hoạt động thường xuyên, phát triển của đơn vị. Quản lý tài chính mang tính tổng hợp vận dụng những hình thức giá trị vào những hoạt động tài chính cụ thể của đơn vị.
Để đảm bảo tài chính phục vụ tốt nhất việc thực hiện các mục tiêu phát triển KT-XH, Nhà nước đã định ra các nguyên tắc, hình thức, phương pháp, biện pháp... tạo lập phân phối và sử dụng các nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ trong các lĩnh vực hoạt động KT-XH của nền kinh tế quốc dân. Các nguyên tắc,
hình thức phương pháp, biện pháp... tạo lập phân phối và sử dụng các nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ có quan hệ biện chứng với nhau hợp thành cơ chế quản lý tài chính của Nhà nước và nhằm để tổ chức, điều chỉnh, kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính trong các lĩnh vực KT- XH nói riêng và nền kinh tế quốc dân nói chung.
*Vai trò của quản lý tài chính trong các trường cao đẳng, đại học công lập Với sự phát triển không ngừng của xã hội, đất nước đã có nhiều đổi mới, vai trò của quản lý tài chính trong hệ thống giáo dục quốc dân nói chung và trong các trường đại học cao đẳng nói riêng càng trở nên rất quan trọng nhằm đáp ứng hai mục tiêu tổng quát là xây dựng cơ chế tài chính cho giáo dục nhằm huy động, tăng cường và sử dụng có hiệu quả nguồn lực của Nhà nước và xã hội để nâng cao chất lượng và tăng quy mô giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá; xây dựng hệ thống các chính sách để tiến tới mọi người ai cũng được học trong nền giáo dục có chất lượng cao. Cụ thể:
- Bảo đảm nguồn kinh phí cho hoạt động của hệ thống Giáo dục quốc dân. Trên cơ sở báo cáo hàng năm, Bộ Tài chính sẽ thống kê để điều tiết nguồn NSNN cũng như điều chỉnh cơ chế tài chính sao cho phù hợp để có thể huy động và sử dụng tốt các nguồn tài chính nhằm đảm bảo hoạt động cho hệ thống giáo dục quốc dân.
- Điều phối vĩ mô cơ cấu giáo dục trong toàn ngành. Thông qua cơ cấu thu – chi tài chính để điều chỉnh cơ cấu giáo dục đào tạo về các mặt: quy mô giáo dục đào tạo, nội dung chương trình, thời gian đào tạo, đội ngũ giáo viên. Hiện nay với chính sách tự chủ về nguồn kinh phí trong hoạt động giáo dục, Đảng và Nhà nước đã cho
phép thành lập rất nhiều trường đại học cao đẳng nhằm đáp ứng nhu cầu của người học. Quản lý tài chính giúp việc theo dõi các trường đảm bảo đúng quy định về quy mô đào tạo, cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên để tạo môi trường tốt nhất cho người học.
- Quản lý tài chính thực hiện việc kiểm tra, giám sát quá trình phân phối và sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư cho các trường đại học cao đẳng, từ đó điều chỉnh cơ cấu nguồn vốn, cơ cấu chi tiêu phù hợp với cơ cấu, qui mô, ngành học, bảo đảm chi đúng nội dung, mục đích, đúng chế độ, chính sách đối với giáo viên, học sinh và các đối tượng qui định khác.
1.2.4. Nội dung của quản lý tài chính tại các trường đại học, cao đẳng công lập tự chủ, tự chịu trách nhiệm một phần chi phí hoạt động
Hiện nay, tài chính trong các trường ĐH, CĐ công lập bao gồm các nguồn từ NSNN, các khoản học phí, lệ phí, các nguồn thu lợi từ nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, các nguồn thu từ hợp tác quốc tế và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật. Các trường ĐH, CĐ công lập được quyền chủ động trong quản lý tài chính của trường, bao gồm chủ động quản lý hoạt động thu, chi, quản lý và phân phối quỹ kết dư, quản lý các quỹ chuyên dụng, quản lý tài sản, quản lý nợ phải trả. Tuy nhiên, tùy thuộc vào nguồn thu sự nghiệp của trường, mà các trường được phân loại như sau:
- Các trường đại học, cao đẳng có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên.
- Các trường đại học, cao đẳngcó nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được NSNN cấp (gọi tắt là trường đại học, cao đẳng tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động).
- Các trường đại học, cao đẳng có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạt động theo chức năng,nhiệm vụ do NSNN đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, tác giả chỉ đề cập đến công tác quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp giáo dục tại các trường đại học cao đẳng tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động.
Nội dung quản lý tài chính của các trường ĐH, CĐ là được chủ động trong hoạt động quản lý tài chính bao gồm quản lý thu, quản lý chi và trích lập và sử dụng các quỹ của trường.
1.2.4.1. Quản lý các nguồn thu trong các trường cao đẳng đại học.
a. Các nguồn thu trong các trường cao đẳng đại học
Để thực hiện được quyền tự chủ nhà trường trước tiên cần phải xác định mình được thu tài chính từ những nguồn nào và thu để làm gì.
Nguồn thu là những khoản kinh phí nhà trường nhận được để triển khai các hoạt động đào tạo bao gồm:
* Nguồn thu từ NSNN
Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta luôn coi đầu tư cho giáo dục là đầu tư phát triển, là hoạt động đầu tư đặc thù thuộc lính vực đầu tư có điều kiên và được ưu đãi đầu tư. Vì thế, mặc dù điều kiện đất nước còn nhiều khó khăn, Đảng và Nhà nước vẫn quan tâm và dành một phần lớn NSNN cho hoạt động giáo dục và đào tạo.
Đối với các trường đại học cao đẳng tự chủ, tự chịu trách nhiệm một phần chi phí hoạt động thì nguồn thu từ NSNN cấp gồm:
- Kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các trường (sau khi đã cân đối với nguồn thu sự nghiệp); được cơ quan
quản lý cấp trên trực tiếp giao, trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền giao;
- Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học công nghệ;
- Kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức; - Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia;
- Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nước quy định (nếu có);
- Vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm trang thiết bị, sữa chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt trong phạm vi dự toán được giao hàng năm;
- Vốn đối ứng thực hiện các dự án đầu tư có nguồn vốn nước ngoài được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Kinh phí khác (nếu có).
Có thể thấy hiện nay, nguồn NSNN cấp vẫn giữ vai trò chủ yếu và quan trọng trong tổng nguồn tài chính của trường. Tuy nhiên quy trình cấp phát ngân sách cho các trường vẫn theo hình thức cấp phát theo nhu cầu thường niên, tức là hầu hết các hạng mục chi kể trên chủ yếu là được thực hiện theo chỉ tiêu đào tạo được giao hàng năm, dựa trên dự toán hàng năm của các trường. Tùy thuộc vào từng trường cụ thể, NSNN sẽ tác động đến các nội dung quản lý nguồn thu khác nhau. Đối với các trường có quy mô lớn, bên cạnh việc đảm bảo việc hoạt động thường xuyên, đầu tư xây dựng cơ bản thì nguồn kinh phí nhằm thực hiện nghiên cứu khoa học và chương trình mục tiêu quốc gia cũng chiếm một tỷ trọng tương đối lớn. Cũng như các trường có khoản kinh phí cho việc đào tạo bồi dưỡng cán bộ và thực hiện các dự án có vốn nước ngoài thường xuyên. Trong khi đó, đồi với các trường có quy mô nhỏ thì chủ yếu kinh phí dành cho hoạt động thường xuyên của trường.
* Các nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp
Để tăng nguồn lực tài chính cho Nhà trường, thực hiện đa dạng hóa đầu tư cho giáo dục, khuyến khích các nguồn thu có thể huy động được trong xã hội nhằm chia sẻ bớt gánh nặng đối với Nhà nước. Các trường thực hiện hoạt động thu sự nghiệp gồm:
- Thu học phí:
Khoản thu này được thực hiện thông qua sự đóng góp của người học cho hoạt động học tập nghiên cứu của chính họ.
Trên cơ sở quy định của Chính phủ về việc thu học phí, các trường tùy thuộc vào tình hình thực tế của trường mình mà áp dụng mức học phí hợp lý
- Lệ phí tuyển sinh:
Theo quy định của Bộ Giáo dục và đào tạo, học sinh sinh viên muốn tham gia học tập tại trường cần phải nộp lệ phí cho công tác tuyển sinh. Khi thu lệ phí tuyển sinh, các trường phải viết biên lai thu lệ phí và giao liên đó cho học sinh, sinh viên tới nộp hồ sơ. Cuối mỗi đợt tuyển sinh. Kế toán có nhiệm vụ tập hợp danh sách học sinh sinh viên nộp lệ phí và nộp tiền lệ phí cho thủ quỹ.
- Thu tiền giữ xe đạp, xe máy ở mỗi trường đều có thể khác nhau. Có trường giao nộp cho CBCNV trong trường thực hiện, rồi hàng tháng CBCNV có trách nhiệm nộp về thủ quỹ Nhà trường. Có trường giao khoán theo tháng, quý, năm cho bộ phận CBCNV giữ xe. Bộ phận CBCNV giữ xe phải đảm bảo mực thu đối với từng loại phương tiện theo quy định của Nhà trường.
- Thu tiền ở ký túc xá của học sinh, sinh viên:
Hầu hết các trường đều quy định mức đóng tiền ký túc xá cho mỗi học sinh, sinh viên, căn cứ số lượng phòng ký túc xá và số lượng học sinh sinh viên ở tại ký túc xá mà được tính nguồn thu từ hoạt động này. Thông thường tiền ở ký
túc xá được thu theo kỳ, học sinh sinh viên đóng vào đầu mỗi kỳ. Tuy nhiên cũng có trường miễn phí hoàn toàn tiền ở ký túc xá cho học sinh sinh viên.
- Thu tiền bán thanh lý tài sản (nếu có) - Thu khác (nếu có)
* Các nguồn thu từ hoạt động dịch vụ
Các nguồn thu từ hoạt động dịch vụ là vốn tiền tệ do các trường đại học cao đẳng được Nhà nước cho phép huy động trực tiếp trong xã hội để sử dụng cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Nguồn tài chính này hình thành từ những khoản thu hợp pháp.
- Thu dịch vụ khoa học công nghệ
Nguồn thu này có được khi các trường tham gia các nghiên cứu khoa học, thực hiện các đề tài khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, Ngành, hội thảo khoa học… theo đơn đặt hàng hoặc các dự án trong và ngoài nước. Khoản thu này rất khó xác định chính xác, tại mỗi cấp học khoản thu này lại thể hiện khác nhau. Đối với các trường đại học, nguồn thu này tương đối lớn và nó giải quyết đươch một phần nhu cầu nguồn thu tài chính cho các hoạt động bên ngoài trường. Cũng như nhằm nâng cao tính thực tiễn và tiếp cận với khoa học công nghệ ứng dụng ngày càng cao cho cả sinh viên lẫn giáo viên.
- Thu liên kết đào tạo, hợp đồng đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn.
Các trường tổ chức thực hiện các khóa học ngắn hạn, các hợp đồng đào tạo liên kết với các đơn vị, các trường nhằm để tăng nguồn thu.
Hoạt động giáo dục là hoạt động rất cần sự chung tay góp sức của toàn cộng đồng. Đảng và Nhà nước luôn kêu gọi các tổ chức xã hội, người dân tham gia đóng góp tự nguyện cho hoạt động giáo dục.
b. Quy trình quản lý các nguồn thu trong các trường cao đẳng đại học
* Lập dự toán thu
Để hoạt động quản lý mang lại hiệu quả cao, việc xây dựng kế hoạch tài chính là không thể thiếu. Hiệu trưởng các trường chỉ đạo lập kế hoạch tài chính theo năm, trong đó phải trả lời được các câu hỏi: Thu từ những nguồn nào? Vào thời gian nào?
Đối với các trường cao đẳng đại học tự bảo đảm một phần kinh phí hoạt động, thì việc xây dựng kế hoạch cũng đồng nghĩa với việc lập dự toán. Đầu tiên, lập dự toán năm đầu thời kỳ ổn định phân loại trường, sau đó lập dự toán 2 năm tiếp theo trong thời kỳ ổn định. Trên cơ sở dự toán năm, Hiệu trưởng các trường chỉ đạo lập dự toán quý cho phù hợp với hoạt động của trường trong quý, đây là bản dự toán có tính chất “xương sống” để thực hiện nhiệm vụ của trường trong thời gian 3 tháng một lần, các chỉ tiêu trong dự toán cũng tương tự như dự toán hàng năm.
Các trường cao đẳng đại học thực hiện lập dự toán thu đối với các khoản thu học phí, lệ phí và dự toán thu đối với các khoản thu sự nghiệp. Căn cứ lập dự toán thu như sau:
- Các chế độ chính sách hiện hành.
- Quyết toán thu 3 năm một lần có phân tích cụ thể việc thực hiện hoạt động tài chính của những năm này.
- Các điều kiện đảm bảo: Cơ sở vật chất, trang thiết bị, giáo viên, cán bộ công nhân viên.
- Căn cứ vào đối tượng thu, mức thu và tỷ lệ được để lại chi theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
- Căn cứ vào kế hoạch hoạt động dịch vụ và mức thu do đơn vị quyết định hoặc theo hợp đồng kinh tế các trường đã ký kết.