Quy trình quản lý chi tại trường

2.2 .Phƣơng pháp thu thập tài liệu, dữ liệu

3.2. Tình hình quản lý tài chính ta ̣i trƣờng Cao đẳng Giao thông vận tải miền

3.2.2.2. Quy trình quản lý chi tại trường

Để đảm bảo các khoản chi của Nhà trường theo đúng quy định, đúng mục đích, Nhà trường lập dự toán chi cho nhóm các hoạt động thường xuyên và nhóm các hoạt động không thường xuyên.

Đối với chi thường xuyên, dự toán chỉ rõ các khoản chi trả lương và các khoản có tính chất lương; chi nghiệp vụ giảng dạy, học tập; chi quản lý hành chính; chi đầu tư xây dựng cơ sở vật chất; chi thường xuyên khác. Việc phân rõ ràng cụ thể các khoản chi, sẽ giúp cho quá trình thực hiện dự toán chi theo đúng mục đích đặt ra.

* Thực hiện dự toán chi

Hiện nay, tất cả các hoạt động chi của Nhà trường đều chịu sự kiểm tra kiểm soát của Kho bạc Nhà nước Nghệ An. Cứ vào đầu năm, Nhà trường gửi Kho bạc Nhà nước Nghệ An quyết định giao dự toán của Bộ Giao thông Vận tải, và bản quy chế chi tiêu nội bộ của trường. Kho bạc Nhà nước Nghệ An lấy đó làm căn cứ để kiểm soát chi của Nhà trường.

Đối với việc thực hiện trả lương, hiện tại Nhà trường thực hiện thông qua việc chuyển khoản trực tiếp tổng thu nhập của CBCNV qua tài khoản của cá nhân CBCNV mở tại Ngân hàng Viettinbank.

Đối với những khoản chi đầu tư mua sắm cơ sở vật chất, phương tiện, vật tư, trang thiết bị... đối chiếu điều kiện chi trả hợp lý, đủ điều kiện thực hiện theo quy định của Nhà nước. Kho bạc Nhà nước làm thù tục thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản thông qua giấy rút dự toán NSNN cho đối tác cung cấp hàng hoá, dịch vụ...

phép xuất mua theo hình thức thanh toán chuyển khoản.

Nhà trường cần rút dự toán để thực hiện việc chi tiêu trong trường, Kho bạc Nhà nước kiểm tra hồ sơ thanh toán, các điều kiện chi theo quy định và giấy rút dự toán do Hiệu trưởng ký, hoạch toán theo đúng hệ thống mục lục NSNN quy định, và nằm trong phạm vi tổng mức dự toán được giao thì Kho bạc mới cho phép rút.

* Quyết toán chi

Cuối niên độ kế toán, Nhà trường thực hiện việc lập báo cáo tài chính và quyết toán tài chính trong đó chỉ rõ toàn bộ tình hình sử dụng nguồn tài chính của trường trình Bộ Giao thông vận tải.

3.2.3. Thực trạng quản lý kết quả hoạt động tài chính tại trường cao đẳng GTVT miền Trung

Hàng năm, sau khi trang trải các khoản chi phí, nộp thuế và các khoản nộp khác theo quy định, phần chênh lệch giữa thu và chi, trường phải thực hiện phân bổ cụ thể qua bảng 3.6 sau:

Bảng 3.6: Chênh lệch thu chi và trích lập các quỹ tại trƣờng cao đẳng GTVT miền Trung từ năm 2011 – 2014

Đơn vị: Triệu đồng

Nội dung 2011 2012 2013 2014

Số dƣ đầu năm 405 304 294 367

Tổng thu 8.051 8.919 10.714 12.287

Tổng chi 7.425 8.102 9.736 11.497

Chênh lệch thu chi 1.031 1.121 1.272 1.157

Trả thu nhập tăng thêm 325 387 394 410

Quỹ khen thưởng 154 164 186 208

Quỹ phúc lợi 247 275 324 356

(Nguồn: Báo cáo tài chính trường Cao đẳng GTVT miền Trung từ năm 2011 – 2014)

Qua số liệu ở bảng 3.6 về chênh lệch thu chi và trích lập các quỹ ta có thể thấy, do phần chênh lệch thu chi mỗi năm không quá một lần tổng quỹ lương cấp bậc, chức vụ, vì vậy việc trích lập các quỹ và sử dụng trả thu nhập tăng thêm cho CBCNV, giáo viên của trường đã thực hiện hoàn toàn đúng theo quy định của Nhà nước hiện nay.

Phần dành cho việc trả thu nhập tăng thêm cho CBCNV, giáo viên nhằm cải thiện đời sống để họ yên tâm cống hiến, toàn tâm toàn lực để xây dựng và phát triển Nhà trường. Trường đã có quy định rõ ràng về việc xác định mức tính tiền lương tăng thêm cho CNCNV, giáo viên trong quy chế chi tiêu nội bộ.

Bảng 3.7: Thu nhập tăng thêm từ năm 2011 – 2014

Đơn vị: Triệu đồng

Nội dung 2011 2012 2013 2014

Lượng giá trị 325 387 394 410

Tăng giá trị so với năm trước (số tuyệt đối) 62 7 16 Tăng giá trị so với năm trước (số tương đối) 19% 2% 4%

(Nguồn: Báo cáo tài chính trường Cao đẳng GTVT miền Trung từ năm 2011 – 2014)

Từ bảng 3.7 về thu nhập tăng thêm từ năm 2011 – 2014 nhận thấy, tuy khoản chi trả thu nhập tăng thêm của Nhà trường có tăng, nhưng mắc tăng còn rất thấp (năm 2013 tăng 2% và năm 2014 tăng 4% so với năm trước). Tuy nhiên cũng chứng tỏ sự quan tâm và nỗ lực không ngừng của Ban lãnh đạo Nhà trường trong việc cải thiện và nâng cao chất lượng cuộc sống của CBCNV và giảo viên.

Hiện tại mức chênh lệch thu chi của Nhà trường chưa đủ để lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, là quỹ nhằm xây dựng cơ sở vật chất; mua sắm trang thiết bị giảng dạy; nghiên cứu khoa học, công nghệ tiên tiến trong học tập và giảng dạy; đào tạo tập huấn nâng cao năng lực hiệu quả công việc cho CBCNV, giáo viên trong trường.

3.2.4. Quản lý theo quy chế chi tiêu nội bộ tại trường

Trường Cao đẳng GTVT Miền Trung là trường tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động, vì thế để sử dụng kinh phí hoạt động được giao theo mục đích tiết kiệm và có hiệu quả, vào đầu mỗi năm tài chính, Phòng Tài chính kế toán, xây dựng lại Quy chế chi tiêu nội bộ (bổ sung, sửa đổi cho tình hình thực tế theo năm đó, đồng thời áp dụng các quy định hiện hành mới nhất của Nhà nước) trình Hiệu trưởng xem xét. Sau đó được thảo luận công khai tại hội nghị CBCNV, giáo viên Nhà trường. Khi đã có sự thống nhất, Hiệu trưởng ký quyết định ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ, làm căn cứ để các khoa, phòng, ban, trung tâm cũng như CBCNV, giáo viên, thực hiện. Đồng thời gửi Kho bạc Nhà nước để kiểm soát chi của trường.

3.2.4.1. Các khoản thanh toán cá nhân

a. Tiền lương và thu nhập tăng thêm

Vào thời điểm cuối tháng, các Phòng, Khoa, Ban, Trung tâm thực hiện việc chấm công, xếp loại CBCNV rồi chuyển về phòng Tổ chức hành chính để tổng hợp. Trình Hiệu trưởng ký duyệt bảng công, rồi chuyển bảng công về phòng Tài chính kế toán. Phòng có trách nhiệm thực hiện việc tính và chuyển toàn bộ thu nhập cho CBCNV qua tài khoản cá nhân.

thêm cụ thể như sau:

- Tiền lương: Nhà trường áp dụng tiền lương cơ bản và các chế độ phụ cấp theo quy định hiện hành của Nhà nước.

- Thu nhập tăng thêm: tính theo công thức: TLtt = LCB x A x (H1 + H2 + H3)

Trong đó:

LCB: Lương cơ bản theo quy định của Nhà nước; A: Hệ số xếp loại thi đua trong tháng

H1: Hệ số tăng thêm theo chức vụ

H2: Hệ số tăng thêm theo trình độ đào tạo

H3: Hệ số tăng đối với một số cán bộ kiêm nhiệm.

Nhà trường còn quy định mức khoán xếp loại thi đua trong tháng đối với các phòng khoa ban phải đảm bảo ít nhất có 30% lao động loại B mỗi tháng.

Việc đánh giá kết quả làm viêc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng CBCNV trong tháng được thực hiện và tổng hợp vào ngày cuối cùng của tháng. Tất cả các trưởng Phòng, Khoa, Ban, Trung tâm chịu trách nhiệm trước việc đánh giá xếp loại CBCNV của phòng khoa ban đó.

b. Chi khen thưởng và phúc lợi

Nhà trường quy định rõ các mức chi khen thưởng dành cho các cá nhân tập thể bên ngoài có những hỗ trợ, đóng góp giúp đỡ Nhà trường. Hoặc cán bộ, công nhân viên chức trong trường căn cứ theo thành tích của cá nhân tập thể đối với hiệu quả của từng công việc.

Việc khen thưởng có thể thực hiện theo quyết định khen thưởng đột xuất trên cơ sở đề nghị của bộ phận và thường trực của Hội đồng thi đua Nhà trường để khuyến khích kịp thời những kết quả đạt được của những cá nhân, tập thể đạt thành tích suất sắc như: Giáo viên dạy giỏi quốc gia, Bộ, Ngành, Tỉnh; GVCN giỏi; CBCNV hoàn thành xuất sắc công việc như: Công tác tuyển sinh, tổ chức thi tốt nghiệp...

Ngoài ra, cuối năm, căn cứ vào hệ số lương của từng cá nhân, kết quả bình xét, xếp loại thi đua hàng tháng, Hội đồng thi đua khen thưởng Nhà trường cũng thực hiện việc xét khen thưởng, mức khen thưởng tuỳ thuộc vào chức vụ đảm nhiệm.

Nhà trường cũng thực hiện việc chi phúc lợi cho CBCNV như: Chi những ngày lễ tết; chi tham quan nghỉ mát; chi thăm hỏi, viếng, trợ cấp, chúc mừng; chi quà cán bộ nghỉ hưu; chi quà cho con CBCNV học giỏi.

Tất cả các khoản chi phúc lợi và khen thưởng đều thực hiện khi có quyết định của Hiệu trưởng, và những người liên quan được nhận trực tiếp các khoản này.

3.2.4.2. Các khoản chi quản lý hành chính

a. Định mức chi văn phòng phẩm

Các phòng khoa ban được khoán chi phí văn phòng phẩm vào đầu năm, căn cứ vào đặc thù công việc, số giáo viên, CBCNV, số lượng học sinh sinh viên thực tế, giá cả văn phòng phẩm tại thời điểm lập dự toán, các phòng khoa ban lập dự trù văn phòng phẩm cho bộ phận (kèm theo báo giá của các nhà cung cấp có uy tín), phòng Tài chính kế toán kiểm tra lại (so sánh với mức khoán) trình Hiệu trưởng ký duyệt. Các bộ phận thực hiện việc thanh toán qua chuyển khoản.

b. Chi thanh toán dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc

Một số khoản mục Nhà trường thực hiện khoán định mức như: Nhiên liệu; tiền rửa xe; mức chi phí cho việc sử dụng điện thoại; Định mức chi trả quản lý website.

Các khoản khác, tuỳ thuộc vào thực tế phát sinh, Hiệu trưởng sẽ quyết định mức chi cụ thể.

c. Chi công tác phí, hội nghị, hội thảo

Nhà trường thực hiện việc chi trả công tác phí, hội nghị, hội thảo theo đúng thông tư 97/2010/TT-BTC ngày 6/7/2010 của Bộ Tài chính. Bên cạnh đó, Nhà trường còn có một số điều chỉnh các mức chi theo định mức khoán sao cho phù hợp với tình hình thực tế của công việc.

d. Chi nghiệp vụ chuyên môn

- Chi mua vật tư cho học sinh sinh viên thực tập

Định mức chi phí vật tư, vật liệu, dụng cụ thực tập trong và ngoài trường được lập căn cứ vào kế hoạch đào tạo, định mức, dự toán được duyệt. Các khoa lập dự trù vật tư cho các lớp theo từng bài tập cụ thể trình Hiệu trưởng duyệt mua.

- Chi thanh toán giờ giảng cho giáo viên

Trên cơ sở giờ tiêu chuẩn do Nhà nước quy định, Nhà trường tăng thêm định mức giờ giảng của giáo viên là 10% so với quy định.

Đối với cán bộ quản lý, Nhà trường thực hiện đúng theo quyết định số 64/2008/QĐ-BGDĐT ngày 28/11/2008 của Bộ trưởng Bộ giáo dục vào đào tạo.

Cuối mỗi năm học, phòng Đào tạo chịu trách nhiệm tổng hợp giờ giảng cho giáo viên, gửi Hiệu trưởng ký duyệt. Những giáo viên, cán bộ quản lý dạy vượt giờ quy định, sẽ được thanh toán tiền thừa giờ. Mức thanh toán thừa giờ:

Giáo viên có trình độ Thạc sỹ: 30.000 đồng/tiết Giáo viên có trình độ Đại học: 27.000 đồng/tiết Giáo viên có trình độ Cao đẳng: 23.000 đồng/tiết

Riêng đối với giáo viên giảng dạy các lớp ngắn hạn, mở rộng, các lớp đào tạo theo hợp đồng nếu theo kế hoạch giờ giảng của năm đã đủ quy định, thì số giờ giảng các lớp này được thanh toán ngay sau khi kết thúc lớp học, mức thanh toán từ 25.000 đồng - 35.000 đồng/ tiết tuỳ theo tình hình cụ thể Hiệu trưởng quyết định.

- Định mức hoạt động nghiên cứu khoan học, viết tài liệu giáo trình.

Nhà trường thực hiện theo đúng thông tư số 123/2009/TT-BTC ngày 17/6/2009 của Bộ Tài chính quy định nội dung chi xây dựng chương trình khung và biên soạn chương trình, giáo trình các môn học đối với các ngành đào tạo.

Hoạt động nghiên cứu khoa học thực hiện theo Quy định về quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động khoa học công nghệ của Trường.

3.3. Đá nh giá chung về thƣ̣c tra ̣ng quản lý tài chính của trƣờng Cao đẳng GTVT miền Trung GTVT miền Trung

Căn cứ vào tiêu chí đánh giá quản lý tài chính trong các cơ sở giáo dục cao đẳng đại học công lập đã trình bày ở mục 1.2.5 có thể đánh giá kết quả quản lý tài chính của trường cao đẳng GTVT miền Trung như sau:

Trong những năm qua, thực hiện công tác quản lý tài chính theo cơ chế tự chủ trường đã chủ động tìm kiếm, khai thác các nguồn thu từ các hoạt động đào tạo như: mở rộng các loại hình đào tạo, bồi dưỡng, liên kết, áp dụng các sáng kiến kinh nghiệm vào mô hình kinh doanh và dịch vụ của nhà trường. Nguồn thu sự nghiệp của trường tăng lên qua các năm.

Trường đã áp dụng các biện pháp quản lý tài chính theo cơ chế công khai minh bạch, thông qua Quy chế chi tiêu nội bộ. Quy định cơ cấu các khoản chi như tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, các khoản chi theo mức khoán phù hợp với tình hình thực tế của trường, đảm bảo mức thu nhập khá, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần, từ đó tạo động lực khuyến khích cán bộ viên chức yên tâm trong công tác. Nhà trường chủ động phân phối kết quả hoạt động tài chính sau khi trích các khoản chi theo quy định của Nhà nước như cải cách tiền lương, thuế, chi phát triển sự nghiệp, các quỹ dự phòng, quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng, đã giúp cho trường thực hiện tăng cường công tác quản lý, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, thúc đẩy các hoạt động thu, tiết kiệm chi tại đơn vị.

Ngay sau khi thực hiện phương án tự chủ theo Nghị định 43, trường đã chủ động tuyên truyền đến mọi thành viên trong nhà trường về những điều kiện Nhà nước cho phép được thực hiện quyền tự chủ bao gồm tự chủ về các khoản thu, mức thu phí, lệ phí nhưng không vượt quá khung do Nhà nước quy định. Các hoạt động dịch vụ, liên doanh, liên kết được quyết định các khoản thu, mức thu trên nguyên tắc lấy thu bù chi và có tích lũy. Trường được tự chủ trong việc sử dụng các nguồn thu của mình cho các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên để hoàn thành nhiệm vụ; tạo điều kiện cho việc kiểm soát chi tiêu nội bộ, phát huy tính dân chủ, chủ động sang tạo của người lao động.

Tự chủ về tài chính nên nguồn tài chính của trường được sử dụng một cách linh hoạt và hợp lý, ngày càng đạt hiệu quả cao. Bên cạnh đó, để tmở rộng và phát triển quỹ học bổng và hỗ trợ khen thưởng cho học sinh, sinh viên nghèo vượt khó trường đã huy động kinh phí từ một số doanh nghiệp tại địa phương như Tổng công ty xây dựng giao thông 4; Ngân hàng công thương Việt Nam chi nhánh Nghệ An; Tập đoàn viễn thông quân đội Viettel và một số đơn vị khác. Công tác tuyên truyền giáo dục tư tưởng thúc đẩy chuyển biến nhận thức của cán bộ viên chức, tạo sự chủ động sáng tạo của các thành viên tham gia tích cực vào các hoạt động của nhà trường.

3.3.2. Hạn chế và nguyên nhân

3.3.2.1. Hạn chế

Thứ nhất, công tác thanh tra kiểm tra chưa đạt yêu cầu

Mặc dù trường đẩy mạnh công tác kiểm tra tài chính nội bộ nhưng chưa tạo được cơ chế thường xuyên, liên tục để có thể sữa chữa và khắc phục những sai sót trong hoạt động tài chính của trường;

Thứ hai, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện quản lý tài chính còn ít, chưa mang lại hiệu quả.

HIện nay, tuy nhà trường đã có trang bị máy tính cho bộ phận thực hiện quản lý tài chính và đã cài đặt phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp do Nhà nước cấp nhưng do tình hình thực tế công tác kế toán, phần mềm này không đáp