1.2. Lý luận chung về quản lý tài chính tại các cơ sở GDCĐ và ĐH công lập tự
1.2.4.2. Quản lý chi
a. Các khoản chi khi triển khai các hoạt động của trường * Chi thường xuyên
Trong các cơ sở giáo dục nói chung và các trường đại học cao đẳng nói riêng, khoản chi này bao gồm:
+ Chi trả tiền lương và các khoản có tính chất lương: Tiền lương, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, chi học bổng chính sách cho học sinh, sinh viên…
Quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ của các trường bao gồm:
- Tiền lương ngạch bậc và phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có): Tính trên cơ sở hệ số lương. Hệ số phụ cấp chức vụ, phụ cấp
thâm niên vượt khung (nếu có) của CBCNV trong trường (áp dụng đối với CBCNV trng biên chế và hợp đồng từ 1 năm trở lên) và mức tiền lương tối thiểu chung do Chính phủ quy định.
- Tiền lương tăng thêm của CBCNV do nâng bậc theo niên hạn hoặc nâng bậc trước thời hạn (nếu có)
Quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ trong năm của đơn vị nêu trên không bao gồm khoản tiền công trả theo hợp đồng vụ việc.
Tổng mức thu nhập trong năm cho CBCNV trong cá trường không quá 3 lần quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ trong năm do Nhà nước quy định sau khi đã trích lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
+ Chi nghiệp vụ, giảng dạy, học tập là các khoản liên quan trực tiếp tới nghiệp vụ thường xuyên đặc thù trong công tác giảng dạy như: chi biên soạn giáo án, giáo trình, bài giảng, chương trình khung, chương trình đào tạo, chi dạy vượt giờ, dạy lại, chi quản lý hoạt động đào tạo theo quy định hiện hành.
+ Chi phí cho việc thuê chuyên gia, giảng viên, tổ chức hội thảo… phục vụ chuyên môn, giảng dạy.
+ Chi tổ chức hoạt động thu phí, lệ phí phát sinh liên quan trực tiếp đến việc tổ chức thu phí, lệ phí của đơn vị như: Biên lai thu học phí, lệ phí; phần trăm được hưởng của đối tượng trực tiếp thực hiện việc thu…
+ Chi quản lý hành chính: Chi văn phòng phẩm, dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, công tác phí, …
+ Chi phí đầu tư cơ sở vật chất, tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh: Mua vật tư, thue lao động, khấu hao tài sản cố định; sữa chữa thường xuyên máy móc thiết bị, nhà cửa, chi nộp thuế…
+ Chi khác có tính chất thường xuyên không thuộc các khoản chi trên như: Chi cho cán bộ công nhân viên nhân các ngày lễ, chi tiếp khách… theo quy định
* Chi không thường xuyên
- Chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ;
- Chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức… - Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia
- Chi thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nước đặt hàng (điều tr;a, quy hoạch, khảo sát, nhiệm vụ khác); một số nhiệm vụ đột xuất Nhà nước giao;
- Chi thực hiện các dự án từ nguồn viện trợ nước ngoài;
- Chi mua sắm trang thiết bị, đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản cố định được thực hiện theo các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Chi tinh giảm biên chế theo chế độ Nhà nước quy định (nếu có); - Chi khác (nếu có) theo quy định.
Yêu cầu của chi tiêu tài chính: Các khoản chi của nhà trường phải dựa trên các định mức tiêu chuẩn kỹ thuật, hợp lý, đảm bảo tiết kiệm, chính xác, trung thực, đúng mục đích, phạm vi chi tiêu và hiệu quả sử dụng, chấp hành nghiêm chế độ tài chính của nhà nước và nhà trường quy định.
b. Quy trình quản lý các khoản chi trong các trường đại học cao đẳng
* Lập dự toán chi:
Để hoạt động quản lý các khoản chi trong các trường mang lại hiệu quả cao, các trường cần lập dự toán chi. Trong dự toán chi cần phải trả lời câu hỏi: Thời gian nào chi cái gì, chi bao nhiêu, thuộc nguồn kinh phí nào?
Các trường lập dự toán chi tiết cho từng loại nhiệm vụ như: Chi thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ Nhà nước giao; chi phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí; chi hoạt động dịch vụ theo các quy định hiện hành...
Căn cứ để lập dự toán chi:
- Các chế độ chính sách hiện hành, các định mức chi
- Kết quả hoạt động chi thực tế của năm trước và có điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến.
- Phương hướng, nhiệm vụ và chỉ tiêu được giao cho năm kế hoạch. - Các điều kiện đảm bảo: Cơ sở vật chất, trang thiết bị, giáo viên, CBCNV Sau khi lập xong, các trường gửi cơ quan quản lý cấp trên theo quy định. Thời gian gửi dự toán chi:
- Đối với dự toán quý: Các trường lập dự toán gửi lên cơ quan quản lý cấp trên từ ngày 1 đến ngày 12 tháng cuối của quý trước.
- Đối với dự toán năm: sau khi có hướng dẫn của cơ quan dự toán cấp trên, các trường gửi lên cấp trên vào đầu quý 3 để kịp trình cơ quan cấp trên duyệt ra thông báo cho dự toán năm sau.
* Thực hiện dự toán chi:
Các trường sử dụng các biện pháp hành chính, kinh tế tài chính để triển khai dự toán chi thành hiện thực.
Đối với nguồn kinh phí chi hoạt động thường xuyên, trong quá trình thực hiện các trường có thể được điều chỉnh các nội dung chi, nhóm mục chi trong dự toán chi được cấp có thẩm quyền giao sao cho phù hợp với tình hình thực tế của các trường, đồng thời gửi cơ quan quản lý cấp trên và Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản để theo dõi quản lý, thanh toán và quyết toán.
Đối với các khoản chi khác, các trường cần triển khai thực hiện theo đúng quy định, đúng mục đích, chế độ đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. Việc thực hiện chi phải được theo dõi, có hoá đơn chứng từ cụ thể cho từng khoản chi.
khoản thu sự nghiệp chưa sử dụng hết, đơn vị được chuyển sang năm sau để tiếp tục sử dụng.
* Quyết toán chi:
Cuối quý, cuối năm, các trường phải kiểm tra, tổng hợp tình hình thực hiện dự toán chi trong kỳ, lập báo cáo quyết toán chi NSNN. Trên cơ sở đó để phẩn tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán chi, từ đó đề ra các giải pháp nhằm đảm bảo hoạt động chi theo đúng mục đích, đúng quy định phù hợp với hoạt động của trường.