2.2 .Phƣơng pháp thu thập tài liệu, dữ liệu
3.2. Tình hình quản lý tài chính ta ̣i trƣờng Cao đẳng Giao thông vận tải miền
3.2.1.2. Quy trình quản lý thu tại Nhà trường
* Lập dự toán thu
kinh phí chi không thường xuyên theo quy định hiện hành, trình Hiệu trưởng xem xét.
Nhà trường căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của trường; Chế độ tài chính hiện hành; Kết quả các nguồn thu sự nghiệp và dịch vụ của trường; Chỉ tiêu tuyển sinh được giao vào năm kế hoạch; Số lượng CBCNV định biên mà Bộ giao cho trường để lập kế hoạch dự toán NSNN trình Bộ Giao thông Vận tải đối với nguồn thu từ NSNN.
Bên cạnh đó, căn cứ vào số lượng học sinh sinh viên dự kiến tuyển sinh, khung học phí mà Nhà nước quy định đối với từng ngành nghề đào tạo, cũng như các hoạt động đào tạo, dịch vụ khác từ năm trước, Nhà trường lập dự toán thu đối với các hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ.
* Thực hiện dự toán thu
- Đối với nguồn thu từ NSNN cấp:
Hàng năm, sau khi xem xét bản dự toán thu của trường căn cứ vào quyết toán năm trước và ước thực hiện 6 tháng đầu năm, thực hiện cả năm và dự toán năm sau, khoán chi tự chủ tài chính trong 3 năm Bộ Giao thông Vận tải quyết định việc giao dự toán NSNN cho trường, toàn bộ khoản tiền này được chuyển vào tài khoản của Nhà trường đăng ký tại Kho bạc Nghệ An.
- Đối với nguồn thu sự nghiệp:
+ Nguồn thu từ học phí, lệ phí: Đầu năm học, dựa trên khung học phí đối với từng đối tượng, từng ngành nghề theo quy định của Nhà nước, Hiệu trưởng ra quyết định mức thu học phí cho năm học, khoá học.
năm (2 kỳ học), theo khoá học (học sinh tham gia chương trình đào tạo ngắn hạn) về phòng Tài chính kế toán của Nhà trường, sẽ được cấp biên lai thu học phí, lệ phí do Cục thuế Nghệ An phát hành.
Sau khi thu xong toàn bộ học phí, lệ phí, toàn bộ nguồn thu này được trường nộp vào Kho bạc Nhà nước Nghệ An thông qua tài khoản học phí, lệ phí. Đồng thời số biên lai học phí lệ phí trường thực hiện quyết toán vào cuối mỗi kỳ tại Cục thuế Nghệ An.
- Đối với nguồn thu dịch vụ khác:
Nhà trường căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết với các đối tác thực hiện việc thu theo đúng quy định trong hợp đồng.
Mọi khoản thu đều phải thực hiện qua Kho bạc Nhà nước Nghệ An. * Quyết toán
Cuối năm, Nhà trường phải lập Báo cáo tài chính, thể hiện toàn bộ các hoạt động tài chính của Nhà trường và gửi Bộ Giao thông Vận tải để tiến hành duyệt quyết toán.
3.2.2. Thực trạng quản lý nội dung ch i củ a trường Cao đẳng Giao thông vận tải miền Trung
3.2.2.1. Các khoản chi tại trường
* Chi thường xuyên
Việc chi trả tiền lương và các chế độ phụ cấp theo lương được quy định tại Nghị định số 204/204/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang.
Lương cơ bản (TLcb): Trong những năm vừa qua, trường luôn thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về trả lương cho cán bộ công nhân viên như sau:
- Đối với cán bộ, giáo viên, công nhân viên viên chế và hợp đồng dài hạn: TTcb = Hệ số lương * lương cơ bản
- Đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên hợp đồng có thời hạn trả theo hợp đồng đã ký với người lao động.
Sau khi đã tính tổng thu nhập của CBCNV, giáo viên trong trường. Phòng tài chính kế toán có trách nhiệm thực hiện việc chuyển tiền qua tài khoản cho CBCNV và giáo viên theo đúng mức nhận vào thời điểm tuần đầu tiên của tháng tiếp theo.
Bên cạnh việc chi trả lương như trên, Nhà trường còn thực hiện việc trả công, tiền thưởng, các khoản phụ cấp khác và đóng bảo hiểm đầy đủ cho CBCNV và giáo viên.
+ Chi nghiệp vụ, giảng dạy, học tập
Sau một thời gian nâng cấp thành trường Cao đẳng và làm tiền đề để nâng cấp thành trường đại học, trường đã chi trả rất nhiều cho việc hoàn thiện chương trình giảng dạy, biên soạn giáo án, giáo trình, bài giảng, chương trình khung, chương trình đào tạo. Ngoài ra, do lực lượng giáo viên còn mỏng vì thế nhà trường cũng bỏ ra rất nhiều chi phí cho việc chi trả dạy vượt giờ, chi quản lý hoạt động đào tạo theo quy định hiện hành. Bảng số liệu 3.4 về chi phí nghiệp vụ giảng dạy, học tập cho thấy rõ điều này.
Bảng 3.4: Chi nghiệp vụ giảng dạy, học tập tại trƣờng cao đẳng GTVT miền Trung từ năm 2011 đến 2014
Đơn vị: Triệu đồng
Nội dung 2011 2012 2013 2014
Lượng giá trị 1.373 1.689,8 2.132 2.367
Tăng giá trị so với năm trước (số tuyệt đối) 316,8 442,2 235 Tăng giá trị so với năm trước (số tương đối) 23% 26% 11%
(Nguồn: Báo cáo tài chính trường Cao đẳng GTVT miền Trung từ năm 2011 – 2014)
Đồng thời để hỗ trợ giáo viên nâng cao trình độ chuyên môn, Nhà trường đã thực hiện hỗ trợ học phí cho những giáo viên tham gia học tập những khóa học nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn.
+ Chi phí cho việc thuê chuyên gia, giảng viên, tổ chức hội thảo.
Trung bình mỗi tháng, theo yêu cầu của Ban giám hiệu, Nhà trường chi một khoản tiền cho việc thực hiện các cuộc hội thảo như: đào tạo tín chỉ, nâng cao nghiệp vụ giảng dạy, nâng cao tính ứng dụng của các phương tiện giảng dạy…
Ngoài ra, chi mua vật tư thí nghiệm, mua tài liệu giáo trình cho thư viện, chi cho quá trình thực tập, thực tế tại các cơ sở sản xuất, chi khen thưởng giáo viên.
+ Chi hoạt động tổ chức thu phí, lệ phí
Để thực hiện việc thu học phí và lệ phí, Nhà trường chi trả một số chi phí cho việc mua biên lai thu học phí, lệ phí; đồng thời chi phần trăm được hưởng cho những người trực tiếp thực hiện việc thu.
+ Chi quản lý hành chính
Đối với việc chi văn phòng phẩm: Nhà trường khoán việc sử dụng văn phòng phẩm tới các bộ phận thông qua thực tế sử dụng năm trước, đồng thời có
sự điều chỉnh theo giá cả thị trường hiện tại. Đầu năm, các bộ phận lập dự trù chi phí cho văn phòng phẩm, sau đó gửi Phòng Tài chính kế toán, trình Hiệu trưởng ký duyệt. Việc thanh toán đều thực hiện qua hình thức chuyển khoản.
Chi thanh toán dịch vụ công cộng như: Chi trả tiền điện, chi việc sử dụng xe ô tô, nhiên liệu cho ô tô; chi thanh toán tiền nước này.
Chi thông tin liên lạc: Cán bộ quản lý tại các bộ phận được khoán định mức sử dụng đối với điện thoại di động. Chi cho tuyên truyền quảng cáo, chi mua sách báo tạp chí cho thư viện và chi phí cho cán bộ quản lý website của Nhà trường.
+ Chi phí đầu tư cơ sở vật chất, tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh: Mua vật tư, thuê lao động; khấu hao tài sản cố định; sữa chữa thường xuyên máy móc thiết bị, nhà cửa, chi nộp thuế…
+ Chi khác có tính chất thường xuyên không thuộc các khoản chi trên như: chi cho CBCNV nhân các ngày lễ, chi tiếp khách… theo quy định.
* Chi không thường xuyên
Chi không thường xuyên gồm những khoản chi phát sinh không có dự toán trước, trong những năm qua, khoản chi không thường xuyên tập trung vào việc:
+ Chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ giảng viên. + Chi thực hiện một số chương trình, đề tài khoa học cấp Bộ như: xây dựng chương trình khung, chường trình đào tạo cho nghề Trắc địa công trình; thử nghiệm tính hiệu quả của việc sử dụng cát Duyên hải miền Trung…
+ Chi mua sắm trang thiết bị, đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản cố định được thực hiện theo các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Bảng 3.5: Cơ cấu khoản chi thƣờng xuyên và không thƣờng xuyên của trƣờng cao đẳng GTVT miền Trung từ năm 2011 đến 2014
Đơn vị: Triệu đồng TT Nội dung 2011 2012 2013 2014 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng 1 Chi thường xuyên 6.547 88% 7.122 88% 8.636 89% 10.262 89% 1.1 Chi trả lương và các khoản có tính chất lương 2.722 37% 2.964 37% 3.643 37% 4.120 36% 1.2 Chi nghiệp vụ giảng dạy, học tập 1.373 18% 1.689 21% 2.132 22% 2.367 21% 1.3 Chi quản lý hành chính 1.422 19% 1.569 19% 1.834 19% 2.031 18% 1.4 Chi đầu tư cơ
sở vật chất 730 10% 446 6% 521 5% 1.089 9% 1.5 Chi thường xuyên khác 300 4% 453 6% 506 5% 655 6% 2 Chi không thường xuyên 878 12% 980 12% 1.100 11% 1.235 11% Tổng cộng 7.425 100 % 8.102 100 % 9.736 100 % 11.497 100 %
(Nguồn: Báo cáo tài chính trường Cao đẳng GTVT miền Trung từ năm 2011 – 2014)
Theo bảng 3.5 về cơ cấu chi thường xuyên và không thường xuyên từ năm 2011 – 2014, có thể thấy tất cả các khoản chi đều có xu hướng tăng. Tỷ trọng chi thường xuyên và chi không thường xuyên giữa các năm là ít thay đổi. Chi thường xuyên chiếm từ khoảng 88% - 89%, trong khi đó chi không thường xuyên chiếm 11% - 12%, điều này cho thấy trường đã dự toán tương đối chính
xác các khoản chi trong trường từng năm qua. Việc thực hiện trình tự chi cũng tương đối chính xác.
Trong các khoản chi, khoản chi dành cho tiền lương và cá khoản chi có tính chất lương vẫn chiếm tỷ trọng lớn nhất (36% - 37%), chứng tỏ Nhà trường đã dành phần lớn khoản thu để hỗ trợ nâng cao đời sống CBCNV, giáo viên phục vụ cho công tác giảng dạy và đào tạo.
Bên cạnh đó, do đang trong quá trình hoàn thiện việc giảng dạy và đào tạo, nên Nhà trường đã dành từ 18% - 22% cho nghiệp vụ giảng dạy, học tập – đây là hướng đầu tư mang tính chất lâu dài, nhằm chuẩn hóa các chương trình đào tạo, nâng cao việc tiếp cận việc học trong Nhà trường với thực tiễn, nhằm ngày càng nâng cao thương hiệu Nhà trường trong thời gian tới.
Đối với đầu tư xây dựng cơ bản, bắt đầu vào năm 2011 trường đã đầu tư với tỷ lệ 10% nhằm làm tiền đề cho việc nâng cấp trường lên đại học. Những năm tiếp theo Nhà trường đầu tư tăng về giá trị, nhưng tỷ trọng chỉ khoảng 5% - 6% nhằm sữa chữa lại những hư hỏng và đến năm 2014 tiếp tục đầu tư mới cơ sở vật chất làm tăng tỷ trọng lên 9% nhằm tạo điều kiện cho học sinh sinh viên có đủ điều kiện để học tập và sinh hoạt tốt hơn.
Chi phí dành cho hoạt động quản lý hành chính cũng tăng, nhưng tỷ lệ tăng ít thay đổi (chỉ giao động từ 18% - 19%). Mặc dù học sinh sinh viên tăng, số lượng giảo viên tăng, nhưng do quy định chặt chẽ trong việc khoán sử dụng văn phòng phẩm, điện thoại, điện thắp sáng, thông tin truyền thông quảng cáo, định mức sử dụng ô tô, nhiên liệu… hợp lý nên Nhà trường vẫn giữ được tỷ lệ chi phí dành cho hoạt động quản lý hành chính không đổi trong những năm qua.
3.2.2.2. Quy trình quản lý chi tại trường.
Để đảm bảo các khoản chi của Nhà trường theo đúng quy định, đúng mục đích, Nhà trường lập dự toán chi cho nhóm các hoạt động thường xuyên và nhóm các hoạt động không thường xuyên.
Đối với chi thường xuyên, dự toán chỉ rõ các khoản chi trả lương và các khoản có tính chất lương; chi nghiệp vụ giảng dạy, học tập; chi quản lý hành chính; chi đầu tư xây dựng cơ sở vật chất; chi thường xuyên khác. Việc phân rõ ràng cụ thể các khoản chi, sẽ giúp cho quá trình thực hiện dự toán chi theo đúng mục đích đặt ra.
* Thực hiện dự toán chi
Hiện nay, tất cả các hoạt động chi của Nhà trường đều chịu sự kiểm tra kiểm soát của Kho bạc Nhà nước Nghệ An. Cứ vào đầu năm, Nhà trường gửi Kho bạc Nhà nước Nghệ An quyết định giao dự toán của Bộ Giao thông Vận tải, và bản quy chế chi tiêu nội bộ của trường. Kho bạc Nhà nước Nghệ An lấy đó làm căn cứ để kiểm soát chi của Nhà trường.
Đối với việc thực hiện trả lương, hiện tại Nhà trường thực hiện thông qua việc chuyển khoản trực tiếp tổng thu nhập của CBCNV qua tài khoản của cá nhân CBCNV mở tại Ngân hàng Viettinbank.
Đối với những khoản chi đầu tư mua sắm cơ sở vật chất, phương tiện, vật tư, trang thiết bị... đối chiếu điều kiện chi trả hợp lý, đủ điều kiện thực hiện theo quy định của Nhà nước. Kho bạc Nhà nước làm thù tục thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản thông qua giấy rút dự toán NSNN cho đối tác cung cấp hàng hoá, dịch vụ...
phép xuất mua theo hình thức thanh toán chuyển khoản.
Nhà trường cần rút dự toán để thực hiện việc chi tiêu trong trường, Kho bạc Nhà nước kiểm tra hồ sơ thanh toán, các điều kiện chi theo quy định và giấy rút dự toán do Hiệu trưởng ký, hoạch toán theo đúng hệ thống mục lục NSNN quy định, và nằm trong phạm vi tổng mức dự toán được giao thì Kho bạc mới cho phép rút.
* Quyết toán chi
Cuối niên độ kế toán, Nhà trường thực hiện việc lập báo cáo tài chính và quyết toán tài chính trong đó chỉ rõ toàn bộ tình hình sử dụng nguồn tài chính của trường trình Bộ Giao thông vận tải.
3.2.3. Thực trạng quản lý kết quả hoạt động tài chính tại trường cao đẳng GTVT miền Trung
Hàng năm, sau khi trang trải các khoản chi phí, nộp thuế và các khoản nộp khác theo quy định, phần chênh lệch giữa thu và chi, trường phải thực hiện phân bổ cụ thể qua bảng 3.6 sau:
Bảng 3.6: Chênh lệch thu chi và trích lập các quỹ tại trƣờng cao đẳng GTVT miền Trung từ năm 2011 – 2014
Đơn vị: Triệu đồng
Nội dung 2011 2012 2013 2014
Số dƣ đầu năm 405 304 294 367
Tổng thu 8.051 8.919 10.714 12.287
Tổng chi 7.425 8.102 9.736 11.497
Chênh lệch thu chi 1.031 1.121 1.272 1.157
Trả thu nhập tăng thêm 325 387 394 410
Quỹ khen thưởng 154 164 186 208
Quỹ phúc lợi 247 275 324 356
(Nguồn: Báo cáo tài chính trường Cao đẳng GTVT miền Trung từ năm 2011 – 2014)
Qua số liệu ở bảng 3.6 về chênh lệch thu chi và trích lập các quỹ ta có thể thấy, do phần chênh lệch thu chi mỗi năm không quá một lần tổng quỹ lương cấp bậc, chức vụ, vì vậy việc trích lập các quỹ và sử dụng trả thu nhập tăng thêm cho CBCNV, giáo viên của trường đã thực hiện hoàn toàn đúng theo quy định của Nhà nước hiện nay.
Phần dành cho việc trả thu nhập tăng thêm cho CBCNV, giáo viên nhằm cải thiện đời sống để họ yên tâm cống hiến, toàn tâm toàn lực để xây dựng và phát triển Nhà trường. Trường đã có quy định rõ ràng về việc xác định mức tính tiền lương tăng thêm cho CNCNV, giáo viên trong quy chế chi tiêu nội bộ.
Bảng 3.7: Thu nhập tăng thêm từ năm 2011 – 2014
Đơn vị: Triệu đồng
Nội dung 2011 2012 2013 2014
Lượng giá trị 325 387 394 410
Tăng giá trị so với năm trước (số tuyệt đối) 62 7 16 Tăng giá trị so với năm trước (số tương đối) 19% 2% 4%
(Nguồn: Báo cáo tài chính trường Cao đẳng GTVT miền Trung từ năm 2011 – 2014)
Từ bảng 3.7 về thu nhập tăng thêm từ năm 2011 – 2014 nhận thấy, tuy khoản chi trả thu nhập tăng thêm của Nhà trường có tăng, nhưng mắc tăng còn rất thấp (năm 2013 tăng 2% và năm 2014 tăng 4% so với năm trước). Tuy nhiên cũng chứng tỏ sự quan tâm và nỗ lực không ngừng của Ban lãnh đạo Nhà trường trong việc cải thiện và nâng cao chất lượng cuộc sống của CBCNV và giảo viên.