Cán bộ quản lý dự án giữ một vai trò rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức dự án. Những chức năng cơ bản cần có của cán bộ quản lý dự án là:
- Lập kế hoạch dự án: Mục đích của lập kế hoạch là đảm bảo thực hiện mục tiêu
của dự án và chỉ ra phƣơng pháp để đạt các mục tiêu đó một cách nhanh nhất. Cán bộ quản lý dự án phải quyết định cái gì cần làm, mục tiêu và công cụ thực hiện trong phạm vi giới hạn về nguồn lực.
- Tổ chức thực hiện dự án: Cán bộ quản lý dự án có nhiệm vụ quyết định công việc đƣợc thực hiện nhƣ thế nào. Họ có trách nhiệm lựa chọn, đào tạo các thành viên của nhóm dự án, báo cáo kết quả và tiến trình thực hiện dự án của nhóm cho cấp trên, thông tin cho cả nhóm để cùng biết và có kế hoạch cho giai đoạn sau nhằm huy động và sắp xếp hợp lý các nguồn lực, vật tƣ, thiết bị và tiền vốn. Tổ chức thực hiện dự án nhằm phối hợp hiệu quả giữa các bên tham gia, phân định rõ vai trò và trách nhiệm cho những ngƣời tham gia dự án.
-Chỉ đạo hướng dẫn: Sau khi nhận nhiệm vụ quản lý, cán bộ quản lý dự án chỉ đạo và hƣớng dẫn, uỷ quyền, khuyến khích động viên, phối hợp mọi thành viên trong nhóm thực hiện tốt dự án, phối hợp các lực lƣợng nhằm đảm bảo thực hiện thành công dự án.
-Kiểm tra giám sát: Cán bộ quản lý dự án có chức năng kiểm tra giám sát sản phẩm dự án, chất lƣợng, kỹ thuật, ngân sách và tiến độ thời gian. Kiểm tra giám sát là một quá trình 3 bƣớc bao gồm: đo lƣờng, đánh giá và sửa chữa. Cần xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện, các mốc thời gian và dựa vào đó để so sánh đánh giá tình hình thực hiện dự án, đồng thời phải xây dựng một hệ thống thông tin hữu hiệu để thu thập và sử lý số liệu.
-Chức năng thích ứng: Trong hoạt động, cán bộ quản lý dự án thƣờng xuyên phải đối đầu với những thay đổi, từ đó dẫn đến những kế hoạch, các hành động, chuẩn mực
thực hiện cũng thay đổi theo và do vậy cần linh hoạt thích ứng với môi trƣờng.