4.2.3.1. Cấu trúc phân tích công việc WBS
- Phân tích công việc: phân tích dự án thành các công việc hoặc gói công việc nhỏ
theo một số tiêu chí cụ thể. Quá trình phân chia đƣợc thực hiện cho đến khi công việc ở cấp bậc cuối đủ mức độ chi tiết, có thể kiểm tra và giám sát đƣợc. Mặt khác, công việc ở bậc cuối cùng là công việc liên quan đến hoạt động sản xuất sản phẩm cuối cùng của dự án.
- Lập danh mục và mã hóa các công việc: để đơn giản và dễ nhìn, ngƣời ta mã
hóa các công việc/gói công việc, căn cứ vào cấp bậc và thứ tự của công việc.
- Xác định thời gian, nguồn lực cho mỗi công việc: đối với mỗi công việc/gói công
nhiệm thi hành, khối lƣợng công việc, thời gian thực hiện, ngân sách và chi phí, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhà cung ứng…).
- Xác lập ma trận trách nhiệm: Thông tin quan trọng nhất là về ngƣời hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thi hành công việc đã phân chia ở trên. Ma trận trách nhiệm xác định ai chịu trách nhiệm về cái gì, đây chính là cơ sở để phối hợp các công việc của dự án.
- Ví dụ về WBS: Giới thiệu sản phẩm mới
+ Bao bì đóng gói: Thiết kế; Trang thiết bị bao gói; Hàng vào kho; Đóng gói. + Lực lƣợng bán hàng: Chỉ định giám đốc bán hàng; Thuê nhân viên bán hàng; Đào tạo nhân viên bán hàng.
+ Phân phối: Chọn nhà phân phối; Thƣơng lƣợng và ký hợp đồng với nhà phân phối; Chở hàng đã đóng gói đến cho nhà phân phối.
+ Quảng cáo: Chọn hãng quảng cáo; Lập kế hoạch chiến dịch quảng cáo; Hãng quảng cáo tiến hành chiến dịch quảng cáo.
4.2.3.2. Yếu tố thành công của WBS
- Một gói công việc đƣợc coi là rõ ràng, bao gồm những đặc tính sau: - Tình trạng và sự hoàn thành của công việc có thể xác định đƣợc.
- Gói công việc có những công tác khởi đầu và kết thúc đƣợc xác định rõ ràng. - Gói công việc phải quen thuộc, thời gian, chi phí và các nguồn lực khác phải đƣợc dự báo một cách dễ dàng.
- Gói công việc bao gồm những phần việc nhỏ có thể quản lý, xác định đƣợc và phải tƣơng đối độc lập với các công việc khác.
- Gói công việc thƣờng đƣợc thực hiện liên tục.