4.2.1.1. Khái niệm
Cấu trúc chia nhỏ công việc là quá trình phân chia liên tục các đầu ra và công việc của dự án thành các thành phần nhỏ hơn có thể quản lý được.
Cấu trúc chia nhỏ công việc là sự chia nhỏ liên tục theo cấu trúc phân rã một cách hệ thống xuất phát từ đầu ra của dự án mà đội dự án tiến hành nhằm đạt đƣợc mục tiêu dự án và tạo ra các đầu ra cho dự án. Các cấp độ chi tiết kế tiếp nhau của WBS trình bày các công việc của dự án một cách chi tiết hơn. Cấu trúc chia nhỏ công việc là một cách tổ chức và xác định toàn bộ phạm vi dự án, và trình bày công việc đã đƣợc xác định trong bản mô tả phạm vi dự án đã đƣợc thông qua. Áp dụng cấu trúc chia nhỏ công việc giúp cho nhà quản lý dự án biết chắc chắn rằng tất cả các sản phẩm và khối lƣợng công việc đƣợc xác định, giúp kết hợp dự án với cơ cấu tổ chức công ty để phân công trách nhiệm thực hiện cho từng bộ phận và cá nhân, và thiết lập cơ sở cho kiểm soát thực hiện dự án. Về cơ bản, WBS là bản phác thảo toàn bộ dự án với các cấp độ chi tiết khác nhau.
Cơ cấu phân chia công việc WBS là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể. Cần phải xác định, liệt kê, và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án.
Sơ đồ cơ cấu phân chia công việc về hình thức, nó giống một cây đa hệ phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án. Cấp bậc trên cùng phản ánh nhiệm vụ cần thực hiện, các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của các mục tiêu, cấp bậc thấp nhất là các công việc cụ thể. Số lƣợng cấp bậc của một WBS tùy thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp của dự án.
Sơ đồ 4.1. Ví dụ về WBS của một dự án xây dựng nhà ở
Những cách thức phân nhóm chủ yếu thƣờng đƣợc áp dụng trong phát triển cấu trúc chia nhỏ công việc. WBS bắt đầu ở cấp độ đầu tiên với dự án là đầu ra cuối cùng. Các đầu ra chính, hoặc các hệ thống chính, hoặc các giai đoạn chính của dự án đƣợc xác
định trƣớc, tiếp theo các phần việc nhỏ hơn để hoàn thành các phần việc lớn đó đƣợc xác định. Quá trình chia nhỏ đƣợc lặp lại nhƣ vậy cho đến khi mức độ chi tiết của đầu ra nhỏ đến mức có thể quản lý đƣợc và một ngƣời có thể chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Đầu ra nhỏ nhất thƣờng đƣợc phân chia thành các thành phần nhỏ hơn gọi là gói công việc. Gói công việc là cấp độ thấp nhất trong cấu trúc chia nhỏ công việc và là cấp độ chi tiết mà chi phí và thời gian thực hiện công việc có thể ƣớc tính một đáng tin cậy và có thể quản lý đƣợc. WBS cung cấp thông tin ở các mức độ chi tiết khác nhau dành cho các cấp quản lý khác nhau. Cấp độ 1 và cấp độ 2 trình bày toàn bộ thông tin về mục tiêu dự án và phù hợp cho lãnh đạo cấp cao, cấp độ 3 và 4 cho lãnh đạo cấp trung và cấp độ 5 là những thông tin rất chi tiết phù hợp cho cấp quản lý thấp nhất.
Cấp Cấu trúc chia nhỏ Mô tả
1 2 3 4 5 6 Dự án Đầu ra Tiểu đầu ra Đầu ra nhỏ nhất
Điểm kiểm soát
Gói công việc
Dự án hoàn chỉnh
Các đầu ra chính
Các đầu ra bổ trợ
Cấp quản lý thấp nhất phụ trách
Nhóm các gói công việc lại với nhau để theo dõi trách nhiệm và tình hinh thực hiện
Các hoạt động đƣợc xác định cụ thể
Sơ đồ 4.2. Ví dụ về WBS cấu trúc chia nhỏ công việc
4.2.1.2. Tác dụng của WBS đối với nhà quản lý
- WBS xác định tất cả các yếu tố của dự án theo một cấu trúc nhất định và thiết lập nên các mối quan hệ với đầu ra cuối cùng của dự án. Hãy hình dung dự án là một gói công việc lớn và đƣợc chia nhỏ kế tiếp nhau thành các gói công việc nhỏ hơn, nhƣ vậy dự án chính là tổng hợp của tất cả các gói công việc nhỏ chi tiết đó.
- WBS giúp ích cho nhà quản lý dự án trên những khía cạnh sau:
+ Hỗ trợ cho việc đánh giá kết quả thực hiện về chi phí, tiến độ, và chất lƣợng ở tất cả các cấp quản lý trong công ty trong suốt chu kỳ sống dự án.
+ Cung cấp cho các nhà lãnh đạo thông tin phù hợp với từng ấp quản lý, ví dụ, cấp quản lý cao nhất quan tâm đến các đầu ra chính của dự án, trong khi đó cấp quản lý thấp nhất sẽ phụ trách các đầu ra nhỏ và các gói công việc.
+ Khi đã phát triển WBS, trách nhiệm thực hiện các hoạt động dự án đƣợc phân công cho các bộ phận và cá nhân trong công ty khi kết hợp WBS với cơ cấu tổ chức.
+ Giúp cho nhà quản lý dự án lập kế hoạch công tác, điều độ công việc và dự toán ngân sách do WBS cung cấp một khuôn khổ để theo dõi chi phí và kết quả thực hiện bằng cách tổng hợp chi phí thực tế và chi phí kế hoạch của các gói công việc nhỏ thành các yếu tố lớn hơn giúp cho việc đo lƣờng kết quả thực hiện có thể theo dõi theo cấp quản lý và theo kết quả đầu ra.
+ WBS xác định các kênh thông tin và hỗ trợ trong việc điều phối các bộ phận trong dự án do WBS cho biết trách nhiệm của cá nhân và bộ phận trong việc thực hiện các phần công việc dự án.