4.3.2.1. Dự toán ngân sách từ trên xuống
Việc dự toán ngân sách từ trên xuống dựa trên kinh nghiệm của quản trị cấp cao và cấp trung gian, và những dữ liệu sẵn có trong quá khứ của các dự án tƣơng tự. Những nhà quản trị ƣớc lƣợng chi phí cho toàn bộ dự án cũng nhƣ các chi phí của các hạng mục nhỏ thuộc dự án. Việc dự toán chi phí này sau đó đƣợc đƣa xuống cấp quản lý thấp hơn, những ngƣời sẽ tiếp tục phân tích chi phí cho các nhiệm vụ cụ thể và các gói công việc nhỏ hơn. Quá trình này tiếp tục cho đến cấp thấp nhất.
Căn cứ vào số liệu và kinh nghiệm quá khứ, chi phí của các khoản mục sẽ chiếm một tỷ lệ % nhất định trong tổng thể.
Thứ tự Cấp bậc
Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp thực hiện quản lý
Các nhà quản Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu của tổ 1 chức, các chính sách và những điều kiện ràng buộc về
lý cấp cao
nguồn lực
2 Các nhà quản Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ phận chức lý chức năng năng phụ trách
3 Các nhà quản Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án và từng lý dự án công việc cụ thể
Bảng 4.1. Quá trình dự toán ngân sách từ trên xuống
Quá trình lập ngân sách diễn ra song song cùng quá trình lên kế hoạch tổng thể đƣợc miêu tả ở trên. Ngân sách, cũng nhƣ dự án, sẽ đƣợc chia thành những chi tiết nhỏ hơn kế tiếp nhau, bắt đầu từ cấp cao nhất cho đến cấp thấp nhất.
Ưu điểm: Tổng ngân sách có thể đƣợc dự tính khá chính xác. Do tỷ lệ % phân bố
của các khoản mục/bộ phận theo tổng thể là ổn định, nên ngân sách đƣợc dự tính tƣơng đối ổn định và chính xác, chẳng có bộ phận chi phí nào bị bỏ quên. Mặt khác nhà quản trị cấp trên cũng muốn dùng ngân sách nhƣ một công cụ để kiểm soát tổ chức. Các chi phí thì lại không chính xác lắm. Trong nhiều trƣờng hợp, cấp dƣới cảm thấy ngân sách xác
định cho họ không đủ để thực hiện các công việc đƣợc giao. Lúc này, nhà quản trị cấp trên phải có định hƣớng rõ ràng đối với vấn đề chi phí bị dự toán dƣới mức yêu cầu. Mặt khác, phƣơng pháp này không khuyến khích đƣợc sự hợp tác và hiểu biết giữa các cấp quản trị thấp.
Nhược điểm: Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn hạn cho
các dự án, các bộ phận chức năng, đòi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt đƣợc một kế hoạch ngân sách chung hiệu quả là một công việc không dễ dàng. Có sự “cạnh tranh” giữa các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng về lƣợng ngân sách đƣợc cấp và thời điểm đƣợc nhận. Phƣơng pháp dự toán ngân sách này cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng trong đơn vị.
4.3.2.2. Dự toán ngân sách từ dưới lên
Việc dự toán chi phí trực tiếp cho các công việc đƣợc thực hiện bởi những nhà quản trị cấp thấp. Cần tính toán các yêu cầu về nguồn lực nhƣ lao động, tiêu hao nguyên vật liệu và ngày công đối với các công việc nhỏ, rồi cộng dồn lên cho các công việc lớn hơn, theo cơ cấu phân chia công việc WBS. Sự phân tích này đƣợc chuyển đổi tƣơng đƣơng sang con số cụ thể bằng tiền.
Những khác biệt về quan điểm cần phải đƣợc giải quyết bằng các cuộc tranh luận giữa các cấp quản trị. Giám đốc dự án và các chuyên gia chịu trách nhiệm về chuyên môn phải cùng bàn bạc để đƣa ra đƣợc dự toán ngân sách chính xác. Sau khi chuyên gia xác định đƣợc chi phí trực tiếp của các công việc, nhà quản trị dự án sẽ thêm vào một số các chi phí gián tiếp nhƣ chi phí quản lý chung và hành chính, chi phí dự phòng dự án, và lợi nhuận định mức mà tổ chức yêu cầu.
Quá trình lập ngân sách từ dƣới lên đƣợc trình bày trong bảng sau:
Thứ tự Cấp bậc
Nội dung chuẩnbị ngân sách ở từng cấp
thực hiện quản lý
1 Các nhà quản lý cấp cao Xây dựng khung ngân sách, xác định mục tiêu và lựa chọn dự án
2a Các nhà quản lý chức năng Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho từng bộ phận chức năng phụ trách Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, từng 2b Các nhà quản lý dự án công việc dự án gồm cả chi phí nhân công,
nguyên vật liệu…
3 Các nhà quản lý cấp cao Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách dài hạn
Bảng 4.2. Quá trình lập ngân sách từ dưới lên
Phƣơng pháp lập ngân sách từ dƣới lên thƣờng là chính xác hơn đối với các nhiệm vụ nhỏ nhƣng có mức độ quan trọng cao. Tuy nhiên phƣơng pháp này có vẻ phức tạp và khó đƣa ra đƣợc một danh sách hoàn hảo chi phí cho các công việc phải làm so với phƣơng pháp từ trên xuống.
Ưu điểm: Là chúng kết hợp đƣợc với kiểu quản lý tham gia. Cá nhân gắn bó với
công việc nhiều hơn thì có khả năng sẽ đƣa ra đƣợc những tính toán chính xác về nhu cầu nguồn lực hơn những lãnh đạo cấp cao của họ và những ngƣời mà không liên quan nhiều lắm đến công việc. Thêm vào đó, sự tham gia trực tiếp của nhà quản trị cấp thấp vào việc chuẩn bị ngân sách cho thấy họ sẽ tự nguyện chấp nhận các công việc cần thực hiện. Sự tham gia vào quá trình này cũng là một kỹ thuật huấn luyện đào tạo, giúp những nhà quản trị cấp dƣới có cơ hội và kinh nghiệm hoạch định ngân sách cũng nhƣ là kiến thức tác nghiệp cần có để xác định ngân sách.
Nhược điểm: Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải có danh mục
đầy đủ các công việc của dự án. Trong thực tế điều này khó có thể đạt đƣợc. Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dƣới.
Dự tính ngân sách từ trên xuống phổ biến hơn so với từ dƣới lên. Các nhà quản trị cấp trên không mấy tin tƣởng vào dự toán ngân sách lập từ dƣới lên. Vì nhìn chung, cấp dƣới thƣờng muốn nói quá lên nhu cầu nguồn lực mà họ cần vì lo ngại rằng cấp trên sẽ cắt giảm bớt ngân sách, và có sự cạnh tranh về tài chính giữa các nhà quản trị cấp dƣới do họ đều muốn giành đủ nguồn tài chính cho các hoạt động của họ.
4.3.2.3. Dự toán ngân sách kết hợp
Thông thƣờng, các nhà quản trị cấp thấp, để bảo vệ sự thành công trong công việc của họ, thƣờng đƣa ra một dự toán cao hơn cho các công việc mà họ phải cam kết thực hiện. Trong khi đó các nhà quản trị cấp cao, do nguồn lực và tài chính hạn hẹp, muốn phân chia theo cách mà họ cho là công bằng hoặc theo hƣớng tiết kiệm chi phí. Vì vậy có sự khác biệt khá lớn giữa ngân sách lập từ dƣới lên và ngân sách lập từ trên xuống. Trên thực tế, có thể ngƣời ta phải sử dụng phƣơng pháp hỗn hợp, kết hợp đàm phán nội bộ giữa các cấp quản trị về ngân sách dự án cho từng hạng mục công việc.
Quy trình thực tế để xây dựng ngân sách dự án kết hợp cả hai chiến lƣợc trên xuống và dƣới lên là một quá trình thẳng thắn, cởi mở, minh bạch. Dự toán ngân sách phác thảo đầu tiên có thể là từ trên xuống hoặc từ dƣới lên. Trên cơ sở ngân sách phác thảo, quá trình đàm phán diễn ra giữa các cấp quản trị để cuối cùng đạt đƣợc một dự toán ngân sách phù hợp với yêu cầu và điều kiện của cả hai bên.
Để dự toán ngân sách theo phƣơng pháp kết hợp, đầu tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho mỗi năm tài chính. Trên cơ sở này các nhà quản lý cấp trên yêu cầu cấp dƣới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vị mình. Ngƣời đứng đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự toán ngân sách xuống các cấp thấp hơn. Việc xây dựng ngân
sách đƣợc thực hiện ở các cấp. Sau đó, quá trình tổng hợp ngân sách đƣợc bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn. Ngân sách chi tiết của dự án đƣợc tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự án, sau đó tổng hợp thành ngân sách tổng thể của doanh nghiệp, đơn vị. Đồng thời, với việc chuyển yêu cầu lập dự toán ngân sách, cấp trên chuyển xuống cấp dƣới những thông tin liên quan nhƣ: khả năng tăng thêm việc làm, tiền lƣơng, nhu cầu về vốn, những công việc đƣợc ƣu tiên cao, công việc không đƣợc ƣu tiên... làm cơ sở cho các cấp lập dự toán ngân sách chính xác. Cuối cùng, các nhà lãnh đạo cấp cao xem xét và hiệu chỉnh nếu thấy cần thiết. Sau khi đƣợc duyệt sơ bộ, các trƣởng phòng chức năng và giám đốc dự án tiếp tục điều chỉnh ngân sách của các bộ phận mình cho đến khi đạt yêu cầu.
Ưu điểm: Ngân sách đƣợc hình thành với sự tham gia của nhêìu cấp quản lý, do
đó, tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị.
Nhược điểm: Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều thời gian. Mặc dù có thêm
thông tin cho cấp dƣới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị mình nhƣng họ vẫn có xu hƣớng dự toán cao hơn.
4.3.2.4. Dự toán ngân sách theo dự án
- Lập ngân sách theo dự án là phƣơng pháp dự toán ngân sách trên cơ sở các khoản thu và chi phát sinh theo từng công việc và đƣợc tổng hợp theo dự án.
- Các bước thực hiện:
+ Dự tính chi phí cho từng công việc dự án. + Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp.
+ Dự tính chi phí cho từng năm và cả vòng đời dự án.
4.3.2.5. Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc
- Lập ngân sách theo khoản mục: Thƣờng đƣợc áp dụng cho các bộ phận chức
năng vì bộ phận gián tiếp trong ban quản lý dự án. Theo phƣơng pháp này, việc dự toán đƣợc tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trƣớc và cho từng khoản mục chi tiêu, sau đó tổng hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ phận khác nhau của tổ chức.
- Dự toán ngân sách theo công việc: Ngân sách theo công việc có thể xem là loại
ngân sách tác nghiệp. Việc dự toán chi phí cho các công việc chính xác, hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí, xác định nhu cầu chi tiêu trong từng thời kỳ, góp phần thực hiện đúng tiến độ thời gian. Ngân sách công việc đƣợc lập trên cơ sở phƣơng pháp phân tách công việc và đƣợc thực hiện qua các bƣớc sau:
+ Bƣớc 1. Chọn một hoạt động (công việc) trong cơ cấu phân tách công việc để lập dự toán chi phí.
+ Bƣớc 2. Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho công việc. Nếu bị hạn chế về nguồn lực thì chuyển các bƣớc sau:
+ Bƣớc 4. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp.
+ Bƣớc 5. Xem xét những tác động có thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời gian. + Bƣớc 6. Tính toán chi phí thực hiện công việc đó.
Nếu bị giới hạn thời gian thì chuyển các bước sau:
+ Bƣớc 3. Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc. + Bƣớc 4. Trên cơ sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực và những đòi hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hoàn thiện công việc.
+ Bƣớc 5. Tính toán chi phí thực hiện công việc
Nếu không bị hạn chế về nguồn lực và thời gian thì chuyển các bước sau:
+ Bƣớc 3. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp cho công việc. + Bƣớc 4. Tính toán chi phí thực hiện công việc.
- Xác định tổng dự toán: Trên cơ sở kỹ thuật phân tách công việc và sơ đồ mạng,
tổng mức dự toán của dự án đƣợc xác định theo các bƣớc sau:
+ Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và hạng mục công việc.
+ Dự toán quy mô các khoản mục chi phí gián tiếp (chi phí quản lý, chi phí văn phòng, chi phí đào tạo, dịch vụ hợp đồng, tiền công ngoài giờ và các khoản chi phí khác). Phân bổ các loại chi phí này cho từng công việc theo các phƣơng pháp hợp lý.
+ Tổng hợp dự toán kinh phí cho dự án.