Lập kế hoạch dự án là một quá trình gồm 6 bƣớc, đƣợc thể hiện nhƣ sau:
- Bước 1: Xác lập mục tiêu dự án
Nói một cách đơn giản, công tác lập kế hoạch nghĩa là xác định xem ai làm gì? Khi nào làm? Quá trình lập kế hoạch bắt đầu bằng việc thiết lập mục tiêu dự án. Những mục tiêu này phản ánh thời điểm bắt đầu và hoàn thành dự án, chi phí dự toán, các kết quả cần đạt đƣợc.
- Bước 2: Phát triển kế hoạch
Trong giai đoạn phát triển kế hoạch ngƣời ta tiến hành xác định các nhiệm vụ chính để thực hiện mục tiêu. Lập kế hoạch dự án chỉ có hiệu quả khi có đƣợc các thông tin cần thiết về nhiệm vụ phải thực hiện một cách đầy đủ và rõ ràng ngay từ khi bắt đầu dự án. Phát triển kế hoạch đƣợc thực hiện thông qua việc lập danh mục và mã hóa công việc, xây dựng sơ đồ cơ cấu phân chia công việc (WBS - Work Breakdown Structure).
- Bước 3: Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án
Sau khi xác định đƣợc mối quan hệ, thứ tự trƣớc sau giữa các công việc, cần phải lập một sơ đồ kế hoạch nhằm phản ánh quan hệ lô gíc của các công việc.
- Bước 4: Lập tiến độ thực hiện dự án
Tiến độ thực hiện dự án chỉ rõ khi nào các công việc bắt đầu, khi nào kết thúc, độ dài thời gian thực hiện từng công việc và những mốc thời gian quan trọng khác.
- Bước 5: Dự toán chi phí và phân bổ nguồn lực
Để thực hiện kế hoạch dự án tổng thể cần dự toán chi phí cho từng công việc, từng khoản mục chi phí cũng nhƣ những nguồn lực khác nhƣ lao động, máy móc thiết bị…để thực hiện dự án. Đây thực chất là kế hoạch chi tiêu đi liền với việc lập tiến độ thực hiện dự án.
- Bước 6: Chuẩn bị báo cáo và kết thúc dự án
Chuẩn bị tốt hệ thống báo cáo, kiểm tra, giám sát là một trong những khâu cần thiết để thực hiện thành công kế hoạch dự án. Các báo cáo quan trọng nhất bao gồm báo cáo tiến độ thời gian, chi phí.
Xác lập mục tiêu dự án Báo cáo kết thúc Phát triển kế hoạch Dự toán chi phí, phân bổ nguồn lực Sơ đồ kế hoạch Lập tiến độ thực hiện Hình 4.1. Quá trình lập kế hoạch dự án