Quá trình lập kế hoạch dự án ở mỗi tổ chức rất khác nhau, nhƣng đều cần phải có chín nội dung chủ yếu sau:
- Nội dung 1: Tổng quan chung về dự án
Đây là bản tóm tắt ngắn gọn mục tiêu và nội dung của dự án, để báo cáo cho cấp quản lý cao nhất. Bản tổng quan thể hiện mối quan hệ của dự án với mục tiêu của tổ chức mẹ, mô tả cơ cấu quản lý sẽ đƣợc áp dụng cho dự án và danh sách các điểm mốc quan trọng trong lịch trình dự án.
- Nội dung 2: Các mục tiêu của dự án
Nội dung này gồm các thông tin chi tiết cho mục đích chung đã nêu ra ở phần tổng quan. Phần này cần có các thông tin về lợi nhuận, mục tiêu cạnh tranh cũng nhƣ các mục tiêu kỹ thuật của dự án.
- Nội dung 3: Khía cạnh kỹ thuật và quản trị của dự án
Mô tả phƣơng pháp quản lý và kỹ thuật sử dụng cho công việc của dự án. Các vấn đề kỹ thuật cần nêu rõ đƣợc mối liên hệ của dự án với các kỹ thuật sẵn có.
- Nội dung 4: Vấn đề hợp đồng của dự án
Đây là phần quan trọng của dự án, trong đó có bản danh sách và mô tả các yêu cầu cụ thể, nguồn cung cấp, các thoả thuận hợp tác, các ban tƣ vấn, ban kiểm tra, thủ tục huỷ bỏ, các yêu cầu độc quyền, các thoả thuận quản lý cụ thể…
- Nội dung 5: Tiến độ dự án
Phần này nêu ra những tiến độ khác nhau và liệt kê tất cả những điểm mốc quan trọng. Khi liệt kê mỗi nhiệm vụ thì thời gian dự kiến cho mỗi nhiệm vụ đó do ngƣời sẽ thực hiện nhiệm vụ đó đƣa ra. Tiến độ tổng quan của dự án phải đƣợc xây dựng từ những đầu vào này. Trách nhiệm của mỗi cá nhân hoặc trƣởng bộ phận đƣợc xác định cuối cùng trong tiến độ đã đƣợc chấp thuận.
- Nội dung 6: Nguồn lực dự án
Có 2 vấn đề cơ bản đƣợc đề cập đến trong phần này. Thứ nhất là ngân sách, những yêu cầu về vốn và các chỉ tiêu cần phải đƣợc thể hiện rất chi tiết trong bản ngân sách dự án. Thứ hai là cần phải nêu rõ các thủ tục kiểm soát và điều hành chi phí. Các thủ tục này phải bao quát đƣợc những yêu cầu về nguồn lực đặc biệt của dự án.
- Nội dung 7: Nhân sự dự án
Phần này liệt kê những yêu cầu nhân sự cần thiết đối với dự án. Cần phải nêu rõ các kỹ năng đặc biệt, loại hình đào tạo cần thiết, vấn đề tuyển dụng, các hạn chế về pháp lý hay chính sách đối với lực lƣợng lao động và bất cứ yêu cầu đặc biệt nào.
- Nội dung 8: Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án
Mỗi dự án sẽ đƣợc đánh giá theo những tiêu chuẩn và phƣơng pháp khác nhau, đƣợc xác định ngay từ ban đầu. Phần này mô tả tóm tắt những thủ tục cần phải tuân thủ trong việc điều hành, thu thập, lƣu trữ và đánh giá quá trình dự án.
- Nội dung 9: Các vấn đề rủi ro tiềm ẩn
Vấn đề rủi ro và kế hoạch đối phó với rủi ro cần đƣợc xem xét từ đầu để khi rủi ro xảy ra có các phản ứng kịp thời nhằm làm giảm các hậu quả gây bất lợi đến mục tiêu dự án.