Có hai cách tiếp cận cơ bản để phân phối các nguồn lực hạn chế. Đó là phƣơng pháp ƣu tiên và phƣơng pháp tối ƣu hóa. Phƣơng pháp ƣu tiên đƣợc thực hiện dựa trên phƣơng pháp đƣờng găng (CPM) và quá trình phân tích tình hình sử dụng từng loại nguồn lực theo từng thời kỳ. Trong một thời gian dài, phƣơng pháp ƣu tiên lựa chọn các công việc và phân phối nguồn lực hạn chế cho chúng trên cơ sở các nguyên tắc ƣu tiên.
Thực tế có nhiều phƣơng pháp ƣu tiên với nguyên tắc ƣu tiên khác nhau. Dƣới đây là những nguyên tắc ƣu tiên đƣợc sử dụng khá phổ biến:
- Ƣu tiên các công việc găng vì các công việc này quyết định thời hạn thực hiện dự án. - Ƣu tiên các công việc có dự trữ thời gian nhỏ nhất (nếu trong các công việc
đang xét không có công việc găng).
thoát ra khỏi tình trạng khó khăn).
- Ƣu tiên các công việc có thời điểm khởi công hay hoàn thành sớm nhất. - Ƣu tiên các công việc đòi hỏi phải hoàn thành trƣớc.
- Ƣu tiên các công việc theo ý muốn chủ quan hoặc ý nghĩa chính trị của con ngƣời. Phƣơng pháp ƣu tiên đƣợc áp dụng rộng rãi trong việc phân phối các nguồn lực hạn chế vì một số nguyên nhân.
Thứ nhất, đây là phƣơng pháp khá khả thi về các phƣơng diện: dễ áp dụng, dễ
hiểu, thực thi cho các dự án lớn, phức tạp.
Thứ hai, phƣơng pháp ƣu tiên cho một giải pháp và phân phối các nguồn lực hạn
chế tốt hơn trong khi phƣơng pháp tối ƣu hóa cho giải pháp tốt nhất nhƣng việc áp dụng bị hạn chế, đặc biệt đối với tình huống phức tạp và những dự án lớn.
Thứ ba, có nhiều phần mềm vi tính trợ giúp sẽ giúp các nhà quản ý dự án thực
hiện phân phối nguồn lực nhanh chóng, dễ dàng.
Ứng dụng của nguyên tắc ƣu tiên vào 3 trƣờng hợp: Phân phối nguồn lực hạn chế cho nhiều công việc của một dự án; phân phối đồng thời hai nguồn lực hạn chế cho một dự án và phân phối hai nguồn lực cho nhiều dự án trong đó mỗi dự án có nhiều công việc cần thực hiện.
6.4.1.1. Ưu tiên phân phối một nguồn lực hạn chế
Để phân phối một nguồn lực hạn chế cho tập hợp nhiều công việc một dự án có thể áp dụng những nguyên tắc ƣu tiên nêu trên, kết hợp với sử dụng sơ đồ GANTT. Một số bƣớc cụ thể để thực thi việc phân phối nhƣ sau:
Bắt đầu từ ngày đầu tiên thực hiện dự án, phân phối nguồn lực khan hiếm cho tối đa số công việc thực hiện, trong khi chú ý đến những điều kiện ràng buộc và mối quan hệ giữa các công việc dự án. Sau đó phân phối cho các ngày thứ 2, thứ 3... cho đến khi mọi công việc đều đƣợc phân phối nguồn lực.
Khi một số công việc cùng đòi hỏi một nguồn lực thì có thể ƣu tiên cho những công việc có thời gian dữ trữ ít nhất.
Nếu có thể thì điều chỉnh kế hoạch thực hiện các công việc không găng để tập trung nguồn lực cho công việc găng.
6.4.1.2. Phân phối đồng thời hai nguồn lực cho dự án Phương pháp bảng biểu:
Đối với những dự án lớn sử dụng nhiều loại nguồn lực (ví dụ 2 loại lao động khác
nhau) có thể áp dụng phƣơng pháp lập bảng để phân phối nguồn lực. Nội dung phƣơng
pháp nhƣ sau:
- Vẽ sơ đồ PERT/CPM
- Lập bảng với cấu trúc, cột đầu tiên liệt kê tất cả các công việc của dự án theo trật tự dần của việc đánh giá các sự kiện và lôgíc của mạng công việc. Các cột kế tiếp là thời gian thực hiện từng công việc, số lƣợng từng loại nguồn lực cần. Những cột còn lại có đầu cột ghi trình tự thời gian thực hiện dự án từ thấp đến cao, phần cuối cột là tổng số từng loại nguồn lực cần trong từng ngày. Nội dung chính của những cột này ghi số lƣợng từng loại nguồn nhân lực cần cho từng công việc. Đoạn thẳng tô đậm thể hiện thời gian phải hoàn thành công việc trƣớc rồi mới có thể tiếp tục công việc sau. Chú ý, nguồn lực phân bổ cho từng ngày không thể vƣợt quá một giới hạn định trƣớc và phải tuân theo những điều kiện ràng buộc nhất định.
Phương pháp phân phối đồng thời cả lao động và máy móc cho dự án:
Để phân phối đồng thời hai nguồn lực lao động và máy móc, có thể giả định quy mô đầu vào của nguồn lực này (máy móc) phụ thuộc vào quy mô sử dụng nguồn lực kia (số lao động). Số lao động cần phân phối cho các công việc dự án ở đây là một đại lƣợng chƣa biết. Nhƣng vì các nhà quản lý dự án thƣờng theo đuổi chiến lƣợc quy mô lao động ổn định nên có thể xác định số lao động cần thiết bằng chỉ tiêu bình quân kỳ.
6.4.1.3. Điều phối nguồn lực cho một tập hợp nhiều dự án
Điều phối nguồn lực cho một tập hợp nhiều dự án là vấn đề phức tạp. Trong một thời kỳ, ở những doanh nghiệp lớn, thƣờng triển khai thực hiện nhiều dự án. Mỗi dự án có mục tiêu hoàn thiện khác nhau, có nhiều công việc phải làm và yêu cầu về thời gian và nguồn lực thực hiện cũng khác nhau. Vấn đề đặt ra là phải xây dựng một hệ thống phân phối nguồn lực hiệu quả và năng động, thoả mãn đƣợc các điều kiện ràng buộc, đồng thời đáp ứng đƣợc yêu cầu của từng dự án riêng lẻ cũng nhƣ cả hệ thống các dự án. Kinh nghiệm thực tế những chỉ tiêu đánh giá hệ thống phân phối nguồn lực:
- Thời gian hoàn thành chậm của dự án. Một hệ thống phân phối tốt sẽ không làm chậm thời gian phải hoàn thành theo kế hoạch. Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất để đánh giá hệ thống. Vì chậm trễ dẫn đến bị phạt, làm giảm mức lợi nhuận. Hơn nữa chậm trễ dự án này sẽ ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện các dự án khác.
- Tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả nguồn lực. Một hệ thống phân phối đủ mạnh sẽ góp phần sử dụng hiệu quả nguồn lực hữu hạn của đơn vị. Điều này rất quan trọng đối với những đơn vị phải mua ngoài và nhập ngoại những nguồn lực quan trọng cho dự án.
Để phân phối một nguồn lực cho tập hợp nhiều dự án, phƣơng pháp giải quyết phổ biến nhất là xem xét mỗi dự án nhƣ là một phân hệ nhỏ của một dự án lớn. Quan hệ giữa các dự án tuỳ thuộc vào mối quan hệ kỹ thuật hoặc chỉ đơn thuần cùng chung một nguồn lực. Do mỗi dự án bao gồm nhiều công việc, nên dự án lớn hay hệ thống các dự án có thể đƣợc lập thông qua việc sử dụng các biến giả. Sau đó, tiến hành phân phối nguồn lực cho các công việc theo trật tự thời gian và theo những nguyên tắc ƣu tiên nhƣ đã trình bày.
6.4.1.4. Điều phối hai nguồn lực cho một tập hợp dự án
Để điều phối hai nguồn lực cho tập hợp nhiều dự án có thể sử dụng phƣơng pháp cân đối. Nguyên tắc thực hiện là sắp xếp các dự án cần phải bố trí nguồn lực theo thứ tự ƣu tiên từ cao xuống thấp. Bố trí nguồn lực lần lƣợt theo yêu cầu các công việc của dự án đƣợc ƣu tiên. Thiết lập một thời kỳ cân đối khi tất cả nguồn lực cho phép sử dụng của một thời kỳ đã đƣợc phân phối hết cho các công việc của một hoặc nhiều dự án. Một thời kỳ cân đối mới lại đƣợc thiết lập.