5.1.1.1. Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt (còn gọi sơ đồ ngang) do kỹ sƣ Henry L. Gantt phát minh năm 1910 ở Mỹ. Mục đích là xác định tiến độ hợp lý để thực hiện các công việc khác nhau trong dự án.
Biểu đồ Gantt: thể hiện tiến trình thực tế cũng nhƣ kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục đích của GANTT là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án. Tiến độ này tùy thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ.
Cấu trúc của biểu đồ: Các thông tin về công việc và thời gian thực hiện công việc trong biểu đồ Gantt, trong đó, cột dọc trình bày công việc cụ thể; trục hoành thể hiện thời gian; mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc. Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trƣớc sau giữa các công việc.
Biểu đồ Gantt cho biết khi nào các công việc bắt đầu và kết thúc, mức độ hoàn thành của các công việc, dự kiến tình trạng của dự án tại các thời điểm khác nhau, các hoạt động “song song” có thể thực hiện đồng thời với những hoạt động khác. Biểu đồ Gantt đƣợc lập theo kiểu tiến tới, từ trái sang phải, công việc nào cần làm trƣớc xếp trƣớc.
- Các bước để tạo sơ đồ GANTT:
+ Phân tích các hoạt động (công việc) của dự án một cách chi tiết + Sắp xếp trình tự thực hiện các hoạt động một cách hợp lý + Xác định độ dài thời gian thực hiện các công việc
+ Lập bảng phân tích các hoạt động, là kết quả của các bƣớc trên
- Ưu điểm:
+ Phƣơng pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế của từng nhiệm vụ cũng nhƣ tình hình chung của toàn bộ dự án.
+ Dễ xây dựng, do đó, nó đƣợc sử dụng khá phổ biến.
+ Thông qua biểu đồ có thể thấy đƣợc tình hình nhanh chậm của các công việc, và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đó có biện pháp đẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp lại công việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối lại nguồn lực cho từng công việc nhằm đảm bảo tính hợp lý.
+ Biểu đồ thƣờng có một số ký hiệu riêng để nhấn mạnh những vấn đề liên quan đặc biệt đến công việc.
+ Đôi khi ngƣời ta xây dựng 2 sơ đồ GANTT: Một cho thời gian triển khai sớm nhất và một cho thời gian triển khai muộn nhất. Để xây dựng sơ đồ GANTT triển khai muộn ngƣời ta xuất phát từ sơ đồ GANTT triển khai sớm. Các công việc có thể triển khai
muộn nhƣng thời gian bắt đầu và kết thúc dự án không đƣợc thay đổi.
- Hạn chế GANTT
+ Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện thì biểu đồ GANTT không thể chỉ ra đủ sự tƣơng tác và mối quan hệ giữa các loại công việc. Trong nhiều trƣờng hợp nếu phải điều chỉnh lại biểu đồ thì việc thực hiện rất khó khăn phức tạp.
+ Khó áp dụng cho những dự án lớn nhiều công việc + Không tính đƣợc một số chỉ tiêu
+ Khó nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu đồ phản ánh quá nhiều công việc liên tiếp nhau.
- Ví dụ: Thời gian Công việc 1. Làm cảng tạm (A1) 2. Làm đƣờng ô tô (A2) 3. Chở thiết bị vật tƣ (A3) 4. Lắp đặt đƣờng sắt (A4) 5. Xây dựng cảng chính (A5) 6. Xây dựng nhà, VP, kho (A6) 7. Lắp đặt thiết bị cảng (A7) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Hình 5.1. Biểu đồ Gantt 5.1.1.2. Sơ đồ mạng
Thành công của dự án phụ thuộc vào mức độ mà dự án đáp ứng các yêu cầu về thời hạn hoàn thành, trong ngân sách cho phép và các tiêu chuẩn chất lƣợng đã đề ra. Sơ đồ mạng dự án là một công cụ sử dụng trong lập kế hoạch, điều độ và theo dõi tiến độ thực hiện dự án. Sơ đồ mạng dự án chính là bản kế hoạch công việc dự án đƣợc trình bày dƣới hình thức sơ đồ mạng.
Sơ đồ mạng là cơ sở để phát triển hệ thống thông tin dự án và đƣợc nhà quản lý dự án sử dụng để ra các quyết định liên quan đến quản lý tiến độ, chi phí và khối lƣợng công việc đã hoàn thành. Sơ đồ mạng dự án (kế hoạch hoạt động dự án) là cơ sở cho việc lập các kế hoạch nhân sự, kế hoạch nguồn lực, kế hoạch mua sắm, kế hoạch tài chính dự án.
Sơ đồ mạng trình bày các công việc phải thực hiện, trình tự lôgíc thực hiện các công việc, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa sự hoàn thành các công việc, thời gian bắt đầu và
thời gian kết thúc của từng công việc, các công việc nằm trên đường găng, thời gian dự kiến hoàn thành cả dự án.
Sơ đồ mạng là mô hình thể hiện toàn bộ dự án thành một thể thống nhất. Sơ đồ mạng mô tả mối quan hệ liên tục giữa các công việc, nối kết các công việc và các sự kiện theo thứ tự trƣớc sau của chúng. Phƣơng pháp sơ đồ mạng trong lập tiến độ dự án đã trở nên phổ biến khoảng đầu những năm 1950 cho đến nay. Có nhiều phƣơng pháp sơ đồ mạng, nhƣng đƣợc dùng phổ biến hơn cả là sơ đồ CPM (Critical Path Method - phương
pháp đường găng) và sơ đồ PERT (Program and Evaluation Review Technique - Kỹ thuật đánh giá và kiểm soát chương trình). Về cơ bản, hai phƣơng pháp này là giống nhau về
hình thức, trình tự lập mạng, chỉ khác nhau về tính toán thời gian. Thời gian trong CPM là một đại lƣợng xác định, đƣợc tính từ định mức lao động, còn thời gian trong PERT không căn cứ vào định mức lao động để tính mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố ngẫu nhiên.
Có hai phƣơng pháp chính để biểu diễn mạng công việc. Đó là phƣơng pháp "Đặt
công việc trên mũi tên" (AOA - Activities on Arrow) và phƣơng pháp "Đặt công việc trong các nút) AON - Activities on Node). Cả hai phƣơng pháp này đều chung nguyên tắc
là: Trƣớc khi một công việc có thể bắt đầu thì tất cả các công việc trƣớc nó phải đƣợc hoàn thành và các mũi tên đƣợc vẽ theo chiều từ trái sang phải, phản ánh quan hệ lôgic trƣớc sau giữa các công việc nhƣng độ dài mũi tên lại không có ý nghĩa.
Sơ đồ mạng theo phương pháp AON
AON (Activities on Node) là sơ đồ mạng trong đó công việc đặt trên nút. Khi có nhiều công việc mà không có công việc trƣớc, ngƣời ta thƣờng biểu diễn tất cả xuất phát từ một nút đƣợc gọi là "khởi sự". Tƣơng tự khi có nhiều hoạt động không có công việc sau, ngƣời ta biểu diễn chúng bằng việc nối nó với một nút "kết thúc". Sơ đồ mạng AON dựa trên khái niệm sau:
1a 3a Khởi sự 1a 3a 1a 3a 2a 2a Kết thúc 2a
Hình 5.2. Biểu diễn mạng dạng AON
- Các công việc đƣợc trình bày trên một nút (hình chữ nhật). Những thông tin trong hình chữ nhật gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và độ dài thời gian thực hiện công việc.
- Các mũi tên chỉ thuần túy xác định thứ tự trƣớc sau của các công việc.
- Tất cả các điểm trừ điểm cuối đều có ít nhất một điểm đứng sau. Tất cả các điểm trừ điểm đầu đều có ít nhất một điểm đứng trƣớc.
- Trong mạng chỉ có một điểm đầu tiên và một điểm cuối cùng.
Nhƣ vậy, theo phƣơng pháp AON, mạng công việc là sự kết nối liên tục của các công việc. Trong quá trình xây dựng mạng công việc theo phƣơng pháp AOA cần chú ý một số quan hệ cơ bản nhƣ quan hệ "bắt đầu với bắt đầu", quan hệ "hoàn thành với hoàn
thành", quan hệ "bắt đầu với hoàn thành" và quan hệ "kết thúc với bắt đầu". Ví dụ: Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AON
Hoạt động Ký hiệu Thời gian thực hiện(tháng) Thời gianbắt đầu
San lấp mặt bằng A 1 Ngay từ đầu
Hợp đồng cung ứng máy móc thiết bị B 1 Ngay từ đầu
Xây dựng nhà xƣởng C 6 Sau A
Chờ máy móc thiết bị về D 6 Sau B
Lắp đặt máy móc thiết bị E 4 Sau C, D
Điện, nƣớc F 2 Sau C
Chạy thử và nghiệm thu G 1 Sau E, F
Xây dựng mạng công việc theo AON
Bắt đầu A: Start: …. Finish:…. B: Start: …. Finish:…. C: Start: …. Finish:…. D: Start: …. Finish:…. F: Start: …. Finish:… E Start: …. Finish:…. G: Start: …. Finish:…. Hình 5.3. Biểu diễn mạng dạng AON Sơ đồ mạng theo phương pháp AOA
AOA (Activities on Arrow) là sơ đồ mạng trong đó công việc đặt trên đƣờng. Các mũi tên chỉ các công việc, còn các nút chỉ các sự kiện. Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng phổ biến hơn phƣơng pháp AON. Sơ đồ mạng AOA dựa trên khái niệm sau:
– Công việc là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện của dự án. Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực, và chi phí để hoàn thành.
– Công việc đƣợc đặt trên các đƣờng có mũi tên chỉ chiều thuận của công việc, trên đƣờng này có ghi thông tin về thời gian, và chi phí, nguồn lực để hoàn thành.
– Sự kiện đƣợc đặt tại nút, là điểm chuyển tiếp đánh dấu một (một nhóm) công việc đã hoàn thành và khởi đầu của một (một nhóm) công việc kế tiếp.
– Đƣờng là sự kết nối liên tục các công việc tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối. – Điểm đầu tiên của mạng là điểm khởi đầu, các công việc sẽ bắt đầu đƣợc thực hiện từ đây. Điểm cuối cùng là điểm kết thúc, lúc này công việc cuối cùng sẽ đƣợc thực hiện, khép lại toàn bộ dự án.
3b 1a 2a 1b 2b 3d 1c 2d 3c 2c
Hình 5.4. Biểu diễn mạng dạng AOA
Về nguyên tắc, để xây dựng mạng công việc theo phƣơng pháp AOA, mỗi công việc đƣợc biểu diễn bằng một mũi tên có hƣớng nối hai sự kiện. Để đảm bảo tính lôgic của AOA, cần phải xác định đƣợc trình tự thực hiện và mối quan hệ giữa các công việc. Nhƣ vậy, theo phƣơng pháp AOA, mạng công việc là sự kết nối liên tục của các sự kiện và công việc.
Ví dụ: Xây dựng mạng công việc theo phƣơng pháp AOA cho dự án đầu tƣ bao
gồm những công việc nhƣ trong bảng.
Công việc Thời gian thực hiện (ngày) Công việc trƣớc
a 2 -
b 4 -
c 7 b
d 5 a, c
e 3 b
Xây dựng mạng công việc theo AOA?