6.5.2.1. Chi phí của dự án
Nhƣ đã chỉ ra một dự án hoàn thành đúng tiến độ kế hoạch sẽ hiệu quả hơn nếu tổng chi phí thực hiện dự án cũng đúng bằng chi phí dự toán. Tổng chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và những khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng. Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí nhân công sản xuất, chi phí nguyên vật liệu và những khoản chi phí khác trực tiếp liên quan đến công việc dự án. Chi phí gián tiếp gồm chi phí quản lý, khấu hao thiết bị văn phòng, những khoản chi phí cố định và biến đổi khác mà có thể giảm đƣợc nếu thời gian thực hiện dự án rút ngắn. Thời gian thực hiện dự án càng rút ngắn, chi phí gián tiếp càng ít. Khoản tiền phạt có thể phát sinh nếu dự án kéo dài quá ngày kết thúc xác định. Ngƣợc lại, trong một số trƣờng hợp, nhà thầu sẽ đƣợc thƣởng do hoàn thành trƣớc thời hạn. Thƣờng hay phạt đều phải ghi trong hợp đồng. Tóm lại, để thực hiện mục tiêu của quản lý dự án, ngƣời ta có thể đẩy nhanh tiến trình thực hiện một số công việc nhằm rút ngắn tổng thời gian thực hiện dự án.
quan mật thiết với nhau. Thực tiễn quản lý cho thấy, luôn có hiện tƣợng đánh đổi giữa thời gian và chi phí. Nếu tăng cƣờng làm thêm giờ, tăng thêm số lƣợng lao động và máy móc thiết bị thì tiến độ thực hiện các công việc dự án có thể đƣợc đẩy nhanh hay rút ngắn. Tuy nhiên, tăng thêm nguồn lực làm tăng chi phí trực tiếp. Ngƣợc lại, đẩy nhanh tiến độ dự án làm giảm những khoản chi gián tiếp và đôi khi cả những khoản tiền phạt nếu không thực hiện đúng tiến độ hợp đồng. Tiết kiệm khoản chi phí gián tiếp, tránh đƣợc khoản tiền phạt và trong một số trƣờng hợp lại có thể đƣợc thƣởng do hoàn thành dự án vƣợt thời gian là những khoản thu rất có ý nghĩa. Nếu khoản thu này vƣợt xa khoản chi phí trực tiếp tăng thêm thì việc đẩy nhanh tiến độ tự án là việc làm có hiệu quả. Tuy nhiên, không phải tất cả các công việc đƣợc đẩy nhanh đều đem lại kết quả mong muốn.
6.5.2.2. Phương pháp thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu
Trong quá trình lập dự án có thể xây dựng hai phƣơng án: phƣơng án bình thƣờng và phƣơng án đẩy nhanh. Phƣơng án bình thƣờng là phƣơng án dự tính mức chi phí cho các công việc dự án ở mức bình thƣờng và thời gian thực hiện dự án tƣơng đối dài. Phƣơng án đẩy nhanh là phƣơng án có thời gian thực hiện dự án ngắn và do đó cần chi phí nhiều hơn.
Trên cơ sở hai phƣơng án này các nhà quản lý dự án xây dựng các phƣơng án điều chỉnh. Phƣơng án điều chỉnh là phƣơng án hợp lý hơn, có chi phí thấp hơn phƣơng án đẩy nhanh và thời gian có thể rút ngắn hơn phƣơng án bình thƣờng. Một trong những phƣơng án điều chỉnh đƣợc nhiều nhà quản lý quan tâm là phƣơng án hay kế hoạch chi phí cực tiểu.
Kế hoạch chi phí cực tiểu là phƣơng pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện những công việc lựa chọn, sao cho chi phí tăng thêm cực tiểu, do đó, giảm tổng chi phí vì rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực hiện dự án.
- Trƣớc khi nghiên cứu kế hoạch chi phí cực tiểu, cần thống nhất một số khái niệm sau đây:
+ Thời gian bình thƣờng thực hiện một công việc: Là thời gian hoàn thành công việc trong những điều kiện bình thƣờng, không có những thay đổi đột biến về thiết bị, lao động, các nhân tố bên ngoài...
+ Chi phí bình thƣờng của một công việc: Là chi phí cho một công việc nào đó đƣợc thực hiện trong điều kiện bình thƣờng.
+ Thời gian đẩy nhanh: Là thời gian thực hiện một công việc trong điều kiện đã đƣợc rút ngắn đến mức cho phép hợp lý trong điều kiện kỹ thuật, trình độ lao động và các nhân tố khác hiện tại.
+ Chi phí đẩy nhanh của một công việc: Là chi phí thực hiện công việc gắn với thời gian đẩy nhanh, là mức chi phí đƣợc xem là cao nhất khi thời gian thực hiện công việc đó không thể rút ngắn thêm trong điều kiện hiện tại.
+ Giả định về chi phí: Trong phân tích chi phí, chúng ta giả định chi phí trực tiếp 127
thực hiện một công việc nào đó tăng lên khi thời gian thực hiện công việc đƣợc rút ngắn.
6.5.2.3. Các bước thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu
+ Bƣớc 1. Vẽ sơ đồ mạng và tìm đƣờng găng cho phƣơng án (chƣơng trình) bình thƣờng.
+ Bƣớc 2. Tính tổng chi phí của phƣơng án bình thƣờng.
+ Bƣớc 3. Chọn trên đƣờng găng những công việc mà khi đẩy nhanh tiến độ thực hiện làm tăng chi phí thấp nhất. Giảm tối đa thời gian thực hiện công việc này.
+ Bƣớc 4. Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực hiện các công việc trên đƣờng găng cho đến khi mục tiêu đạt đƣợc hoặc không thể giảm thêm đƣợc nữa. Cuối cùng thiết lập đƣợc một phƣơng án điều chỉnh có chi phí tăng cực tiểu và thời gian rút ngắn so với phƣơng án bình thƣờng.
+ Bƣớc 5. Xác định thời gian thực hiện và tổng chi phí của phƣơng án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu).
- Mô hình này nhằm phân bổ nguồn lực thực hiện dự án trong điều kiện hạn chế. Khi nhu cầu nguồn lực đòi hỏi để thực hiện dự án vƣợt quá khả năng huy động có thể, đặt ra vấn đề phải phân bổ nguồn lực theo hƣớng giảm nhẹ hơn, và do vậy có thể sẽ kéo dài thời gian thực hiện dự án.
Theo mô hình này, từ phƣơng án bình thƣờng có thời hạn hoàn thành dài nhƣng chi phí thấp, có thể rút ngắn thời hạn thực hiện các công việc găng bằng cách bổ sung chi phí. Do đó, thời gian thực hiện giảm nhƣng tổng chi phí lại tăng.
Do có sự phụ thuộc (giả thiết là tuyến tính) giữa việc giảm giá thành (chi phí biên của mỗi công việc) với việc kéo dài thời gian thực hiện từng công việc và đƣờng găng. Nên để giảm chi phí trực tiếp của phƣơng án đẩy nhanh, bạn có thể tác động đến thời gian dự trữ của công việc không găng, vì việc chậm trễ thực hiện các công viêc này không làm ảnh hƣởng đến toàn bộ thời gian hoàn thành dự án.