9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
2.3. Thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO
2.3.3.2. Quy trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông Lưu trữ
Lưu trữ Bộ KH&CN
Phông Lưu trữ Bộ KH&CN rất đa dạng, phong phú về thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Chính vì vậy nên trong q trình làm việc, các cán bộ, cơng chức khi cần đến hồ sơ, tài liệu sẽ trực tiếp đến Phòng Lưu trữ để được khai thác và sử dụng tài liệu. Các tài liệu thường xuyên được khai thác sử dụng tại Lưu trữ Bộ là các Quyết định, công văn do Bộ ban hành, các văn bản quy phạm pháp luật hay các sách, ấn phẩm chuyên ngành … Mỗi cán bộ, cơng chức có thể cùng một lúc khai thác sử dụng nhiều văn bản, tài liệu khác nhau với các hình thức như: Đọc tại chỗ, photo, sao y hoặc mượn nhưng thơng thường nhất là hình thức photo.
Biểu đồ 2.2. Số lượt khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Bộ KH&CN.8
Quy trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Bộ KH&CN được thực hiện như sau:
Số
TT Nội dung công việc Trách nhiệm Tài liệu và biểu
mẫu áp dụng
01 Đăng ký yêu cầu KTSD:
- Tiếp nhận yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu, thông tin - Xem xét, trình TP - Người KTSD - KTSD- BKHCN/VP-LT - BM 01,02,03- BKHCN/VP-LTr - Trình duyệt cấp có thẩm quyền - LĐVP - TP Lưu trữ - CBCV được phân công - BM 01,02,03- BKHCN/VP-LTr 02 Phục vụ KTSD:
- Thực hiện việc cung cấp tài liệu, thông tin cho tổ chức, cá
- CBCV được phân công - Người KTSD
nhân có nhu cầu.
- Cập nhật vào sổ theo dõi - Kiểm soát việc sử dụng tài liệu lưu trữ
- TP Lưu trữ - CBCV được phân công 03 - Thu hồi tài liệu lưu trữ và
nhập kho
- Kiểm tra, cập nhật vào sổ theo dõi
- Sắp xếp vào vị trí quy định
CBCV được phân công
04 Lưu hồ sơ:
- Sổ theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu - Hồ sơ cần lưu trữ CBCV được phân công BM 04- BKHCN/VP-LTr
Quy trình này được ban hành nhằm thống nhất trình tự, thủ tục trong việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ Văn phòng Bộ KH&CN; áp dụng đối với các Vụ Chức năng, Vụ Chuyên ngành, Phòng, Ban, Đơn vị, bộ phận thuộc Bộ KH&CN (gọi tắt là đơn vị) và các cá nhân, tổ chức có liên quan đến việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ Văn phòng Bộ KH&CN.
Quy trình này cũng được Bộ KH&CN sơ đồ hóa thành sơ đồ dịng chảy như sau:
Sơ đồ dòng chảy: Trách nhiệm Người khai thác, sử dụng TLLT Trưởng phòng Lưu trữ Lãnh đạo Văn phòng Bộ CBCV được phân cơng
Trưởng phịng Lưu trữ CBCV được phân công Thủ kho lưu trữ
Người khai thác, sử dụng TLLT
Trưởng phòng Lưu trữ CBCV được phân công
Cán bộ, công chức và viên chức được giao lập HS việc.
Trưởng phịng
CBCV được phân cơng
Đăng ký nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trình, duyệt
Làm thủ tục giao nhận tài liệu lưu trữ
Kiểm soát việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Thu hồi tài liệu lưu trữ và nhập kho lưu trữ
Mô tả sơ đồ dịng chảy
• Đăng ký nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:
Cán bộ Phịng Lưu trữ được phân cơng có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của người khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, hướng dẫn việc đăng ký nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu vào mẫu phiếu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Đối với tài liệu thuộc thẩm quyền của Trưởng phòng Lưu trữ sử dụng biểu mẫu BM 01-BKHCN/VP-LTr (Phụ lục 9).
- Đối với tài liệu thuộc thẩm quyền Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt sử dụng biểu mẫu BM 02-BKHCN/VP-LTr (Phụ lục 9).
- Đối với tài liệu thuộc thẩm quyền của Lãnh đạo Bộ phê duyệt sử dụng biểu mẫu BM 03-BKHCN/VP-LTr (Phụ lục 9).
• Trình, duyệt
Tất cả các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sau khi đã đăng ký, CBCV được phân cơng phải có trách nhiệm trình Trưởng phịng Phịng Lưu trữ xem xét, ghi ý kiến và chuyển đến cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định tại Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ KH&CN.
• Thực hiện việc cung cấp tài liệu, thông tin cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu.
Các nhu cầu khai thác sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt được chuyển lại Trưởng phòng Lưu trữ. Trưởng phòng Lưu trữ căn cứ vào ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm quyền để tổ chức thực hiện khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo trình tự sau đây:
- CBCV được phân công chuyển phiếu khai thác sử dụng và kết quả tra tìm cho thủ kho để nhận hồ sơ tài liệu.
- Thủ kho rút tài liệu và xuất kho bàn giao cho CBCV được phân công. - CBCV được phân công ghi sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ và chuyển giao tài liệu cho Người khai thác sử dụng.
- Người khai thác sử dụng ký vào sổ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để nhận tài liệu.
• Kiểm sốt việc sử dụng tài liệu lưu trữ
- CBCV được phân cơng phải có trách nhiệm kiểm sốt, kiểm tra, nhắc nhở người khai thác sử dụng tài liệu thực hiện đúng nội quy, quy định về việc bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Nếu nhu cầu sử dụng bản sao tài liệu của độc giả đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì CBCV được phân cơng trực tiếp tiến hành các thủ tục sao chụp theo quy định hiện hành.
• Thu hồi, nhập tài liệu trở lại kho lưu trữ
- Đối với tài liệu chỉ cho phép đọc, nghiên cứu tại chỗ, cho mượn, CBCV được phân cơng phải có trách nhiệm thu hồi và kiểm tra tài liệu khi người sử dụng bàn giao.
- Khi đã thực hiện xong việc cấp bản sao, bản Photocopy hoặc khi người sử dụng tài liệu đã hết nhu cầu sử dụng và hồn trả tài liệu mượn, CBCV được phân cơng phải kiểm tra lại các tài liệu gốc, nhập ngày thu hồi tài liệu và bàn giao nhập trở lại kho lưu trữ.
- Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra số lượng và chất lượng của hồ sơ tài liệu khi CBCV được phân công nhập trở lại kho lưu trữ, trả hồ sơ tài liệu về đúng vị trí quy định trong kho lưu trữ.
• Lưu hồ sơ việc
Phiếu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sau khi đã được thực hiện xong sẽ phải lưu hồ sơ công việc về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
❖ Đánh giá, nhận xét quy trình • Ưu điểm:
Quy trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Bộ KH&CN đảm bảo được tính hợp lý, khoa học.
Các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đều được trình Trưởng phịng Lưu trữ xem xét và chuyển đến các cấp có thẩm quyền để phê duyệt.
Việc vào sổ theo dõi phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ và yêu cầu người khai thác, sử dụng ký vào sổ giúp cho các cán bộ, chuyên viên lưu trữ được thuận lợi trong việc theo dõi và kiểm sốt tình hình sử dụng tài liệu.
• Hạn chế:
- Việc kiểm tra, kiểm sốt, nhắc nhở người khai thác, sử dụng tài liệu tuân thủ các quy định về bảo quản tài liệu và trả tài liệu đúng thời hạn vẫn chưa được thực hiện hiệu quả. Tuy trường hợp người khai thác sử dụng tài liệu “quên” không trả lại hoặc làm thất lạc tài liệu, hồ sơ rất hiếm khi xảy ra nhưng trên thực tế vẫn cịn tồn tại tình trạng này.
- Các cán bộ, chuyên viên lưu trữ thường lơ là, để cho người khai thác, sử dụng tài liệu tự ý tiến hành các thủ tục sao chụp trong khi đó là trách nhiệm của người làm lưu trữ.