9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
3.4. Chú trọng công tác thi đua, khen thưởng trong việc xây dựng, áp dụng,
dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL.
Hàng năm, Bộ KH&CN nên có những hoạt động tổng kết về việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008. Hoạt động tổng kết phải đi kèm với các hình thức khen thưởng xứng đáng đối với những cá nhân, đơn vị đạt thành tích cao. Đối với những cá nhân, đơn vị có thành tích trong việc xây dựng, áp dụng HTQLCL thì Bộ trưởng Bộ KH&CN cùng với BCĐ ISO có thể tuyên dương và tặng Bằng khen. Việc này sẽ khích lệ, động viên tinh thần các cán bộ, chuyên viên giúp cho họ ý thức được trách nhiệm của mình và hăng say với cơng việc. Bên cạnh việc khen thưởng, động viên thì Bộ cũng cần có những biện pháp nhắc nhở, đơn đốc triệt để đối với những cá nhân, đơn vị trong Bộ chưa có ý thức tự giác, khơng nghiêm túc trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL.
3.5. Đầu tư ngân sách cho việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL.
Hiện Bộ KH&CN đã hoàn thành xong việc xây dựng 13/13 HTQLCL của Bộ và đang ở trong giai đoạn áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL. Đây là một quá trình bao gồm nhiều bước, từ đào tạo nâng cao nhận thức về ISO; đào tạo kỹ năng xây dựng các văn bản, quy trình trong HTQLCL; xác định phạm vi của HTQLCL; soạn thảo và xem xét, phê duyệt các tài liệu, quy trình trong HTQLCL đến đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận, thanh tra kiểm tra và duy trì, cải tiến HTQLCL. Q trình khá phức tạp này khơng phải chỉ thực hiện là xong mà nó có thể lặp đi lặp lại nhiều lần nếu như chưa phù hợp, được thực hiện trong một thời gian dài và với sự phối hợp của nhiều cá nhân, đơn vị. Chính vì vậy, kinh phí đầu tư cho lĩnh vực HTQLCL không phải là con số nhỏ. Mặc dù hàng năm Bộ KH&CN đã có dự tốn kinh phí cho ISO nhưng trên thực tế thì vẫn cịn nhiều cơng việc khơng thể thực hiện được do thiếu nguồn kinh phí như: xây dựng mục tiêu chất lượng, điều chỉnh quy trình ISO hay việc tập huấn về ISO… Bởi vậy, Bộ KH&CN cần chú trọng, quan tâm đặc biệt hơn nữa trong xây dựng chính sách tài chính cho ISO. Khi lập dự tốn kinh phí cho ISO theo từng
năm, khoản kinh phí dự tốn phải cụ thể, chi tiết cho từng hạng mục công việc; ưu tiên đầu tư cho những cơng việc có tính chất cấp thiết.
3.6. Hướng tới áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Ngồi các giải pháp nói trên thì hiện nay, Bộ KH&CN có thể tham khảo và bắt tay vào cải tiến HTQLCL lên phiên bản TCVN ISO 9001:2015.
Theo hướng dẫn của Diễn đàn các tổ chức công nhận quốc tế (IAF), các tổ chức, doanh nghiệp đã được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có 03 năm kể từ ngày 15/9/2015 - ngày ban hành tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Điều này có nghĩa là giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chỉ được cấp kể từ ngày 15/9/2015 và mọi giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ hết hiệu lực sau ngày 14/9/2018.
Để chuyển đổi sang tiêu chuẩn ISO 9001:2015, Bộ KH&CN cần thực hiện những nội dung sau:
- Nghiên cứu tiêu chuẩn ISO 9001:2015; - Xây dựng kế hoạch chuyển đổi HTQLCL;
- Đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho toàn cơ quan; - Rà soát lại cấu trúc của hệ thống tài liệu;
- Bổ sung/duy trì các thông tin dạng văn bản (các tài liệu mới) phù hợp với quy mô và mức độ áp dụng;
- Xác định bối cảnh của cơ quan;
- Xác định các bên liên quan có ảnh hưởng tới HTQLCL; - Xác định phạm vi của HTQLCL;
- Phân cơng lại trách nhiệm quyền hạn (nếu có thay đổi); - Ban hành lại Chính sách chất lượng (nếu có thay đổi); - Phê duyệt hệ thống tài liệu theo ISO 9001:2015;
- Đào tạo, phổ biến về tiêu chuẩn ISO 9001:2015, về HTQLCL, về Chính sách chất lượng cho tồn bộ cán bộ, công chức trong cơ quan;
- Xây dựng các mục tiêu, kế hoạch thực hiện của HTQLCL; - Xác định và đánh giá rủi ro và cơ hội;
- Thiết lập các quá trình vận hành; - Đánh giá kết quả thực hiện;
- Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015; - Thực hiện đánh giá nội bộ HTQLCL theo tiêu chuẩn mới; - Thực hiện hoạt động Xem xét của lãnh đạo;
- Liên hệ với các tổ chức chứng nhận để được đánh giá theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Như vậy, chương 3 đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong toàn cơ quan Bộ nói chung và trong cơng tác văn thư, lưu trữ nói riêng. Để thực hiện được những giải pháp này địi hỏi tất cả Lãnh đạo, cán bộ, cơng chức trong Bộ KH&CN cùng cố gắng hết sức mình, quyết tâm và kiên trì thực hiện theo sự chỉ đạo, dẫn dắt của Lãnh đạo Bộ và BCĐ ISO. Chắc chắn rằng, HTQLCL của Bộ KH&CN theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ ngày càng được cải tiến và nâng cao hiệu quả trong hoạt động của toàn cơ quan.
C. PHẦN KẾT LUẬN
Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ” tại chương một đã đưa ra một cách nhìn chung nhất về HTQLCL và bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong đó có HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Tiếp đó, chương hai đã giới thiệu sơ lược về Bộ KH&CN đồng thời nêu lên tình hình áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư, lưu trữ và chương ba là đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống. Từ thực trạng và các giải pháp đã nêu, tác giả xin đưa ra một số khuyến nghị như sau:
Thứ nhất, quan trọng nhất là sự cam kết của lãnh đạo và sự tham gia của tồn thể cán bộ, cơng chức tại Bộ KH&CN. Vì vậy, triển khai áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong cơng tác văn thư, lưu trữ địi hỏi sự quan tâm, sự duy trì thường xuyên để mang lại hiệu quả thật sự. Đây là điều mà lãnh đạo Bộ cần làm để mọi thành viên có thể hiểu được quyền lợi và trách nhiệm của mỗi người vì mục tiêu chung góp phần nâng cao hiệu suất công việc.
Thứ hai, cần chú trọng hơn nữa các hoạt động tập huấn, đào tạo nhận thức về ISO và thực hiện cơng tác kiểm tra, đánh giá. Có như vậy, cán bộ, cơng chức mới thông hiểu được bản chất của hệ thống để áp dụng vào thực tiễn nhuần nhuyễn, hiệu quả; đồng thời ý thức và trách nhiệm của họ cũng được nâng cao.
Thứ ba, lãnh đạo Bộ cần chỉ đạo các bộ phận, đơn vị áp dụng HTQLCL trên cơ sở rút kinh nghiệm và từng bước chấn chỉnh hoạt động của đơn vị. Từ đó, các đơn vị triển khai kế hoạch áp dụng ISO tới các cán bộ, cơng chức trong đơn vị mình để phát huy sức mạnh và khả năng sáng tạo của mình.
Việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ đối với tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung và tại Bộ KH&CN nói riêng đã phần nào đem lại hiệu quả, tuy nhiên vẫn cịn tồn tại nhiều khó khăn, thử thách. Nhưng chắc chắn, với sự chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước và với sự quyết tâm, nỗ lực của toàn bộ cán bộ, nhân viên trong tổ chức thì HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 sẽ trở thành một cơng
cụ quản lý hữu ích trong mọi lĩnh vực.
Vì thời gian có hạn nên trong phạm vi khóa luận này, những nội dung nêu trên mới chỉ là kết quả nghiên cứu bước đầu. Bên cạnh đó vẫn cịn rất nhiều vấn đề cần được tiếp tục nghiên cứu trong thời gian tới. Tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để đề tài được hoàn thiện hơn.
D. TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Khoa học và Công nghệ (2008), TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống
quản lý chất lượng – Các yêu cầu, Xuất bản lần 3, Hà Nội.
2. Bộ Khoa học và Công nghệ (2007), TCVN ISO 9000:2007 Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng, Hà Nội.
3. Ngô Phúc Hạnh (2011), Giáo trình Quản lý chất lượng, NXB Khoa
học Kỹ thuật, Hà Nội.
4. Nguyễn Lệ Nhung (2003), Công tác văn thư, lưu trữ với việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng TCVN 9001:2000, Bài viết trên website:
http://vanthuluutru.com.
5. Đỗ Đức Phú (2012), Giáo trình Quản lý chất lượng sản phẩm, NXB
Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh.
6. Nguyễn Thị Thuận (2010), Hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 9001:2008 tại Công ty TNHH giải pháp phần mềm CMC soft,
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ngành Khoa học quản lý, Trường Đại học Kinh tế quốc dân.
7. Hoàng Thị Thu Thủy (2011), Một số giải pháp hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Kinh doanh địa ốc Hịa Bình, Luận văn thạc sĩ Kinh tế, Trường Đại
học Kinh tế TP.HCM.
8. David Hoyle & Richard Barrett, người dịch: Nguyễn Trung Tín, Phạm Phương Hoa (1997), Sổ tay hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn đo lường ISO 9000, NXB Thống Kê, Hà Nội.
9. Phạm Thị Thu Trang (2007), Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 tại Tổng Công ty Công nghệ thông tin Bạch Đằng, Báo cáo thực
tập nghiệp vụ ngành Hệ thống thông tin quản lý, Viện Đại học Mở Hà Nội. 10. Nhóm sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh (2013), Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và ISO 14001:2004 tại Cơng ty Cổ phần Xích líp Đơng Anh, Báo cáo thực tập tốt
11. Sổ tay chất lượng của Bộ Khoa học và Công nghệ. 12. http://www.iso.org.
13. Website của Viện Năng suất Việt Nam: http://www.vnpi.ecentura.com 14. Bài viết “Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008 trong công tác quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ” của ThS. Nguyễn Thị Trà
Lê – Vụ Pháp chế, Bộ Nội vụ trên website của Viện Khoa học tổ chức nhà nước - Bộ Nội vụ: http://isos.gov.vn.
15. Bách khoa toàn thư mở Wikipedia: http://vi.wikipedia.org.
16. Danh mục tài liệu trong Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO trên website Bộ Nội vụ: http://www.moha.gov.vn/danh- muc.html?cateId=651&page=2
PHỤ LỤC
1. Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ.
2. Quyết định số 1560/QĐ-BKHCN ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc thành lập Ban chỉ đạo triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại Bộ Khoa học và Công nghệ.
3. Quyết định số 68/QĐ-VP ngày 08 tháng 7 năm 2014 của Chánh Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ về việc thành lập Tổ công tác ISO.
4. Quyết định số 175/QĐ-VP ngày 29 tháng 12 năm 2014 của Chánh Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ về việc thay đổi thành viên Tổ công tác ISO.
5. Sổ tay chất lượng Bộ Khoa học và Công nghệ.
6. Mục tiêu chất lượng của Bộ Khoa học và Công nghệ đến 2014.
7. Danh mục tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Bộ Khoa học và Công nghệ.
8. Quy trình tác nghiệp theo chức năng Phịng Hành chính – Tổ chức. 9. Quy trình tác nghiệp theo chức năng Phòng Lưu trữ.
10. Báo cáo tổng kết số 1051/BC-BCĐ ISO ngày 27 tháng 3 năm 2014 của Ban chỉ đạo ISO về tình hình triển khai kế hoạch xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 năm 2012 – 2013.
11. Báo cáo số 5209/BC-BCĐ ISO ngày 31 tháng 12 năm 2015 của Ban chỉ đạo ISO về kết quả thực hiện Kế hoạch kiểm tra việc áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại các đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ năm 2015.
12. Quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ được ban hành kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ.