9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
3.3. Tăng cường thanh tra, kiểm tra trong áp dụng HTQLCL
Thanh tra, kiểm tra trong việc áp dụng HTQLCL tại các đơn vị thuộc Bộ KH&CN có vai trị đặc biệt quan trọng:
- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện áp dụng HTQLCL theo kế hoạch của BCĐ ISO và của đơn vị xem có chính xác và đúng tiến độ khơng, chính xác bao nhiêu phần trăm và có cần chỉnh sửa, bổ sung gì khơng.
- Thanh tra kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể trong quá trình áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL.
- Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, cơng bằng.
Chính bởi những mục đích này mà BCĐ ISO của Bộ KH&CN cần phối hợp với Tổ công tác ISO và các cá nhân, đơn vị khác để tiến hành việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch áp dụng ISO đối với từng hệ thống, từng đơn vị.
Cần tăng cường hình thức kiểm tra trực tiếp tại cơ sở, hạn chế hình thức kiểm tra qua báo cáo bởi chỉ có kiểm tra trực tiếp mới đem lại cái nhìn thực tế, khách quan, chính xác.
Tổ cơng tác ISO trực thuộc Văn phịng Bộ KH&CN, vì vậy rất thuận tiện trong việc giám sát, theo dõi, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ có thực hiện theo đúng những quy trình của HTQLCL hay khơng.
Hàng năm, BCĐ ISO cần phải lên kế hoạch chi tiết cho những đợt kiểm tra định kỳ và trình Lãnh đạo Bộ xem xét. Bên cạnh đó, có thể kiểm tra đột xuất một số đơn vị để thu được kết quả toàn diện nhất.
Sau mỗi đợt kiểm tra, BCĐ ISO cùng với Tổ công tác ISO lập báo cáo cụ thể về kết quả kiểm tra và đề xuất khen thưởng, kỷ luật xứng đáng với từng đơn vị.