9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
2.3.2.2.Quy trình tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến
2.3. Thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO
2.3.2.2.Quy trình tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến
Hàng năm, Văn thư Bộ KH&CN nhận được những văn bản đến từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân với khối lượng rất lớn. Những văn bản đến có đầy đủ các loại văn bản khác nhau như: công văn, báo cáo, giấy mời, quyết định, thông tư, nghị định, thông báo, đơn thư khiếu nại … nhưng chủ yếu vẫn là cơng văn. Nhìn vào Biểu đồ số lượng văn bản đến Bộ KH&CN ta có thể nhận thấy được khối lượng văn bản cũng như công việc hàng năm mà Văn thư Bộ phải tiếp nhận và xử lý là rất lớn.
Biểu đồ2.1. Số lượng văn bản đến của Bộ KH&CN qua các năm.7
Như vậy, số lượng văn bản đến Bộ mỗi năm cũng trên dưới 20000 văn bản. Nếu như khơng có quy định cụ thể thì việc xử lý số lượng văn bản đến lớn như vậy sẽ không thể thống nhất, kém hiệu quả và nhiều rủi ro. Bộ đã xây dựng quy trình tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến gồm 03 bước lớn như sau:
Số
TT Nội dung công việc Trách nhiệm mẫu áp dụng Tài liệu/Biểu 1.0 Quy trình chung:
- Tiếp nhận văn bản đến.
- Phân loại, vào sổ theo dõi, cho số đến và trình Lãnh đạo VP.
CBVT 3; 4 HD2- BKHCN/VP-
HCTC - Bổ sung thông tin vào sổ theo dõi.
- Thực hiện phân phối, chuyển giao văn bản theo ý kiến của CVP.
1.1 Trường hợp văn bản mang tính thơng báo, không yêu cầu hồi đáp:
- Đăng ký vào sổ và thực hiện chuyển giao, phân phối văn bản theo ý kiến của CVP.
CBVT 3; 4 HD2- BKHCN/VP-
HCTC
1.2 Trường hợp văn bản cần phải hồi đáp chính thức:
- Đăng ký vào sổ và thực hiện chuyển giao, phân phối văn bản theo ý kiến của CVP.
- Theo dõi quá trình hồi đáp của các đơn vị có trách nhiệm giải quyết VB.
- Xem xét và báo cáo CVP khi cần thiết.
CBVT 3; 4 HD2- BKHCN/VP-
HCTC
1.3 Trường hợp liên quan đến TTHC:
- Phân loại, cấp giấy giao nhận hồ sơ - Vào sổ theo dõi, cho số.
- Chuyển VB và hồ sơ cho đơn vị giải quyết TTHC CBVT 3; 4 BM02- BKHCN/VP- HCTC HD2- BKHCN/VP- HCTC
2.0 Mã hóa thơng tin văn bản đến HD3-
BKHCN/VP- HCTC - Nhập thông tin về công văn đến (bao
gồm VB đến, bì khơng mở) vào phần mềm VP-Net theo các tiêu chí của phần mềm.
NVVT 4
3.0 Lưu hồ sơ:
- Sổ theo dõi văn bản đến
CBVT 3 HD4- BKHCN/VP-
Mơ tả quy trình:
Bước 01: Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến
- Văn bản đến từ mọi nguồn, kể cả bản fax (trong và ngồi giờ hành chính), phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho Trưởng phòng xem xét, giải quyết.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được xử lý như sau:
- Loại khơng bóc bì: Các bì gửi cho tổ chức Đảng, Cơng đồn, Đồn thanh niên CSHCM và các bì gửi đích danh người nhận. Các văn bản này được bỏ vào Hộp thư riêng của đơn vị để chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản MẬT, văn bản gửi đích danh Bộ trưởng, Thứ trưởng thì phải làm thủ tục đăng ký vào sổ "Bì khơng bóc" sau đó chuyển cho phịng Tổng hợp hoặc chuyển cho Chánh Văn phòng.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì cịn lại. Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Khơng gây hư hại đối với văn bản trong bì; khơng làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả
lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến nếu cần).
Đối với những văn bản đến khơng thuộc diện đăng ký tại văn thư thì khơng phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
d) Đăng ký văn bản đến:
- Đăng ký văn bản đến theo các tiêu chí trong sổ Đăng ký văn bản đến do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành.
- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; khơng viết bằng bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt những từ, cụm từ khơng thơng dụng.
2. Trình và chuyển giao văn bản đến
a) Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải trình Chánh Văn phòng Bộ cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn thư Công văn Đến bổ sung thông tin về đơn vị giải quyết vào sổ đăng ký văn bản đến.
b) Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết theo ý kiến của Chánh Văn phịng: Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ.
• Trường hợp văn bản mang tính thơng báo, khơng u cầu hồi đáp: Đăng ký vào sổ theo dõi và thực hiện chuyển giao, phân phối văn bản theo ý kiến chỉ đạo của CVP.
• Trường hợp văn bản cần phải hồi đáp chính thức:
+ Đăng ký vào sổ theo dõi và thực hiện chuyển giao, phân phối văn bản theo ý kiến của CVP. Có ký nhận với đơn vị nhận văn bản.
+ Xem xét và báo cáo CVP khi cần thiết.
• Trường hợp liên quan đến thủ tục hành chính:
+ Phân loại, cấp phiếu nhận hồ sơ cho người mang hồ sơ đến.
+ Đăng ký vào sổ theo dõi.
+ Chuyển văn bản và hồ sơ cho đơn vị giải quyết thủ tục hành chính.
Bước 2: Mã hóa thơng tin văn bản đến
Nhập thông tin về công văn đến (bao gồm VB đến, bì khơng mở) vào phần mềm VP-Net theo các tiêu chí của phần mềm.
Bước 3: Lưu hồ sơ
Hồ sơ lưu là các sổ đăng ký, sổ theo dõi văn bản đến. Sau 02 năm, các sổ này được nộp về Phịng Lưu trữ.
❖ Nhận xét, đánh giá quy trình
Quy trình tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến đã quy định thống nhất các nghiệp vụ mà cán bộ văn thư phải thực hiện. Kèm theo quy trình là các hướng dẫn, các biểu mẫu cụ thể giúp cho các cán bộ văn thư hiểu rõ được phương pháp và phương tiện để thực hiện công việc của mình. Điều này đã mang đến nhiều thuận tiện đáng kể, giảm thiểu được những sai sót khơng đáng có.
Việc tiếp nhận, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến, cho số đến, ngày đến được thực hiện rất tốt. Bên cạnh đó, việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản thay cho hình thức trình và xin ý kiến phân phối văn bản thủ công đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức. Cán bộ văn thư chỉ việc cập nhật thông tin văn bản đến lên phần mềm và Chánh Văn phòng Bộ sẽ đăng nhập vào hệ thống và cho bút phê.
Bên cạnh những điểm đạt được thì quy trình này vẫn cịn tồn tại những hạn chế hiện vẫn chưa được khắc phục.
• Hạn chế
Quy trình tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến vẫn cịn một số điểm chưa có tính khả thi như:
- Công đoạn theo dõi việc giải quyết, xử lý văn bản đến còn chưa được phát huy: văn bản đến sau khi ra khỏi Văn thư Bộ là hết trách nhiệm, cán bộ văn thư không thực hiện đôn đốc, theo dõi, quản lý việc giải quyết văn bản. Trừ trường hợp
do yêu cầu của Lãnh đạo Bộ thì cán bộ văn thư mới gọi điện đến đơn vị có trách nhiệm giải quyết văn bản để hỏi xem việc giải quyết đến đâu.
- Thiếu sự kiểm sốt đối với các cơng đoạn: ví dụ như trường hợp của cán bộ văn thư Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ (ĐTG). Một bì thư của Cơng ty Mộc Nghệ thuật được chuyển thơng thường gửi đích danh Vụ ĐTG có dấu của Bưu điện ngày 23/01/2016. Do thư được chuyển thường chứ không chuyển phát nhanh nên cán bộ văn thư nhận văn bản đến đã bỏ bì thư này vào cốp tài liệu của Vụ ĐTG. Đến ngày 15/02/2016, cơ quan bắt đầu làm việc lại sau khi nghỉ Tết Nguyên Đán thì liên tục nhận được điện thoại của Công ty Mộc Nghệ thuật hỏi về văn bản của họ Bộ KH&CN có nhận được khơng và hiện đã được giải quyết chưa. Cán bộ văn thư tiến hành tra tìm trong sổ đăng ký văn bản đến thì khơng thấy, đồng thời gọi điện cho bưu điện thì bưu điện cho biết cán bộ văn thư đã ký nhận bì thư đó. Văn thư Bộ liên hệ với Vụ ĐTG để tìm thì cũng khơng có kết quả và u cầu Công ty Mộc nghệ thuật gửi lại bộ hồ sơ khác. Nhưng khoảng một tuần sau thì cán bộ văn thư của Vụ ĐTG mang chính bì thư đã thất lạc kia xuống Văn thư Bộ để thắc mắc tại sao đến bây giờ họ mới nhận được ở trong cốp trong khi dấu bưu điện đã từ rất lâu rồi. Rõ ràng, trong sự việc này đã có sự nhầm lẫn bởi văn thư đơn vị ngày nào cũng phải đến lấy thư, tài liệu trong tủ cốp. Để ISO thực sự phát huy tác dụng thì bản thân quy trình này phải phát hiện được lỗi sai và nguyên nhân của nó; đồng thời xác định được trách nhiệm thuộc về ai. Chính vì vậy mà Bộ ln cần phải cải tiến, triệt để các quy định ISO.
2.3.3. Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác lưu trữ. 9001:2008 trong công tác lưu trữ.
Trong công tác lưu trữ, Bộ cũng đã soạn thảo và ban hành 02 quy trình chính dựa trên HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008. Hai quy trình này bao gồm:
- Quy trình thu thập hồ sơ, tài liệu và thực hiện công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu đã thu thập.
- Quy trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Bộ KH&CN.
❖ Mục đích của các quy trình trong cơng tác lưu trữ
Bộ KH&CN xây dựng và duy trì việc áp dụng quy trình này nhằm thống nhất trình tự, thủ tục trong việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ và thực hiện một cách khoa học công tác thu thập, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Bộ KH&CN.
❖ Phạm vi áp dụng của các quy trình trong cơng tác lưu trữ
Các quy trình này được áp dụng cho các hoạt động theo chức năng của Phòng Lưu trữ thuộc phạm vi HTQLCL của Văn phòng Bộ KH&CN.
❖ Định nghĩa/viết tắt
- CBCV: Cán bộ, chuyên viên - CVP: Chánh VP BKHCN
- DV: Dịch vụ
- HD BQTL: Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ (Ban hành kèm theo
Công văn số 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước)
- HD: Hướng dẫn công việc
- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng
- KH&CN: Khoa học và Công nghệ - KTSD: Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ - LĐVP: Lãnh đạo Văn phòng Bộ
- LTr: Lưu trữ.
- QC VTLT: Quy chế Văn thư, lưu trữ của Bộ KH&CN ban hành kèm theo Quyết định 2825/QĐ-BKHCN ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng Bộ KH&CN
- QĐ 128: Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo TCVN ISO 9001: 2000 .
- QT: Quy trình - SP: Sản phẩm
- STCL: Sổ tay chất lượng - TP: Trưởng Phòng
- TT 09: Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng
- VP BKHCN: Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ - VTLT: Văn thư và lưu trữ