9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
1.1.3.3. Nội dung áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:
9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
a) Đối với công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cơng việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với cơng tác văn thư. Do vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức. Để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, cần áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thơng thường);
- Quy trình quản lý văn bản đi; - Quy trình quản lý văn bản đến; - Quy trình tiếp nhận hồ sơ;
- Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư…[4;3]
b) Đối với công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về lựa chọn, bổ sung tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, cần áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:
- Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu; - Quy trình phân loại tài liệu;
- Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn…);
- Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phịng đọc; - Quy trình tu bổ tài liệu;
- Quy trình vệ sinh tài liệu; - Quy trình khử trùng tài liệu; - Quy trình khử a xít cho tài liệu;
- Quy trình lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trình chụp Micrơphim; Quy trình tráng, rửa; Quy trình kiểm tra chất lượng phim…).[4;3]