9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
1.3. Cơ sở pháp lý về áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN
TCVN ISO 9001:2008.
Nhà nước ta đã và đang xây dựng một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO. Đây là những căn cứ quan trọng giúp cho các cơ quan, tổ chức hiểu rõ về vai trò cũng như cách thức để triển khai, xây dựng và áp dụng HTQLCL một cách nghiêm túc, hiệu quả.
Văn bản cao nhất là Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XI, kỳ họp thứ 9.
Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XII, kỳ họp thứ 2.
Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa.
Ngày 20 tháng 6 năm 2006, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Tại Điều 2, Quyết định quy định rõ: “Quyết định này áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước sau đây: Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”. Ngồi ra cũng khuyến khích các
cơ quan hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quốc phòng và an ninh; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, các cơ quan sự nghiệp trực tiếp phục vụ quản lý nhà nước, các đơn vị sự nghiệp khác của nhà nước (các viện, trường, bệnh viện,...) xây dựng và thực hiện HTQLCL theo Quyết định này. Đây là văn bản pháp luật đầu tiên quy định việc áp dụng HTQLCL vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên, vào thời điểm đó thì nước ta chưa có tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 nên vẫn áp dụng theo tiêu chuẩn cũ 9001:2000.
118/2009/QĐ-TTg về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg. Quyết định này quy định thay thế tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 bằng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đồng thời cũng nhấn mạnh:
“Xác định việc xây dựng và áp dụng HTQLCL là một nội dung bắt buộc của cơng tác cải cách hành chính và là tiêu chí để xem xét, quyết định việc thi đua, khen thưởng hàng năm đối với các cơ quan hành chính; chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì hiệu lực, hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc.”6
Tính đến hiện tại, văn bản quy phạm pháp luật vẫn đang có hiệu lực và thay thế cho Quyết định 144/2006/QĐ-TTg và Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg là Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm 2014 về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Tại Điều 1, Quyết định đã nêu rõ: “Quyết định này quy định về việc
xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, bao gồm: Xây dựng, áp dụng, công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO 9001:2008 và việc duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng”.
Bộ KH&CN - với vai trò là cơ quan quản lý về tiêu chuẩn, chất lượng trên toàn quốc – đã xây dựng và ban hành các Thông tư hướng dẫn như Thông tư số 01/2010/TT-BKHCN ngày 25/02/2010 quy định về hoạt động tư vấn, đánh giá và chứng nhận HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với cơ quan hành chính nhà nước; Thơng tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày 21/4/2010 quy định hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành chính nhà nước đối với chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá HTQLCL theo TCVN ISO 9001: 2008 trong cơ quan hành chính nhà nước; Thơng tư số 36/2014/TT-BKHCN ngày 12/12/2014 quy định hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý và chuyên gia đánh giá chứng nhận sản phẩm của tổ chức đánh giá sự phù hợp.
Ngồi ra, cịn có cơng văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng 5 năm 2014 của Bộ KH&CN về việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp giấy chứng nhận HTQLCL theo TCVN ISO 9001.
Như vậy, việc xây dựng những văn bản quy định về HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 nói trên đã tạo ra một hành lang pháp lý quan trọng, là cơ sở để mọi cơ quan, tổ chức triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL vào hoạt động của mình.
Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ không chỉ là yêu cầu mà còn là đòi hỏi cấp thiết của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ giúp cho quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nươc nói chung và Bộ KH&CN nói riêng được vận hành thơng suốt, q trình thơng tin phục vụ cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả. Muốn áp dụng TCVN ISO 9001:2008, cơ quan, tổ chức cần nắm rõ được các nguyên tắc, các yêu cầu, các căn cứ pháp lý và học hỏi kinh nghiệm thực tế của các cơ quan, tổ chức đi trước trong áp dụng HTQLCL nhằm đảm bảo xây dựng được các kế hoạch áp dụng đúng đắn để khi thực hiện trong thực tiễn đạt hiệu quả cao.
Chương 2
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 2.1. Giới thiệu về Bộ KH&CN.
2.1.1. Chức năng.
Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học và công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và cơng nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật.
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức.
Theo Nghị định số 20/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 26/02/2013 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN thì Bộ có cơ cấu tổ chức bao gồm:
1. Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên;
2. Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế - kỹ thuật; 3. Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ;
4. Vụ Công nghệ cao; 5. Vụ Kế hoạch - Tổng hợp; 6. Vụ Tài chính; 7. Vụ Pháp chế; 8. Vụ Tổ chức cán bộ; 9. Vụ Hợp tác quốc tế;
10. Vụ Thi đua - Khen thưởng;
11. Vụ Phát triển khoa học và công nghệ địa phương; 12. Văn phòng Bộ;
13. Thanh tra Bộ;
14. Cục Cơng tác phía Nam;
15. Cục Áp dụng và Phát triển công nghệ; 16. Cục Năng lượng nguyên tử;
17. Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia;
18. Cục Phát triển thị trường và doanh nghiệp khoa học và cơng nghệ; 19. Cục An tồn bức xạ và hạt nhân;
20. Cục Sở hữu trí tuệ;
21. Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng; 22. Ban Quản lý Khu cơng nghệ cao Hịa Lạc;
23. Viện Chiến lược và Chính sách khoa học và cơng nghệ; 24. Văn phịng các Chương trình trọng điểm cấp nhà nước; 25. Báo Khoa học và Phát triển;
26. Tạp chí Khoa học và Cơng nghệ Việt Nam; 27. Trung tâm Tin học;
2.2. Giới thiệu HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại Bộ KH&CN. 9001:2008 tại Bộ KH&CN.
2.2.1. Quá trình triển khai xây dựng và thực hiện.
Theo Nghị định số 20/2013/NĐ-CP, Bộ KH&CN thay mặt Chính phủ hướng dẫn và quản lý hệ thống tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật hay còn gọi chung là HTQLCL trên toàn quốc.
Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là tổ chức thuộc Bộ KH&CN, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ KH&CN quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng trong phạm vi cả nước, gồm: Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa và tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ công về tiêu chuẩn đo lường chất lượng theo quy định của pháp luật.
Là cơ quan quản lý cao nhất về lĩnh vực tiêu chuẩn và chất lượng, Bộ KH&CN đã rất chú trọng trong việc đi đầu về xây dựng và áp dụng HTQLCL.. Ngày 26/12/2011, Bộ trưởng Bộ KH&CN đã phê duyệt Kế hoạch xây dựng và áp dụng HTQLCL đối với các hoạt động liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ (tại Quyết định số 3939/QĐ- BKHCN).
Ngay từ những ngày đầu năm 2012, các đơn vị đã bắt tay vào việc xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch áp dụng ISO. Các đơn vị đã nghiêm túc trong việc rà sốt các thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng của mình và xây dựng thành các tài liệu theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 với sự giúp đỡ, hướng dẫn của cơ quan tư vấn. Các đơn vị thuộc Bộ đã lựa chọn các tổ chức tư vấn, tổ chức chứng nhận có đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật như: Trung tâm năng suất, Công ty Tư vấn chất lượng quốc tế, Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Doanh nghiệp vừa và nhỏ 2 (SMEDEC2) …
Các đơn vị trong Bộ xây dựng và áp dụng HTQLCL theo 07 bước như sau: - Bước 1: Đào tạo nhận thức cho toàn thể cán bộ, công chức trong mỗi HTQLCL.
- Bước 2: Khảo sát thực tế để lựa chọn những lĩnh vực hoạt động cần thiết phải xây dựng và áp dụng HTQLCL, bao gồm các hoạt động quản lý nội bộ và các thủ tục hành chính đã cơng bố.
- Bước 3: Xây dựng và ban hành hệ thống tài liệu theo quy định của TCVN ISO 9001:2008.
- Bước 4: Đào tạo Chuyên gia đánh giá nội bộ.
- Bước 5: Tổ chức đánh giá nội bộ lần 1 theo hệ thống tài liệu đã ban hành để phát hiện những điểm không phù hợp giữa hệ thống tài liệu đã ban hành và thực tế công tác để có biện pháp khắc phục hoặc sửa đổi, bổ sung hệ thống tài liệu.
- Bước 6: Tổ chức đánh giá nội bộ lần 2 để khẳng định tính khả thi của HTQLCL và tiếp tục khắc phục hoặc sửa đổi, bổ sung hệ thống tài liệu (nếu có) nhằm hoàn thiện hệ thống tài liệu. Xem xét của Lãnh đạo bảo đảm HTQLCL được xây dựng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn và các quy định hiện hành, đủ điều kiện để đánh giá chứng nhận và cấp giấy chứng nhận.
- Bước 7: Tổ chức đánh giá cấp Chứng nhận TCVN ISO 9001:2008 cho hệ thống. Việc đánh giá công nhận chất lượng và cấp Chứng nhận do tổ chức Công nhận chất lượng độc lập tiến hành theo các quy định hiện hành nhằm đảm bảo tính khách quan.
Bộ trưởng Bộ KH&CN cũng đã ban hành Quyết định số 1560/QĐ- BKHCN ngày 26 tháng 6 năm 2014 về việc thành lập Ban chỉ đạo triển khai áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại Bộ KH&CN (gọi tắt là Ban chỉ đạo ISO) giúp Bộ trưởng tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại Bộ KH&CN. (Phụ lục 02). BCĐ ISO gồm 07 thành viên: Số TT Họ và tên Chức danh trong BCĐ
1. Ông Trần Việt Thanh, Thứ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ
Trưởng Ban 2. Chánh Văn phịng Bộ Phó Trưởng Ban 3. Phó Tổng cục trưởng, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo
lường Chất lượng
Thành viên 4. Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tổng hợp Thành viên 5. Vụ trưởng Vụ Tài chính Thành viên 6. Vụ trưởng Vụ tổ chức cán bộ Thành viên 7. Vụ trưởng Vụ Pháp chế Thành viên
Cơ quan thường trực của BCĐ ISO là Tổ công tác ISO trực thuộc Văn phòng Bộ được thành lập bởi Quyết định số 68/QĐ-VP ngày 08 tháng 7 năm 2014 của Chánh Văn phòng Bộ KH&CN (Phụ lục 03); gồm các thành viên sau:
STT Họ và tên Chức danh
1. Ông Trương Khánh Tồn, Trưởng phịng Hành chính – Tổ chức
Tổ trưởng
2. Bà Lê Thị Thu Hồn, Chun viên Văn phịng Bộ Thành viên 3. Ông Hồng Thanh Liêm, Chun viên Văn phịng Bộ Thành viên
Tổ công tác ISO có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phịng Bộ chủ trì tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ như sau:
• Lập, sửa đổi, bổ sung kế hoạch triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2008 và dự trù kinh phí thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính, trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt;
• Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tiến độ triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ theo kế hoạch đã được phê duyệt;
• Xây dựng kế hoạch và tổ chức các lớp đào tạo về việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL và nghiệp vụ kiểm tra cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ;
• Hằng năm, tổ chức kiểm tra việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ theo kế hoạch đã được phê duyệt; tổng hợp và báo cáo về kết quả kiểm tra.
2.2.2. Kết quả đạt được
Tính đến hiện tại, Bộ KH&CN đã hoàn thành việc xây dựng và đang triển khai áp dụng 13/13 HTQLCL, gồm các HTQLCL của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ sau:
1. Khối Cơ quan Bộ gồm: Vụ Công nghệ cao; Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên; Văn phòng Đăng ký hoạt động KH&CN; Vụ Pháp chế; Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ; Vụ Thi đua - Khen thưởng; Vụ Tổ chức cán bộ; Vụ Kế hoạch - Tổng hợp; Vụ Tài chính; Vụ KH&CN các ngành kinh tế
- kỹ thuật; Vụ Hợp tác quốc tế; một số phòng thuộc Văn phòng Bộ (Phòng Quản lý đầu tư xây dựng; Phịng Quản trị - Y tế; Phịng Hành chính - Tổ chức; Phòng Lễ Tân; Phòng Tổng hợp; Phòng Lưu trữ).
2. Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng; 3. Cục Năng lượng nguyên tử;
4. Cục Áp dụng và phát triển công nghệ;
5. Cục Phát triển thị trường và doanh nghiệp khoa học và công nghệ. 6. Cục Sở hữu trí tuệ;
7. Cục Thơng tin khoa học và công nghệ quốc gia; 8. Cục An toàn bức xạ và hạt nhân;
9. Cục Cơng tác phía Nam
10. Ban Quản lý Khu cơng nghệ cao Hịa Lạc; 11. Quỹ Phát triển khoa học và cơng nghệ quốc gia; 12. Văn phịng Chứng nhận hoạt động cơng nghệ cao. 13. Văn phịng các Chương trình trọng điểm cấp Nhà nước;
Tất cả các HTQLCL nói trên đều được cấp Giấy chứng nhận HTQLCL hoặc đơn vị tự cơng bố việc áp dụng HTQLCL.
Nhìn chung, 13 HTQLCL này bao gồm các quy trình, thủ tục khác nhau nhưng lại có mối quan hệ hỗ trợ, bổ sung cho nhau để cùng phối hợp thực hiện chức năng chung đó là quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ.
Một số đơn vị hiện đang áp dụng HTQLCL rất hiệu quả như: Cục Năng lượng ngun tử, Văn phịng Các chương trình trọng điểm cấp Nhà nước, Cục