9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
2.3.1.1.Bộ phận văn thư
2.3. Thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO
2.3.1.1.Bộ phận văn thư
❖ Mơ hình tổ chức cơng tác văn thư
chất công việc và nhiệm vụ công tác thường phức tạp và đa dạng; cán bộ, viên chức đông; số lượng văn bản nhiều; địa điểm làm việc của các đơn vị tương đối phân tán như: khu Cơng nghệ cao Hồ lạc; Cục cơng tác phía Nam. Chính vì vậy, Bộ KH&CN lựa chọn hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp để thuận tiện cho hoạt động quản lý và giải quyết văn bản của Bộ, nhằm cung cấp đầy đủ mọi thông tin để phục vụ cho Lãnh đạo Bộ thực hiện quản lý hoạt động của cơ quan mình.
❖ Hệ thống văn thư của Bộ KH&CN
Hệ thống văn thư của Bộ KH&CN bao gồm:
- Văn thư chuyên trách Bộ KH&CN: Phịng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ (hay gọi là Văn thư Bộ);
- Văn thư chuyên trách của các đơn vị trực thuộc Bộ có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng;
- Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị trực thuộc Bộ.
Tuy nhiên, việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ mới chỉ được thực hiện tại Văn thư Bộ mà cụ thể là Phịng Hành chính – Tổ chức.
❖ Nhân sự làm công tác văn thư
Văn thư Bộ gồm 05 người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn thư.
Họ và tên Chức vụ Trình độ
Hồng Thu Hằng Phó trưởng phịng Đại học Phan Thị Kim Hoa Cán sự Cao đẳng Lê Thị Oánh Chuyên viên Đại học Hoàng Thị Thương Chuyên viên Đại học Nguyễn Minh Thanh Chuyên viên Đại học
Bảng 2.1. Nhân sự làm Văn thư chuyên trách Bộ KH&CN.
❖ Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư
Nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư tại cơ quan, từ khi được thành lập cho đến nay thì hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư tại
Bộ KH&CN không ngừng được cải thiện nâng cao, đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Văn phòng, khu làm việc của văn thư Bộ được bố trí rộng rãi khang trang cạnh sảnh tầng một, thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các cơ quan, đơn vị với văn thư Bộ. Một số máy móc phục vụ cho cơng tác văn thư được đầu tư trang bị như: máy vi tính, máy photo, máy fax, máy in, máy scan, máy điều hòa, máy tiêu hủy tài liệu, điện thoại cùng với đó là phịng làm việc, bàn làm việc, tủ đựng con dấu, tủ đựng tài liệu … và các vật dụng khác được trang bị đầy đủ. Đặc biệt, văn thư Bộ đã được trang bị các phần mềm quản lý văn bản hết sức thuận tiện, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.