9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
2.3. Thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO
2.3.1.2. Bộ phận lưu trữ
Phòng Lưu trữ nằm trên tầng 8 của trụ sở Bộ KH&CN, thực hiện các nhiệm vụ:
- Hướng dẫn cán bộ, công chức trong Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; - Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Báo cáo thống kê định kỳ về công tác lưu trữ
❖ Nhân sự làm công tác lưu trữ
- Số lượng cán bộ Phịng lưu trữ gồm: 04 cán bộ trong đó có 01 trình độ thạc sỹ và 03 trình độ cử nhân đại học.
- Cơ cấu tổ chức bao gồm 01 trưởng phòng và 03 nhân viên.
Họ và tên Chức vụ Trình độ
An Hồng Hoa Trưởng phòng Thạc sỹ Nguyễn Thị Lan Anh Chuyên viên Đại học Phạm Văn Hoành Chuyên viên Đại học Vũ Thị Nhạn Chuyên viên Đại học
❖ Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ
Trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất bước đầu được đầu tư cho công tác lưu trữ, như đầu tư xây dựng phòng làm việc cho nhân viên lưu trữ trên tầng 8 của Bộ KH&CN, kho lưu trữ với diện tích khoảng 86m2 trên tầng 14. Phòng lưu trữ được trang bị các rèm cửa và 02 lớp cửa ( cửa chớp ngồi, cửa kính trong), hệ thống máy tính, máy điều hịa, máy photo và giá để tài liệu hiện hành của các đơn vị khi gửi lên lưu trữ. Ngồi ra, Lãnh đạo Bộ cịn quan tâm trang bị các thiết bị bảo vệ tài liệu như: giá, hộp, tủ đựng tài liệu được thực hiện theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định; máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm; thiết bị thơng gió; quạt điện …