9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
3.1. Hoàn thiện hệ thống tài liệu
Hệ thống tài liệu là tấm gương của HTQLCL, nhằm thông báo các ý định và tạo ra sự nhất quán trong hành động. Số lượng tài liệu phụ thuộc vào quy mơ, loại hình tổ chức, sự phức tạp và tương tác các quá trình, sự phức tạp của quá trình tạo sản phẩm, dịch vụ, năng lực của cán bộ,…Hệ thống tài liệu là cơ sở cho đảm bảo và cải tiến chất lượng. Do vậy, nội dung tài liệu phải phù hợp với hoạt động thực tế và tuân thủ nguyên tắc “Viết ra những gì đang làm”.
Để giải quyết triệt để những tồn tại trong hệ thống tài liệu, trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu, Bộ KH&CN cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
oCác thành viên phải tham gia công tác soạn thảo và góp ý tài liệu.
o Tất cả các tài liệu sau khi ban hành phải được triển khai áp dụng vào hoạt động thực tế để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả.
o Các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn và hoạt động của đơn vị.
o Cần thường xuyên xem xét lại quy trình làm việc, thủ tục, biểu mẫu nhằm loại bỏ những biểu mẫu, thủ tục lỗi thời, rườm rà, phức tạp.
o Thực hiện việc cập nhật hệ thống tài liệu trên website Bộ. o Lập kế hoạch hỗ trợ và giám sát tình hình áp dụng tài liệu.
o Xây dựng bổ sung thêm các quy trình quan trọng trong cơng tác văn thư như:
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản - Quy trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ; …
o Xây dựng bổ sung các quy trình trong cơng tác lưu trữ như: - Quy trình phân loại tài liệu;
- Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn…);
- Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị …
Các quy trình này nên được thể hiện dưới dạng lưu đồ để giúp cho các cán bộ, công chức dễ xem, dễ hiểu và dễ ghi nhớ.