9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
2.2. Giới thiệu HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO 9001:
2.2.4. Hệ thống tài liệu trong HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN
TCVN ISO 9001:2008 của Bộ KH&CN.
Theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, các cơ quan xây dựng HTQLCL phải thiết lập thành văn bản một số loại tài liệu. Các tài liệu này phải được công bố rộng rãi trong cơ quan (và khi cần có thể cung cấp để tham khảo đối với các Tổ chức và cá nhân bên ngồi có liên quan).
Lợi ích việc lập văn bản các tài liệu của HTQLCL này là:
- Cơ sở để đảm bảo chất lượng công việc do cơ quan tạo ra nhằm thỏa mãn khách hàng và yêu cầu chế định. Khách hàng của Bộ KH&CN chính là các cơ quan, tổ chức, cá nhân tìm đến Bộ KH&CN để được đáp ứng nhu cầu, gọi chung là các tổ chức công dân.
- Khẳng định cam kết của Lãnh đạo đối với chất lượng trong cơ quan; - Chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức; trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận và cá nhân trong cơ quan được xác lập rõ ràng;
- Thông tin cho mọi người trong cơ quan biết HTQLCL đã được thiết lập và sẽ thực hiện; cung cấp các hướng dẫn cần thiết cho tiến hành công việc thuận lợi;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các tiêu chí của cơ quan và tăng cơ hội cho việc cải tiến liên tục HTQLCL của cơ quan;
- Cơ sở để được thừa nhận và đánh giá, chứng nhận HTQLCL của cơ quan, nâng cao uy tín của cơ quan.
Các tài liệu được lập thành văn bản của HTQLCL trong Bộ KH&CN gồm 04 mức (hay tầng) sau đây:
Mức 1: Sổ tay chất lượng (bao gồm chính sách và mục tiêu chất lượng). Mức 2: Các quy trình, thủ tục (gồm các quy trình ứng với các yêu cầu bắt
Mức 3: Các hướng dẫn công việc (để thực hiện các quy trình, thủ tục). Mức 4: Các tài liệu hỗ trợ (gồm những biểu mẫu, các tài liệu tham khảo,
hồ sơ,... để thực hiện các quy trình, thủ tục, hướng dẫn cơng việc).
Hình 2.1. Biểu đồ phân tầng của hệ thống tài liệu theo TCVN ISO 9001:2008 tại Bộ KH&CN
Mơ tả:
• Mục đich
• Phạm vi áp dụng
• Chính sách, mục tiêu chất lượng
• Giới thiệu về Bộ KH&CN
• Các yêu cầu của HTQLCL
• Danh mục các quy trình, hướng dẫn đã ban hành
Mơ tả:
• Các quy trình (thủ tục) áp dụng cho HTQLCL
Mơ tả:
• Các cơng việc được thực hiện như thế nào
Bao gồm:
• Các biểu mẫu
• Các ghi chép
• Các tài liệu tham khảo
STCL (T1) Các quy trình, thủ tục (tầng 2) Các tài liệu hướng dẫn công việc
(Tầng 3)
Các tài liệu hỗ trợ (Tầng 4)