9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
1.1.3.2. Mục đích, yêu cầu của việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
a) Mục đích:
Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào trong công tác văn thư, lưu trữ là nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác văn thư, lưu trữ một cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm sốt cơng việc được dễ dàng.[4;2]
b) Yêu cầu:
Để việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào trong công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả thì các cơ quan, tổ chức cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
❖ Yêu cầu chung:
- Các cơ quan, tổ chức phải có bộ phận văn thư, lưu trữ; - Cơ quan, tổ chức đã ban hành quy chế văn thư, lưu trữ; - Cơ quan, tổ chức có nguồn nhân lực thực hiện;
trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ, văn phòng phẩm).[4;2]
❖ Yêu cầu cụ thể:
- Quy trình xử lý cơng việc phải cụ thể hố được các q trình hoạt động thành từng bước và sắp xếp theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế, phù hợp với nguyên tắc “Viết những gì cần làm, làm những gì đã viết”.
- Quy trình được xây dựng phải chỉ rõ trách nhiệm cụ thể của mỗi cá nhân tham gia vào quy trình đó. Điều này khơng chỉ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị kiểm sốt được cơng việc mà nó cịn là bằng chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan.
- Các quy trình được xây dựng phải được xem như quy chế của cơ quan, buộc các đối tượng có liên quan phải thực hiện.[4;2]