B. PHẦN NỘI DUNG
1.1. Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng
1.1.3. Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công
công tác văn thư, lưu trữ.
1.1.3.1. Sự cần thiết áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
1.1.3.1. Sự cần thiết áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ nhà nước, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước. Việc áp dụng này nâng cao tính chất phục vụ, gắn bó nhà nước với nhân dân.
Công tác văn thư, lưu trữ bao gồm nhiều nội dung, mỗi nội dung này lại bao gồm nhiều nghiệp vụ, nhiều thao tác nhỏ khi thực hiện công việc. Ví dụ trong quản lý và giải quyết văn bản đến thì phải thực hiện nhiều công đoạn như: tiếp nhận, phân loại và bóc bì văn bản đến; đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; đăng ký văn bản đến, trình và chuyển giao văn bản đến; theo dõi việc giải quyết văn bản… Có thể nói, văn thư, lưu trữ là công việc hết sức phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận. Tuy nhiên, nhiều người làm công tác văn thư, lưu trữ dù hết sức cẩn thận nhưng vẫn phạm phải nhiều sai sót như: soạn thảo văn bản không đúng thể thức; quản lý văn bản đi – đến không đúng quy trình; lập hồ sơ không đảm bảo chất lượng; chỉnh lý hay tiêu hủy tài liệu không đúng quy định; hoặc các biểu mẫu, tài liệu trong văn thư, lưu trữ không thống nhất… Những sai sót này khiến cho công việc mất đi tính hiệu quả, thậm chí có thể dẫn đến những kết quả