9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
1.2. Cơ sở thực tiễn về áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN
TCVN ISO 9001:2008.
Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 là một đòi hỏi đồng thời cũng là một mục tiêu của mọi cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp; đặc biệt là các cơ quan quản lý nhà nước. Thực hiện theo chủ trương của Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, các Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đã dần hoàn thiện và áp dụng có hiệu quả HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008.
❖ Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại
Bộ Nội vụ.
Bộ Nội vụ là một trong những Bộ đầu tiên triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 trong toàn khối cơ quan Bộ.
HTQLCL hiện nay của cơ quan Bộ Nội vụ bao gồm 41 tài liệu, quy trình phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Hệ thống này được áp dụng cho hoạt động quản lý nhà nước về một số lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ, bao gồm: tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; tổ chức chính quyền địa phương; quản lý địa giới hành chính; quản lý hội và các tổ chức phi chính phủ; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước.
- Quy trình Xử lý cơng văn đến của các đơn vị thuộc Bộ - Mã số: QT-VP-12
❖ Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại
UBND Thành Phố Hải Phòng
Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành Phố Hải Phòng đã xây dựng và ban hành 2 quy trình trong cơng tác văn thư:
- Quy trình quản lý văn bản đến
Trách nhiệm Trình tự cơng việc Tài liệu, biểu mẫu
liên quan Thời gian Bộ phận Văn thư Sổ đăng ký văn bản đến Ngay sau khi tiếp nhận văn bản CT UBND 1-2 ngày
Bộ phận Văn thư Trong
ngày - Các PCT - Đơn vị, cá nhân có liên quan - Bộ phận Văn thư - Đơn vị, cá nhân có liên quan Theo quy định ở mục 6 của quy trình này
( Tổng thời gian thực hiện quy trình là 1-3 ngày) Tiếp nhận
văn bản “đến”
Lưu hồ sơ Giải quyết văn bản
Xem xét, cho ý kiến giải quyết
Vào sổ; chuyển cho đơn vị thực hiện
- Quy trình quản lý văn bản đi
Trách nhiệm Trình tự cơng việc Tài liệu, biểu
mẫu liên quan
CBCCVC được phân công -CVP/PVP -Thủ trưởng dơn vị chuyên môn -CT/PCT UBND -Chánh Văn phòng
Bộ phận Văn thư, Sổ đăng ký văn bản đi
-Bộ phận Văn thư, -Đơn vị chuyên môn
Theo mục 6 của quy trình này Trên thực tế, hầu hết tất cả các cơ quan hành chính nhà nước ở cấp Bộ, cấp tỉnh và cấp huyện đều đã áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của mình và đặc biệt chú trọng trong công tác văn thư. Các cơ quan này ý thức được tầm quan trọng của hoạt động quản lý văn bản đi, đến nên đã xây dựng các quy trình này một cách chi tiết, cụ thể cùng với các văn bản, tài liệu hướng dẫn. Tuy nhiên, việc áp dụng HTQLCL để xây dựng, ban hành các quy trình trong cơng tác lưu trữ vẫn chưa được thực hiện rộng rãi. Có rất ít cơ quan, tổ chức ban hành các quy trình theo HTQLCL đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác lưu trữ.
Nghiên cứu, dự thảo văn bản đi
Duyệt, ký
Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi văn bản đi
Lưu hồ sơ Kiểm tra thể thức, nội dung và ký tắt trình ký văn bản