9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
2.3.2.Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO 9001:
2.3. Thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO
2.3.2.Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO 9001:
9001:2008 trong công tác văn thư.
Bộ đã soạn thảo và ban hành 02 quy trình chính dựa trên HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong công tác văn thư. Bên cạnh đó, Bộ cũng đưa ra các tài liệu hướng dẫn chi tiết, các biểu mẫu cụ thể nhằm giúp cho các cán bộ, công chức nắm được một cách dễ nhất về quy trình cơng việc cần thực hiện. Hai quy trình trong cơng tác văn thư đó là:
- Quy trình tiếp nhận và đăng ký văn bản đi. - Quy trình tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến.
Sở dĩ Bộ lựa chọn xây dựng 02 quy trình trên chứ khơng phải là quy trình lập hồ sơ hay quy trình quản lý, sử dụng con dấu bởi quản lý văn bản đi, đến đóng vai trị chủ yếu, có tính chất quan trọng trong công tác điều hành, quản lý thơng tin trong q trình hoạt động của cơ quan; nó giúp cho sự vận hành của cơ quan, tổ chức đảm bảo liên tục, thơng suốt.
❖ Mục đích của các quy trình trong cơng tác văn thư
Bộ KH&CN xây dựng và duy trì việc áp dụng các quy trình trong cơng tác văn thư nhằm đảm bảo các hoạt động quản lý văn bản đi, đến phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý của Bộ KH&CN luôn được tiến hành trong điều kiện có kiểm sốt.
❖ Phạm vi áp dụng của các quy trình trong cơng tác văn thư
Các quy trình này được áp dụng cho các hoạt động theo chức năng của Phịng Hành chính - Tổ chức (Bộ phận văn thư chuyên trách của Bộ) thuộc phạm vi hệ thống quản lý chất lượng của Bộ KH&CN.
❖ Định nghĩa/viết tắt
- CBCV: Cán bộ, chuyên viên - NVVT: Nhân viên văn thư - CVP: Chánh VP BKHCN - DV: Dịch vụ
- ĐDCL: Đại diện của lãnh đạo chịu trách nhiệm về chất lượng - HCTC: Hành chính – Tổ chức.
- HD: Hướng dẫn công việc
- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng - KH&CN: Khoa học và công nghệ - KS: Kiểm soát
- QT: Quy trình - SP: Sản phẩm
- STCL: Sổ tay chất lượng - TP: Trưởng phòng
- VP BKHCN: Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ