9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
2.3.2.1.Quy trình tiếp nhận và đăng ký văn bản đi
2.3. Thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO
2.3.2.1.Quy trình tiếp nhận và đăng ký văn bản đi
Văn bản đi là những văn bản do Bộ ban hành gửi đến các cơ quan, tổ chức, được đăng ký tại Văn thư Bộ và đóng dấu của Bộ KH&CN hoặc dấu của Văn phịng Bộ.
Quy trình tiếp nhận và đăng ký văn bản đi được thực hiện như sau:
Số TT
Nội dung công việc Trách
nhiệm
Tài liệu/biểu mẫu áp dụng 01 Đăng ký văn bản
- Tiếp nhận và kiểm tra thể thức văn bản
NVVT 1; 2 HD1- BKHCN/VP-
HCTC - Thực hiện thủ tục đăng ký, đóng dấu.
- Nhân bản.
- Thực hiện thủ tục phát hành. - Lưu hồ sơ: Bản gốc văn bản
02 Mã hóa thơng tin văn bản đi
- Nhập thông tin về công văn đi và Quyết định vào phần mềm VP-Net theo các tiêu chí của phần mềm.
NVVT 2 HD3- BKHCN/VP-
HCTC
03 Lưu hồ sơ:
- Sổ đăng ký công văn đi, Sổ Quyết định của Bộ, Văn phòng Bộ
NVVT 1 HD4- BKHCN/VP-
HCTC Quy trình tiếp nhận và đăng ký văn bản đi gồm 03 bước. Các cán bộ, nhân viên văn thư bắt buộc phải tuân thủ thực hiện đúng theo các bước đã quy định.
Bước 1: Đăng ký văn bản
Trong bước đăng ký văn bản gồm nhiều khâu khác nhau:
1. Tiếp nhận và kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Trong quá trình kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót, Văn thư chuyên trách phải kịp thời báo cho đơn vị soạn thảo văn bản chỉnh sửa trước khi đóng dấu. Trường hợp cần thiết, phải báo cáo Trưởng phòng giải quyết. Trách nhiệm kiểm tra được quy định như sau:
- Văn bản hành chính thơng thường: Do Văn thư chuyên trách văn bản đi thực hiện.
phòng thực hiện.
2. Ghi số và ngày, tháng của văn bản
Ghi số và ngày, tháng văn bản theo quy định của nghiệp vụ văn thư. Khi đăng ký vào sổ, Văn thư ghi số, ngày tháng vào 02 bản: bản gốc lưu tại văn thư Bộ và 01 bản giao cho đơn vị soạn thảo để ghi số vào những bản còn lại.
3. Nhân bản văn bản:
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Phịng Hành chính có trách nhiệm nhân bản các loại văn bản sau: Văn bản phục vụ yêu cầu của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng; các văn bản đăng ký tại Văn thư Bộ theo số lượng ghi tại mục nơi nhận của Văn bản.
Trong trường hợp nhân bản với số lượng lớn, đơn vị soạn thảo phải cử người cùng phối hợp giải quyết.
4. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
4.1. Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính, dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Một dấu giáp lai chỉ đóng khơng q 5 tờ.
4.2. Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn: “Hoả tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” trên văn bản và vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật, dấu “Tài liệu thu hồi” được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA.
5. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi. Sổ đăng ký văn bản đi gồm: Sổ đăng ký công văn đi, sổ đăng ký Quyết định, sổ đăng ký Văn bản
Quy phạm pháp luật, sổ đăng ký Văn bản mật đi . Mỗi loại sổ được đánh số theo một hệ thống số riêng biệt do văn thư thống nhất quản lý.
6. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
6.1. Làm thủ tục phát hành văn bản
- Cấp bì phù hợp cho đơn vị soạn thảo để đơn vị soạn thảo đưa tài liệu vào bì, ghi địa chỉ nơi nhận, dán bì. Chỉ cấp bì cơng văn khi gửi văn bản cho các đơn vị, cá nhân ngồi Bộ. Tuyệt đối khơng cấp bì cơng văn khi gửi các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ.
- Kiểm tra các thơng tin trên bì cơng văn, đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu cần).
6.2. Chuyển phát văn bản đi
- Đối với các đơn vị trong Bộ: Chuyển giao trực tiếp (có ký nhận) cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ nếu đơn vị soạn thảo có yêu cầu.
- Đối với các đơn vị ngoài Bộ: Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ và khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận.
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật: Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA.
6.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Văn bản chuyển EMS: Đơn vị soạn thảo ghi phiếu gửi EMS để theo dõi việc chuyển phát văn bản theo yêu cầu của người ký văn bản. Trưởng/Phó phịng Hành chính ký cho phép chuyển. Nếu văn bản gửi ra nước ngoài, Lãnh đạo Văn phịng ký duyệt. Cán bộ Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát bì EMS.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng bưu điện trả lại (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Trưởng phòng để xem xét, giải quyết.
7. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và của Bộ.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Bước 2: Mã hóa thơng tin văn bản đi
Sau khi đăng ký văn bản đi, các thông tin về văn bản phải được cập nhật kịp thời lên mạng VP-Net của Bộ KH&CN theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm VP-Net (Hướng dẫn 3 – Phụ lục 8).
Bước 3: Lưu hồ sơ
Các sổ đăng ký văn bản đi được Văn thư Bộ sử dụng và quản lý. Sau 02 năm khi hệ thống số của mỗi năm kết thúc, cán bộ văn thư có trách nhiệm nộp sổ văn thư cho Phịng Lưu trữ Văn phịng Bộ (Ví dụ: Cuối năm 2012 nộp sổ của năm 2010) theo quy định hiện hành.
❖ Nhận xét, đánh giá quy trình • Ưu điểm
Về cơ bản, quy trình tiếp nhận và đăng ký văn bản đi gồm các khâu nghiệp vụ đúng theo quy định của pháp luật hiện hành và quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ KH&CN. Các cán bộ, nhân viên văn thư trong q trình thực hiện cơng việc ln tuân thủ theo các bước mà quy trình đã nêu ra.
• Hạn chế
- Các cán bộ, cơng chức đơi khi vẫn cịn làm tắt, cắt xén các phần việc của mình cho những cán bộ khác. Ví dụ như việc cho số, ngày, tháng năm văn bản đi là trách nhiệm của Văn thư Bộ nhưng cán bộ này lại cho số, ngày tháng văn
bản để các cán bộ, công chức đơn vị khác tự đánh máy vào văn bản.
- Vẫn còn tồn tại trường hợp Văn thư Bộ cho các cán bộ văn thư đơn vị khác “nợ” giấy tờ, “nợ” bản gốc. Việc này đã dẫn đến hậu quả như mất bản gốc, thiếu tài liệu khi tiến hành lập hồ sơ.
- Trường hợp phát hiện ra văn bản sai về thể thức hoặc kỹ thuật trình bày nhưng Văn thư Bộ vẫn bỏ qua và cho số văn bản bình thường cũng nhiều lần xảy ra.
- Việc mã hóa thơng tin văn bản đi (đăng ký thơng tin văn bản đi trên phần mềm VP-Net) thường xuyên chậm trễ, không cập nhật kịp thời so với ngày thực tế.