9001 :2008 trong công tác văn thư, lưu trữ
2.3.3.1.Quy trình thu thập hồ sơ, tài liệu và thực hiện công tác bảo quản hồ
2.3. Thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO
2.3.3.1.Quy trình thu thập hồ sơ, tài liệu và thực hiện công tác bảo quản hồ
quản hồ sơ, tài liệu đã thu thập
Theo quy định hiện hành, mỗi cán bộ, công chức thuộc các đơn vị, bộ phận đều phải thực hiện lập hồ sơ cơng việc sau khi cơng việc do mình phụ trách đã hồn tất. Và cứ sau khi hết một năm thì các đơn vị này phải nộp hồ sơ vào Lưu trữ Bộ. Công việc của Lưu trữ Bộ là quản lý, đôn đốc, tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu, sắp xếp, chỉnh lý và thực hiện công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu đã thu thập. Có thể nói, đây là cơng việc bao gồm nhiều khâu khác nhau và đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận bởi rất dễ xảy ra sai sót. Bộ đã xây dựng quy trình chung về thu thập hồ sơ, tài liệu và thực hiện công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu một cách rất cụ thể như sau:
Số
TT Nội dung công việc Trách nhiệm Tài liệu/biểu
mẫu áp dụng
I. Thu thập hồ sơ, tài liệu
01 Thông báo đến các Vụ Chức năng, Vụ Chun ngành, Phịng, Ban và đơn vị có liên quan về việc thu thập tài liệu.
CBCV được phân công - Luật Lưu trữ năm 2011 - QC VTLT 02 Hướng dẫn cán bộ của các Vụ Chức
năng, Vụ Chuyên ngành, Phòng, Ban và đơn vị có liên quan thu thập tài liệu
CBCV được phân cơng 03 Bố trí kho để tài liệu CBCV được
phân cơng 04 Bố trí lịch thu tài liệu cho từng đơn vị TP Lưu trữ 05 Thành phần tài liệu thu thập:
- Tài liệu theo Danh mục hồ sơ - Tài liệu khơng có Danh mục hồ sơ
CBCV được phân công 06 Làm biên bản giao nhận tài liệu CBCV được
phân công 07 Vệ sinh tài liệu CBCV được
phân công 08 Loại bỏ những sách, báo, nháp và tài
liệu trùng thừa
CBCV được phân công
09 Thực hiện chỉnh lý sơ bộ tài liệu CBCV được phân công 10 Thực hiện chỉnh lý tài liệu Ký Hợp đồng
chỉnh lý
Quyết định 128 11 Xếp tài liệu lên giá CBCV được
phân công
- HD BQTL - TT 09 12 Lập sơ đồ giá trong kho CBCV được
phân công 13 Đưa tài liệu ra sử dụng CBCV được
phân công
II. Thực hiện công tác bảo quản hồ sơ,
tài liệu
1. Kiểm tra tài liệu trong kho CBCV được phân công
- HD BQTL - TT 09 2. Kiểm tra phương tiện bảo quản : Dụng
cụ đo nhiệt độ - độ ẩm ; quạt thơng gió, máy hút ẩm, máy điều hòa khơng khí, ….
CBCV được phân cơng
3. Kiểm tra dụng cụ làm vệ sinh tài liệu CBCV được phân công 4. Kiểm tra hệ thống điện trong kho, thiết
bị phòng chống cháy, hệ thống nước của kho
CBCV được phân công 5. Kiểm tra chế độ nhiệt độ-độ ẩm, chế
độ ánh sáng
CBCV được phân công 6. Kiểm tra nấm mốc, côn trùng, chuột
…
CBCV được phân công 7. Giám sát q trình thực hiện Trưởng
Phịng Lưu trữ 8. Lưu hồ sơ:
- Mục lục hồ sơ lưu trữ
- Các văn bản và báo cáo thực hiện - Sổ thống kê và theo dõi bảo quản tài liệu
- Hồ sơ cần lưu trữ
CBCV được phân công
❖ Đánh giá, nhận xét quy trình • Ưu điểm
- Quy trình thu thập hồ sơ, tài liệu và thực hiện công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu đã thu thập tại Bộ KH&CN được biên soạn một cách chi tiết, đầy đủ theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Phịng Lưu trữ ln có các kế hoạch cụ thể về việc thu thập hồ sơ, tài liệu để thông báo tới các đơn vị trong Bộ, giúp cho họ luôn ở trong thế chủ động. Bên cạnh đó, các cán bộ, chuyên viên lưu trữ cũng nhiệt tình hướng dẫn cho các đơn vị trong việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu thu thập.
- Các tài liệu, hồ sơ sau khi thu thập được chỉnh lý và sắp xếp khoa học lên các giá đựng tài liệu trong kho.
• Hạn chế
- Việc quán triệt các đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu thu thập theo quy định chưa thực sự phát huy hiệu quả. Các đơn vị thường chậm trễ về thời hạn thu nộp tài liệu và thường ở trong tình trạng bó gói, chưa được sắp xếp khoa học.
- Việc kiểm tra các máy móc, phương tiện bảo quản tài liệu vẫn cịn mang tính hình thức bởi các cán bộ, chun viên của phịng Lưu trữ khơng có trình độ chun sâu kỹ thuật về các loại máy móc này.