2.2.4.1 Kênh phân phối của Công ty Tracotour
Hiện nay, các kênh phân phối của Tracotour có thể được tổng quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ kênh phân phối của Công ty Tracotour
35 Công ty Tracotour có trụ sở chính tại phố Nguyễn Công Trứ - Quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội. Bên cạnh đó, công ty còn có mạng lưới chi nhánh và đại lý rộng tại các tỉnh miền Bắc. Việc đầu tư mở rộng hoạt động của các chi nhánh và đại lý giúp cho Công ty tiếp cận được nguồn khách hàng tại chỗ. Khách hàng có thể tới văn phòng đại diện của Công ty hoặc đặt tour qua website, email hay điện thoại. Ngày nay, do sự phát triển của công nghệ, sự cạnh tranh giữa các công ty lữ hành ngày càng trở nên gay gắt, các nhà khai thác du lịch sử dụng rất nhiều chiến thuật khách nhau để tiếp cận khách hàng tiềm năng. Tuy vậy, việc phát triển quá nhiều kênh phân phối có thể khiến nguồn lực của Công ty dàn trải và mang lại những rủi ro khó lường. Hiện tại, kênh phân phối của Tracotour được triển khai dưới hai loại hình là kênh trực tiếp (kênh 0 cấp) và kênh 1 cấp.
Kênh trực tiếp: Là kênh ngắn nhất của Công ty. Đây là kênh sử dụng để phân phối sản phẩm chủ yếu cho thị trường khách du lịch trong nước. Khách hàng đặt tour trực tiếp tại văn phòng công ty hoặc thông qua hệ thống website trực tuyến trên mạng. Nhân viên của Tracotour sẽ tiếp đón và làm việc trực tiếp với khách hàng để cung cấp thông tin chương trình tour cũng như hỗ trợ các thủ tục cần thiết. Kênh này được triển khai ở Hà Nội và một các tỉnh miền Bắc như Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng, Quảng Ninh…
Kênh 1 cấp: Là kênh phân phối có được thông qua công ty đối tác của Tracotour. Công ty đã không ngừng thiết lập các mối quan hệ với các doanh nghiệp lữ hành trong nước và một số hãng lữ hành quốc tế để nhận khách từ các đối tác này. Đồng thời, Tracotour cũng là nguồn cung cấp khách cho các công ty đối tác. Với những đối tác lâu năm và có uy tín, Công ty tiến hành ký hợp đồng hợp tác lâu dài để họ mở văn phòng đại diện bán các sản phẩm của Công ty. Hiện nay Công ty đã phát triển hệ thống đại lý tại một số tỉnh như Lạng Sơn, Quảng Ninh, TP.Hồ Chí Minh... Dưới đây là danh sách văn phòng đại diện của Tracotour trong nước:
Số 9 Trần Hưng Đạo – phường Chi Lăng – TP Lạng Sơn
Số 53 Trần Phú, P. Trần Phú, Tp. Móng Cái, Quảng Ninh
Số 259 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, P.7, Q.3,Tp. Hồ Chí Minh
Những văn phòng đại diện này có nhiệm vụ triển khai các chương trình xúc tiến marketing để bán các chương trình tour của Công ty và hưởng hoa hồng dựa trên lượng khách mà họ thu hút được. Trong đó, chi nhánh văn phòng tại Lạng Sơn và Quảng Ninh thu hút được nguồn khách Trung Quốc khá lớn. Những văn phòng còn lại chủ yếu thu hút khách nội địa bao gồm cả khách đoàn và khách lẻ. Khách Quốc tế từ kênh này chủ yếu đến từ Trung Quốc, Thái Lan, Campuchia.
36
Thang Long University Library
Hiện nay, Tracotour chưa có văn phòng đại diện tại nước ngoài. Nguồn khách Quốc tế của Công ty vì thế đến chủ yếu do các đối tác nước ngoài gửi khách về.
2.2.4.2 Chính sách áp dụng cho các thành viên kênh:
Chính sách về thanh toán: Công ty áp dụng phương thức thanh toán định kỳ hàng tháng theo hợp đồng đã thỏa thuận trước. Theo đó, việc thanh toán được thực hiện từ ngày mùng 5 đến 10 hàng tháng thông qua tài khoản ngân hàng. Các điều khoản về thanh toán một phần, thanh toán toàn bộ hay trả chậm đều thể hiện chi tiết trong hợp đồng và được thống nhất của cả hai bên. Với những đối tác lớn và có mối quan hệ lâu dài với công ty, việc trả chậm có thể được chấp nhận trong thời gian 20 – 30 ngày sau khi hết hạn thanh toán. Sau thời hạn này, mức phạt sẽ là 5% - 30% tổng giá trị thanh toán tùy thuộc vào thời gian chi trả thực tế. Nếu việc trả chậm diễn ra quá 3 lần, Công ty sẽ ngừng ký kết hợp đồng.
Về mức chiết khấu: Tùy theo số lượng khác mỗi đoàn và mối quan hệ với các hãng, các đại lý du lịch mà công ty chiết khấu 5% - 15%. Đối với các hãng và đại lý có nguồn gửi khách lớn, Công ty luôn có chế độ ưu tiên trong thanh toán và còn cung cấp thêm cho họ một số dịch vụ miễn phí bên ngoài thỏa thuận trong hợp đồng (đồ uống miễn phí; miễn phí vé tham quan – vui chơi; phiếu giảm giá dịch dụ spa, chơi golf, chèo thuyền…). Công ty cũng tổ chức các chuyến đi miễn phí cho đoàn của đối tác nhằm mục đích quảng bá chương trình tour và gắn kết mối quan hệ giữa hai bên.