Nam (Vietinbank) - Chi Nhánh Thủ Thiêm
Hình 2.1:Bộ máy tổ chức của Vietinbank - CN Thủ Thiêm
Giám đốc
Bộ máy tổ chức của Vietinbank - CN Thủ Thiêm được áp dụng theo phương thức quản lý trực tiếp. Người chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của NH Vietinbank - CN Thủ Thiêm là Giám đốc chi nhánh. Đối với hoạt động huy động tiền gửi khách hàng các phòng ban liên quan được chia thành: bộ phận trực tiếp và bộ phận hỗ trợ.
Bộ phận trực tiếp:
Phòng Kế toán:
Thực hiện các giao dịch với các KH ghi nhận, tính toán, phản ánh đầy đủ, kịp thời đặc biệt phải chính xác những nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày trong ngân hàng tại chi nhánh. Đồng thời còn chịu trách nhiệm giám sát chặt chẽ các khoản thu chi tài chính trong quá trình sử dụng quá trình sử dụng vốn nhằm làm cho hiệu quả sử dụng vốn của ngân hàng nâng cao. Từ đó cung cấp thông tin về tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của ngân hàng cho ban lãnh đạo làm nền tảng cho việc ra quyết định kinh tế liên quan đến mục tiêu quản lý ,đánh giá và phát triển hoạt động của ngân hàng.
Phòng Tiền tệ Kho Quỹ:
Quản lý bảo vệ an toàn kho quỹ,ghi chép theo dõi quỹ tiền mặt theo quy định NHNN. Thực hiện cung ứng tiền mặt cho quỹ, các giao dịch hằng ngày tại quầy và điều chuyển tiền giữa quỹ nghiệp vụ với NHNN, phòng giao dịch hay cây ATM một cách đầy đủ kịp thời, kiểm đếm đảm bảo tính đầy đủ của nguồn tiền gửi.
Ngoài bộ phận trực tiếp, trong quá trình kiểm soát hoạt động huy động tiền gửi khách hàng còn được nhận sự hỗ trợ từ các phòng ban, bộ phận khác.
Phòng Tổ chức Hành chính:
Là nơi quản lý con dấu của Chi Nhánh, là một trong những chốt kiểm soát nhằm đảm bảo hoạt động huy động tiền gửi khách hàng được thực hiện đúng quy định , không những thế chịu trách nhiệm các công tác về hành chính và nhân sự. Quản lý công tác các phòng ban về tiêu chí thi đua, KPI, chỉ tiêu nội bộ , chỉ tiêu kinh doanh và công tác hành chính quản trị. Quản lý thu nhập tiền lương nhân viên trong chi nhánh đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức tuyển dụng lao động, đào tạo công nhân
Doanh thu viên.534 600,9 614,75 669 13,85
Phòng Tổng hợp:
Để hoạt động huy động tiền gửi khách hàng hiệu quả đạt mục tiêu đã đề ra cần sự hỗ trợ của phòng tổng hợp. Phòng tổng hợp chịu trách nhiệm tham mưu ban giám đốc các công tác liên quan đến giao chỉ tiêu,lãi suất huy động, lãi suất cho vay và kế hoạch kinh doanh; Tổng hợp kết quả và phân tích đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh các phòng ban từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh cụ thể ; Thực hiện công tác hậu kiểm.
2.1.4. Thực trạng tình hình hoạt động kinh doanh tại Ngân Hàng Công Thương Việt Nam (Vietinbank) - Chi nhánh Thủ Thiêm.
Trong những năm vừa qua thiên tai, dịch bệnh diễn ra khắp nơi đặc biệt là dịch bệnh COVID-19 làm ảnh hưởng không nhỏ tới tình hình kinh tế thế giới cũng như trong nước . Nhiều công ty,cửa hàng thực hiện cách ly buộc phải đóng cửa dẫn tới tình trạng thua lỗ,ngày càng nhiều người dân thất nghiệp.Tuy nhiên hầu hết giá cả các mặt hàng thiết yếu, thực phẩm, vật liệu xây dựng, thiết bị y tế lại càng tăng... Vì vậy tình hình kinh tế cũng như tài chính, hoạt động xuất khẩu trong nước đã có những ảnh hưởng đến việc tăng trưởng kinh tế xã hội của thành phố và ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của các ngành kinh tế trên địa bàn. Nằm trên địa bàn quận 2 đặc biệt gần bến phà Cát Lái nơi giao thương xuất nhập khẩu, Vietinbank CN Thủ Thiêm đã chịu một ảnh hưởng nhất định trong việc huy động vốn nói riêng và kết quả hoạt động kinh doanh nói chung. Nhưng dựa vào sự chỉ đạo chặt chẽ của Ban lãnh đạo CN ,đội ngũ cán bộ được đào tạo chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm, sự nhạy bén, cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý thì với những biến đổi của tình hình kinh tế xã hội Chi Nhánh Thủ Thiêm vẫn hoạt động có hiệu quả .Lợi nhuận gia tăng là minh chứng cho sự nhạy bén đó .
Bảng 2.1:Tình hình hoạt động kinh doanh tại Ngân Hàng Công Thương Việt Nam (Vietinbank) - Chi nhánh Thủ Thiêm giai đoạn 2018 đến 2020.
Nhìn chung tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng Vietinbank - Chi nhánh Thủ Thiêm đang trên đà phát triển và có nhiều biến động, cụ thể biểu hiện ở chỉ tiêu doanh thu. Doanh thu năm 2019 đạt 600,9 tỷ đồng, tăng 66,9 tỷ đồng so với doanh thu năm 2018. Buớc sang năm 2020, do chịu nhiều ảnh huởng từ đại dịch Covid nên chỉ tiêu doanh thu có tốc độ tăng truởng chậm hơn những năm truớc, chỉ tăng 12.85 tỷ đồng so với doanh thu năm 2019. Tuy nhiên nhờ sự nỗ lực của Ban lãnh đạo CN và đội ngũ cán bộ nhạy bén đua ra nhiều biện pháp cắt giảm chi phí giúp cho chỉ tiêu chi phí năm 2020 giảm 11,78 tỷ đồng so với năm 2019 làm cho hoạt động kinh doanh vẫn có hiệu quả , chỉ tiêu lợi nhuận tăng gần 1,5 lần so với năm 2019, cụ thể lợi nhuận năm 2020 ở Vietinbank - Chi nhánh Thủ Thiêm đạt 85,53 tỷ đồng cao nhất trong 3 năm qua.
2.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động huy động tiền gửi tại ngân hàng
TMCP Công Thương Việt nam (Vietinbank) - Chi nhánh Thủ Thiêm. 2.3.1. Cơ cấu tổ chức các phòng ban liên quan đến kiểm soát nội bộ hoạt
động
huy động tiền gửi tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt nam
Cơ cấu tổ chức kiểm soát nội bộ hoạt động huy động tiền gửi tại ngân hàng TMCP Công Thuơng Việt nam (Vietinbank) - Chi nhánh Thủ Thiêm đuợc tách
bạch rõ ràng qua 3 khâu: tác nghiệp, kiểm soát và hậu kiểm, đảm bảo tính chuyên nghiệp,phân chia trách nhiệm minh bạch giữa các bộ phận trong quy trình.
Trong cơ cấu tổ chức đuợc sắp xếp theo chiều dọc. Từ truởng phòng thực hiện kiểm soát, quản lý chung đến phó phòng hỗ trợ cuối cùng là giao dịch viên và ngân quỹ là bộ phận tác nghiệp. Mỗi cá nhân đều đuợc quy định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng.
Hình 2.2: Sơ đồ kiểm soát nội bộ hoạt động huy động tiền gửi tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (Vietinbank) - Chi nhánh Thủ Thiêm
Bộ phận gồm:
Trưởng phòng kế toán:
❖ Xây dựng, lập kế hoạch và phân công triển khai thực hiện các công việc liên quan đến công tác hạch toán kế toán, quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ và các chỉ tiêu kinh doanh khác.
❖ Chỉ đạo hoạt động vận hành hệ thống thông tin điện toán và triển khai phát triển phần mềm với mục tiêu đảm bảo công tác hạch toán kế toán, quản lý tài chính và các chỉ tiêu kinh doanh đuợc thực hiện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
❖ Đảm bảo hệ thống thông tin nội bộ và các chuơng trình phần mềm hoạt động thông suốt trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, quy định của NHCT và theo phân công của Giám đốc
❖ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát,xét duyệt các giao dịch kế toán do giao dịch viên thực hiện trong ngày. Chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của chứng từ giao dịch mà GDV thực hiện.
❖ KSV thực hiện và các chỉ tiêu kinh doanh với mục tiêu đảm bảo các bút toán kế toán, quản lý tài chính và các chỉ tiêu kinh doanh đuợc thực hiện trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, quy định của NHCT và phân công của Truởng phòng kế toán. Đồng thời từ chối giao dịch trong truờng hợp chứng từ không hợp lệ hoặc quy trình không đuợc thực hiện đầy đủ theo quy định của Vietinbank. Bên cạnh đó KSV phải chịu trách nhiệm khi để xảy ra sai sót trong quá trình kiểm soát.
❖ KSV phải thực hiện đầy đủ các buớc, nhiệm vụ đuợc phân công trong quy trình giao dịch tiền gửi theo quy định của Vietinbank.
Hậu kiểm: Thực hiện chấm các chứng từ đuợc GDV nộp về phòng hậu kiểm sau một ngày làm việc. Từ đó kiểm tra, rà soát, đối chiếu nhằm ngăn ngừa các sai phạm của GDV. Trong truờng hợp nếu có sai sót sẽ chuyển về lại cho Giao dịch viên kiểm tra, điều chỉnh sai sót kịp thời theo quy định của NHCT và phân công của Truởng phòng kế toán. Sau đó làm báo cáo và chứng từ đuợc đem đi luu trữ.
Giao dịch viên:
❖ Chịu trách nhiệm tu vấn cho khách hàng đầy đủ, rõ ràng các quy định của sản phẩm tiền gửi, tu vấn phí giao dịch, huớng dẫn khách hàng về cách lập hồ sơ đề nghị và quy trình, thủ tục giao dịch. Kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ, chính xác
của chứng từ và tính chính xác của nội dung các giao dịch.
❖ Thực hiện các giao dịch thanh toán, dịch vụ trực tiếp với khách hàng đến NH giao dịch tại NH và công tác liên quan tới hồ sơ giao dịch thanh toán và báo cáo với mục tiêu đạt đuợc các chỉ tiêu kinh doanh, phát triển khách hàng mới, duy trì khách hàng hiện có, đảm bảo tính chính xác và kịp thời của các giao dịch và của các báo cáo.
❖ Thực hiện đầy đủ trình tự các buớc trong quy trình huy động tiền gửi, tuân thủ
định khác của Vietinbank. Từ chối các giao dịch trong trường hợp chứng từ không hợp lệ
❖ Thực hiện nghiệp vụ kế toán tài chính, chi tiêu nội bộ tại chi nhánh với mục tiêu đảm bảo công tác hạch toán kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời .
Phó phòng phụ trách điện toán: Triển khai các hoạt động vận hành hệ thống thông tin điện toán và triển khai phát triển phần mềm với mục tiêu đảm bảo hệ thống thông tin nội bộ và các chương trình phần mềm hoạt động thông suốt trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, quy định của NHCT và phân công của Trưởng phòng kế toán.
Phòng kế toán có tổng cộng là 12 quầy giao dịch, mỗi quầy có một giao dịch viên kiêm kế toán viên. Trong đó, gồm có:5 quầy giao dịch khách hàng doanh nghiệp,1 quầy giao dịch khách hàng ưu tiên, 6 quầy giao dịch khách hàng cá nhân chủ yếu là thực hiện các giao dịch thu chi tiền gửi, tiết kiệm, lệnh chi...
Số lượng giao dịch mỗi ngày tại Ngân hàng rất nhiều, thường xảy ra với những giao dịch có số tiền thu hoặc chi rất lớn. Mỗi giao dịch đều phải thực hiện trên chứng từ giấy và chứng từ điện tử, và phải được kiểm soát viên kiểm tra, ký tên, đóng dấu thì chứng từ mới được xem là hợp lệ.
Phòng có 04 phó phòng để kiểm tra tất cả các giao dịch trên chứng từ do giao dịch viên chuyển đến cho phó phòng kiểm tra lại trước khi duyệt, chỉ khi phó phòng đi vắng hoặc máy của phó phòng bận do nhiều giao dịch viên cùng chuyển nội dung phê duyệt cùng lúc thì trưởng phòng kế toán sẽ kiểm tra và ký thay phó phòng. Đối với mỗi giao dịch, khâu phê duyệt của phó phòng là nhiều thời gian nhất vì phó phòng phải phê duyệt cả chứng từ giấy và chứng từ điện tử.
2.3.2. Môi trường kiểm soát
> Chính sách nhân sự:
Đội ngũ cán bộ nhân viên là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới hiệu quả kiểm soát nội bộ hoạt động huy động tiền gửi tại Vietinbank- Chi nhánh Thủ Thiêm. Vì vậy, Vietinbank rất chú trọng trong công tác tuyển dụng luôn đưa ra tiêu chuẩn tuyển
dụng cụ thể, đảm bảo tính công khai, minh bạch trong các đợt tuyển dụng riêng của chi nhánh cũng như trong các đợt tuyển dụng tập trung trên tòan hệ thống Vietinbank.
Đối với các vị trí nhân viên dù là có kinh nghiệm hay sinh viên mới ra trường khi được bổ nhiệm vào các vị trí tại CN đều được cử đi tập huấn, tham gia quá trình đào tạo 3 tháng nhằm trang bị đầy đủ kiến thức về quy trình vận hành và xử lý nghiệp vụ.
Bên cạnh đó định kỳ cán bộ nhân viên tại CN được thực hiện kiểm tra trình độ chuyên môn 2 năm/lần và đưa đi đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn ,bồi dưỡng trao đổi nghiệp vụ cùng nhau.
Chính sách lương thưởng tại chi nhánh được được quy định rõ ràng, cụ thể. Nhân viên đánh giá dựa trên Bảng tự đánh giá và bảng chấm điểm của trưởng phòng. Chi nhánh thường xuyên tổ chức tham quan, du lịch, thưởng và tặng quà cho cán bộ nhân viên vào dịp lễ Tết.
> Tính trung thực và tuân thủ quy tắc đạo đức nghề nghiệp
Ban lãnh đạo tại Vietinbank- CN Thủ Thiêm đề cao tính trung thực các giá trị đạo đức do đó đã xây dựng các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp, quy tắc ứng xử dành cho các cán bộ chi nhánh trong quá trình giao dịch nghiệp vụ tiền gửi với khách hàng. Cán bộ nhân viên tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật, quy trình huy động tiền gửi và bảo mật an toàn thông tin nội bộ và thông tin khách hàng. Đề cao tinh thần tự chịu trách nhiệm, giữ gìn sự trung thực, thẳng thắn, luôn cẩn thận, kỹ lưỡng trong quá trình giao dịch với khách hàng. Đồng thời , Ban giám đốc, trưởng phòng, phó phòng tích cực làm gương cho cấp dưới về việc thực hiện cũng như nhắc nhở nhân viên phải thực hiện một cách nghiêm túc chuẩn mực giao tiếp với khách hàng và đồng nghiệp.
> Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Ban lãnh đạo chi nhánh luôn hướng tới mục tiêu gia tăng lợi nhuận, hoàn thành kế hoạch huy động tiền gửi đã đề ra và giảm thiểu nhất có thể những rủi ro trong hoạt động kinh doanh ngân hàng. Ngân hàng đã thiết lập các quy định, quy trình cụ thể
liên quan đến hoạt động huy động tiền gửi, xây dựng các chốt kiểm soát và tổ chức các cuộc kiểm tra nội bộ để đánh giá sự hiệu quả của KSNB đối với hoạt động huy động tiền gửi.
về phong cách điều hành, ban giám đốc, truởng phòng đều có quan hệ cởi mở, thân thiện với nhân viên.Nhà quản lý rất quan tâm đến suy nghĩ, ý kiến của mọi nguời; những ý tuởng hay, có ích cho đơn vị sẽ đuợc xem xét.
2.3.3. Đánh giá rủi ro (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vietinbank- CN Thủ Thiêm đã xây dựng những cẩm nang, công văn huớng dẫn chi tiết thực hiện nghiệp vụ, đánh giá, dự đoán truớc những rủi ro có thể xảy ra để nhân viên có nhận thức và phòng tránh. Công tác quản lý rủi ro đuợc theo dõi bởi phòng QLRR ,phòng QLRR hàng năm hoặc đột xuất tổ chức kiểm tra nội bộ hoạt động huy động TG tại chi nhánh nhằm phát hiện và đánh giá rủi ro, đua ra phuơng pháp hạn chế khắc phục rủi ro.
Sau khi nhận diện rủi ro, Ban Giám đốc sẽ xem xét khả năng xảy ra và đề ra các biện pháp đối phó, hạn chế rủi ro. Công tác quản lý rủi ro đuợc Ban Giám đốc nhấn mạnh, phổ biến đến từng nhân viên và rà soát thuờng xuyên hoạt động huy động tiền gửi khách hàng tại các phòng ban nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và an toàn.
2.3.4. Hoạt đông kiểm soát
2.3.4.1. Quy trình nghiệp vụ huy động tiền gửi tại Vietinbank — Chi nhánhThủ Thiêm Thủ Thiêm
Thiết lập quy trình nghiệp vụ, mỗi buớc trong quy trình đuợc thực hiện có ít nhất một nguời khác kiểm tra lại giúp hạn chế đuợc những sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ hay hạch toán kế toán vì nó giúp phát hiện kịp thời các sai sót và sửa chữa truớc khi đuợc thực hiện chính thức.
V Kiểm soát trước: do GDV thực hiện gồm: kiểm tra việc lập chứng từ, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu số tiền trên chứng từ với số dư tài khoản.
S Kiểm soát sau: do kiểm soát viên thực hiện sau khi GDV đã kiểm soát, xử lý, gồm: kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm soát cách xử lý