Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện đúng theo mục tiêu, giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải, giảm thiểu thất thoát tài sản. Trên cơ sở đánh giá rủi ro hoạt động huy động tiền gửi khách hàng, ngân hàng thiết kế tổ chức thực hiện hoạt động kiểm soát hoạt động huy động tiền gửi khách hàng ngay trong quy trình nghiệp vụ nhiều hình thức như sau:
V Phân chia trách nhiệm:
bạch. Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ đuợc phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm đi cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm sai phạm. Ví dụ nhu thủ quỹ và giao dịch viên phải tách biệt, nguời phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản,...
V Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Quy định sự tách biệt giữa nguời quyết định và nguời thực hiện không bao giờ là một về trách nhiệm trong xử lý các các nghiệp vụ có liên quan. Tác dụng: nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn, đảm bảo phạm vi quyền hạn giải quyết công việc trong phạm vi nhất định..
V Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt đúng đắn các nghiệp vụ
Các nghiệp vụ tiền gửi đều phải đuợc phê duyệt truớc khi thực hiện bởi ít nhất 2 cán bộ nhân viên ngân hàng một là GDV, hai là KSV. Mục đích là tạo nên sự phân chia, quyền hạn, tránh sự tập trung quyền lực dễ dẫn đến “độc quyền”. Để tuân thủ tốt quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải đuợc phê chuẩn đúng đắn, phù hợp.
V Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
V Bảo vệ tài sản :
Tài sản quan trọng nhất của ngân hàng là tiền mặt trong kho quỹ nên luôn đuợc bảo vệ tối uu. Công tác kiểm tra bao gồm nội dung sau:
Hoạt động kiểm tra so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tiền mặt có trên thực tế bắt buộc phải đuợc thực hiện định kỳ.
Kiểm tra bất thuờng các giấy tờ đảm bảo tiền gửi đang đuợc luu trữ trong kho với sổ sách kế toán.
Hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị .
Là cơ chế các nhân viên trong ngân hàng tự kiểm soát chéo lẫn nhau. Như vậy sẽ giúp hạn chế được sai sót trong nội bộ hệ thống trước khi trình đến ban giám đốc.Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp. Đây là hủ tục hiệu quả để để ngăn ngừa phát hiện gian lận, sai sót trong quá trình ghi nhận và thực hiện nghiệp vụ tiền gửi cụ thể là đối chiếu giữa GDV và KSV, giữa GDV và thủ quỹ....
V Kiểm tra và theo dõi
Kiểm tra là hoạt động kiểm tra giữa các cá nhân hay phòng ban liên quan đến nghiệp vụ huy động tiền gửi khách hàng. Rủi ro trong nghiệp vụ tiền gửi được kiểm tra thường xuyên và liên tục bởi KSV độc lập là bộ phận hậu kiểm với người thực hiện nghiệp vụ là GDV. Việc kiểm tra là rất cần thiết, cần có người đánh giá việc thực hiện nghiệp vụ của nhân viên vì họ có thể xảy ra nhầm lẫn, hoặc cố tình sai phạm khi thực hiện nghiệp vụ.
Theo dõi là việc so sánh các số liệu chỉ tiêu mức huy động tiền gửi thực tế so với kế hoạch, tỷ lệ tăng trưởng tiền gửi của kỳ này so với kỳ trước của năm này so với năm trước... Làm như vậy Ban giám đốc có thể có thêm thông tin để đánh giá mức độ hoàn thiện công việc của nhân viên theo mục tiêu ngân hàng đã đề ra đồng thời xác định được vấn đề bất thường của ngân hàng và đưa ra biện pháp xử lý thích hợp.