Môi trường kiểm soát là nền móng cho toàn bộ các cấu phần của hệ thống KSNB nhằm xây dựng nguyên tắc và cơ cấu phù hợp. Môi Trường kiểm soát tạo ra văn hóa của toàn ngân hàng có ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của cán bộ công nhân
chính trực và giá trị đạo đức, năng lực của nhân viên, cơ cấu tổ chức, cơ chế phân cấp, phân quyền, các chính sách, thông lệ về nguồn nhân lực, cách thức quản trị, điều hành của các cấp lãnh đạo. Khi xây dựng môi trường kiểm soát đối với hoạt động huy động tiền gửi KH sẽ hạn chế được những thiếu sót của thủ tục kiểm soát huy động tiền gửi.
Tính chính trực và giá trị đạo đức:
Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Nghiệp vụ tiền gửi là nghiệp vụ tiếp xúc trực tiếp với tiền và dễ xảy ra nhiều gian lận, sai sót. Vì vậy các nhà quản trị phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong ngân hàng và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Những nhà quản lý cần phải tuân thủ các chuẩn mực làm gương cho cấp dưới và cần phổ biến những quy định cũng như xử lý đối với hành vi vi phạm đến mọi thành viên bằng các thể chế thích hợp nhằm hạn chế các hành vi không trung thực.
Đảm bảo về năng lực:
Là đảm bảo cho nhân viên thành thạo những kỹ năng cũng như nghiệp vụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Nhà quản trị chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với vị trí, thường xuyên phải giám sát tổ chức phải huấn luyện và đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn.
Đặc biệt đối với GDV là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng thực hiện các giao dịch, ngân hàng nên có các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để thực việc công việc, phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp, chu đáo và tăng khả năng xử lý sự cố trong quá trình giao tiếp với khách hàng tạo nhằm giữ chân khách hàng.
Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức thực chất là bộ máy hoạt động trong ngân hàng nó góp phần đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành cũng như các thủ tục kiểm soát huy tác dụng.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:
Là xây dựng các quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm từng vị trí của từng phòng ban trong hoạt động của ngân hàng. Giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu.
Việc phân cấp, quyền phải được thực hiện hợp lý, rõ ràng, tránh xung đột về lợi ích, đảm bảo một nhân viên không kiêm nhiệm cùng lúc nhiều cương vị, nhiệm vụ trong quá trình huy động tiền gửi khách hàng. Đảm bảo các nhân viên trong quy trình huy động tiền gửi khách hàng không có điều kiện thao túng hoạt động phục vụ cho mục đích cá nhân.
Khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.
Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán:
Một sự lựa chọn của các ngân hàng trong nhiều quốc gia là thiết lập ủy ban kiểm toán độc lập để giúp HĐQT thực hiện những nhiệm vụ của họ. Đây là ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài HĐQT nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập BCTC, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ...Do có các chức năng quan trọng nên sự hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và HĐQT có ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát.
Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của HĐQT hoặc ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong HĐQT hoặc Ủy ban kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
Nguyên tắc và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Triết lý quản lý là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới sự hiệu quả của KSNB hoạt động huy động tiền gửi thể hiện qua quan điểm và nhận thức của Ban giám đốc, phong cách điều hành của họ khi điều hành Ngân hàng. Sự khác biệt về triết lý quản
lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức mà nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin, quan hệ ứng xử với cấp dưới cũng như đạo đức và hiệu quả công việc của ban lãnh đạo.
Hoạt động huy động tiền gửi khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng vì tiền gửi chiếm tỷ trọng rất lớn trong nguồn vốn của ngân hàng. Công tác kiểm soát nội bộ huy động tiền gửi sẽ được thực hiện hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra trước đó khi Hội đồng quản trị, Ban giám đốc luôn kiểm soát, quan tâm đến vấn đề ngăn chặn và hạn chế rủi ro tiền gửi.
Chính sách nhân viên:
Việc xây dựng chính sách nhân viên về việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên góp phần làm cho nhân viên nâng cao ý thức thực hiện cũng như trình độ chuyên môn để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Chính sách nhân sự luôn có ảnh hưởng đến sự hiệu quả của môi trường kiểm soát hiện thông qua tác động đến các nhân tố trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và giá trị đạo đức...
Trong ngân hàng, cho dù hệ thống KSNB thiết lập chặt chẽ đến đâu nhưng nếu nhân viên không đủ năng lực thực hiện thì vẫn không thể đạt được mục tiêu đã đề ra.