4.1. Một số quy định chung
Sổ ghi chép ban đầu về DS-KHHGĐ (Sổ A0) phản ánh các thông tin cơ bản nhất của từng người về DS-KHHGĐ. Các thông tin của Sổ A0 là thông tin cơ sở của hệ thống tin thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ. CTV dân số thôn/ bản (cấp thôn) có nhiệm vụ: Lưu trữ, bảo quản Sổ A0; theo dõi và cập nhật thường xuyên thông tin phát sinh. Cán bộ dân số xã, phường, thị trấn (cấp xã) có nhiệm vụ: Kiểm tra, giám sát, thẩm định thông tin của Sổ A0 và phiếu thu thông tin để gửi lên Trung tâm DS-KHHGĐ huyện. Việc ghi chép thông tin phải đảm bảo đúng sự thật khách quan (xem chi tiết các nguyên tắc trong cuốn hướng dẫn thực tập).
4.2. Khái niệm và phạm vi theo dõi DS-KHHGĐ
Phần này bao gồm các khái niệm về hộ dân cư (hộ gia đình và hộ tập thể); Phương pháp xác định hộ dân cư; Phạm vi quản lý hộ dân cư; Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư (xem hướng dẫn chi tiết trong cuốn hướng dẫn thực tập).
4.3. Sổ ghi chép ban đầu về DS-KHHGĐ (sổ A0) và và cách ghi chép ban đầu
4.3.1. Trang bìa: Trong trang bìa cần điền tên địa danh: tỉnh, huyện xã, thôn bằng chữ in hoa (xem hướng dẫn chi tiết trong cuốn hướng dẫn thực tập).
4.3.2. Trang bảng kê địa bàn: Bảng kê địa bàn được thực hiện theo hai cách: thứ nhất Đối với khu vực có địa chỉ kiểu thành thị và thứ hai đối với khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn (xem hướng dẫn chi tiết trong cuốn hướng dẫn thực tập).
99
Các bảng mã hỗ trợ bao gồm: Bảng đối chiếu năm âm lịch và dương lịch, Bảng mã Biện pháp tránh thai, Bảng mã Sự kiện thai sản, Bảng mã Tàn tật, Bảng danh mục các dân tộc Việt Nam và Bảng chuyển đổi trình độ giáo dục phổ thông (xem hướng dẫn chi tiết trong cuốn hướng dẫn thực tập).
4.3.4- Cách ghi trang chính Sổ A0 (Phiếu hộ dân cư)
Mỗi hộ dân cư được ghi trong một hoặc nhiều trang Phiếu hộ dân cư. Trang chính của sổ A0 bao gồm các mục sau:
+ Mục Hộ số……… Địa chỉ hộ
+ Mục I. Thông tin cơ bản: Quy ước, ghi lần lượt từng người trong hộ từ trên xuống dưới (từ dòng 1 đến hết) bao gồm : Cột 1 - Số thứ tự; Cột 2 - Họ và tên; Cột 3- Quan hệ với chủ hộ; Cột 4- Giới tính; Cột 5- Ngày tháng năm sinh; Cột 6 - Dân tộc; Cột 7- Trình độ học vấn; Cột 8- Trình độ chuyên môn; Cột 9. Tình trạng hôn nhân; Cột 10. Tình trạng cư trú; Cột 11. Tình trạng tàn tật,
+ Mục II: Theo dõi kế hoạch hóa gia đình: Theo dõi kế hoạch hóa gia đình dùng để ghi chép tình trạng sử dụng BPTT, sinh con, mang thai, phá thai/sảy thai của phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ (từ 15 đến 49 tuổi) có chồng. Biểu thiết kế để sử dụng cho 5 năm 2011-2015. Bao gồm các mục sau: (1) Họ và tên; (2) Sinh năm; (3) Tháng năm bắt đầu sử dụng BPTT đang dùng.
Mục III. Theo dõi các thay đổi: Khoản 1.Trẻ mới sinh; Khoản 2. Người chết; Khoản 3. Bà mẹ mang thai; Khoản 4. Chuyển đi khỏi xã; Khoản 5. Chuyển đến từ ngoài xã và Khoản 6. Thay đổi thông tin cơ bản (xem hướng dẫn chi tiết trong cuốn hướng dẫn thực tập).
4.4. Phiếu thu tin của CTV
4.4.1. Quy định chung
Phiếu thu thông tin do CTV dân số lập hàng tháng, thông tin được chiết xuất từ sổ A0 và phải được cập nhật thường xuyên, không bỏ sót và không tính trùng. Từ ngày 1 đến ngày 5 hàng tháng CTV phải nộp đủ các phiếu thu tin và phiếu hộ dân cư cho cán bộ dân số xã để thẩm định (Các quy định cụ thể xem hướng dẫn chi tiết trong cuốn hướng dẫn thực tập).
100
4.4.2. Ghi vào phiếu thu tin (Biểu 01-CTV: Phiếu thu tin về dân số và kế hoạch hóa gia đình): gồm các mục sau: Danh sách trẻ mới sinh; Danh sách người chết; Danh sách người chuyển đến hộ; Danh sách người chuyển đi khỏi hộ; Danh sách trẻ sinh ra được sàng lọc sơ sinh, Danh sách bà mẹ mang thai được sàng lọc trước sinh, Danh sách phụ nữ có thông tin về sự kiện thai sản; Danh sách cặp vợ chồng mới sử dụng BPTT; Danh sách tư vấn, khám sức khỏe tiền hôn nhân; Danh sách người có thông tin thay đổi (xem chi tiết trong cuốn hướng dẫn thực tập).