5. Lập báo cáo của ban dân số xã
6.1. Kiểm tra tài liệu ghi chép ban đầu
6.1.1. Kiểm tra mức độ chính xác của các thông tin trong sổ A0
Các thông tin được thu thập, ghi chép vào Sổ A0 thường có một số sai sót. Các sai sót, nhầm lẫn thường xảy ra do các lỗi sau:
- Người khai báo thông tin không nhớ chính xác về thời gian sảy ra các sự kiện, hoặc hiểu không đúng về câu hỏi mà cộng tác viên dân số đã nêu để thu thập thông tin.
- Người thu thập thông tin chưa nắm vững nghiệp vụ điều tra, giải thích không đúng các chỉ tiêu cần thu thập.
-Ghi chép sai, thiếu các thông tin, đặc biệt là khi chép từ Sổ A0 sang phiếu thu tin dẫn đến làm sai lệch các thông tin thu được.
1. Phạm vi, đối tượng theo dõi của Sổ A0
Theo quy định, phạm vi được ghi vào Sổ A0 là tất cả các hộ cư trú trên địa bàn của xã bao gồm “hộ gia đình” và “hộ tập thể”. Các khái niệm “hộ gia đình” và “hộ tập thể” , “ nhân khẩu thực tế thường trú” được quy định riêng cho chế độ ghi chép này,
107
không giống với khái niệm “hộ gia đình” và “hộ tập thể” và “nhân khẩu thường trú” được quy định trong công tác đăng ký hộ khẩu của ngành Công an.
Đối tượng theo dõi DS-KHHGĐ là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ (trừ khu vực do cơ quan quân đội, công an, ngoại giao quản lý) và là những cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ (15-49) tính theo tuổi của người vợ; đối tượng theo dõi về trẻ em là những người dưới 16 tuổi.
2. Cột 5. Ngày sinh
Theo quy định ghi Sổ A0, ngày tháng năm sinh phải ghi theo dương lịch. Tuy nhiên, trong thực tế, người dân, nhất là những người lớn tuổi thường không nhớ được ngày tháng năm sinh của mình mà chỉ nhớ được tuổi của bản thân và thường được kể cả tuổi mụ (đôi khi nhiều hơn tuổi tròn tới 2 năm). Vì vậy cần phải kiểm tra chặt chẽ các trường hợp chuyển đổi cho thật chính xác.
3. Cột 10. trình độ học vấn
Theo quy định ghi Sổ A0, trình độ học vấn phổ thông phải ghi theo hệ phổ thông 12 năm. Bởi vậy, những người trước đây đã học theo các hệ phổ thông khác (ví dụ hê ̣ 10 năm) phải chuyển đổi sang hê ̣ phổ thông 12 năm. Việc ghi hay không ghi trình độ học vấn của một người liên quan đến tuổi và trình độ học vấn của người đó. “Mù chữ” chỉ ghi cho những người từ 14 tuổi trở lên. Cần chú ý mối liên hệ giữa trình đô ̣ ho ̣c vấn và tuổi. Ví dụ, một người 8 tuổi không thể học lớp 12 nên nếu trong danh sách hộ có một người Cột 5 “Ngày tháng năm sinh” ghi “10-4-1998 (8 tuổi) mà trong Cột 10 “Trình độ học vấn” có trình độ phổ thông trung học “12/12” thì cần kiểm tra xem người này có thể ghi sai năm sinh (1988 thành 1998) hoặc sai trình độ học vấn (2/12 thành 12/12).
4. Cột 11. Tình trạng hôn nhân
Theo quy định ghi Sổ A0, tình trạng hôn nhân phải ghi theo tình trạng hôn nhân thực tế. Ví dụ, những người được ghi là có vợ/có chồng không chỉ bao gồm những người đã có đăng ký kết hôn mà còn cả nhưng người được gia đình tự tổ chức đám cưới hoặc chung sống với nhau như vợ chồng.
108
Cần phân biê ̣t tình tra ̣ng ly hôn với tình tra ̣ng ly thân. Ly hôn là những người trước đây là vợ chồng, nay đã bỏ nhau được tòa án công nhâ ̣n và chưa kết hôn la ̣i với người khác. Trong khi đó ly thân là những người trước đây là vợ chồng đã bỏ nhau nhưng chưa được toà án công nhận và không còn sống chung nữa.
Chỉ tiêu tình trạng hôn nhân có liên quan đến Cột “Ngày tháng năm sinh” (tuổi) và Cột “Quan hệ với chủ hộ”. Thông thường, những người chưa đến tuổi kết hôn theo Luật Hôn nhân và gia đình (Nam dưới 20 tuổi, nữ dưới 18 tuổi) thì tình trạng có vợ/có chồng không thể ghi “Có đăng ký kết hôn”. Nếu có tình trạng này thì phải kiểm tra xem hoặc khai sai năm sinh, hoặc khai sai tình trạng hôn nhân hoặc có thể chính quyền cấp giấy “đăng ký kết hôn” không đúng luật.
Nếu một người trong Cột 3 “Quan hệ với chủ hộ” được ghi là “vợ/chồng” thì trong Cột 11 “Tình trạng hôn nhân” cả người đó và chủ hộ đều phải được ghi là “Có vợ/có chồng” nếu sai thì phải kiểm tra lại xem người nào có chỉ tiêu nào ghi sai.
5. Cột 11 . Tình trạng cư trú
Theo quy định, tình trạng cư trú được ghi theo quy định riêng cho chế độ ghi chép này, không giống với tình trạng đăng ký cư trú được quy định trong công tác đăng ký hộ khẩu của ngành Công an như KT1, KT2. KT3 và KT4.
6. Mục II: Theo dõi các biê ̣n pháp tránh thai
Mu ̣c II “ theo dõi sử du ̣ng biê ̣n pháp tránh thai” chỉ được ghi cho những phụ nữ hiện đang có chồng trong độ tuổi 15-49. Bởi vậy, phải kiểm tra xem Cột 4 “Giới tính” có ghi là “Nữ” không; Cột 5 “Ngày tháng năm sinh” người này có đúng trong độ tuổi 15- 49 không; và cuối cùng, Cột 11 “Tình trạng hôn nhân” người này có được ghi là “Có chồng” không?
Nếu một trong các chỉ tiêu trên không phù hợp, phải kiểm tra xem CTV có ghi sai không. Nếu CTV ghi đúng (có ít nhất một trong 4 chỉ tiêu nói trên không phù hợp) thì phải loại đối tượng phụ nữ đó ra khỏi Phần II (Gạch tên và các dòng tương ứng của người này đã được ghi).
109
Mục “Theo dõi các thay đổi khác” dùng để theo dõi và ghi các biến cố như sinh, chết, nhận con nuôi, chết, chuyển đi, chuyển đến, thay đổi tình trạng hôn nhân. Hầu hết các biến cố nói trên có liên quan mật thiết đến Phần I “Thông tin cơ bản của hộ” và Phần II “Theo dõi sử dụng biện pháp tránh thai. Bởi vậy cần phải kiểm tra tính lôgic của các thông tin có liên quan.
Nếu trong phần III có ghi thông tin về một trường hợp sinh: Ngày tháng năm sinh, con thứ mấy, khi sinh cân nặng bao nhiêu, thì trong Phần I phải có đầy đủ các thông tin về trường hợp sinh này và trong Phần II, trong tháng năm sinh tương ứng với người con đó người mẹ phải được ghi chữ “S”. Nếu có phần nào thiếu các thông tin cần thiết thì phải kiểm tra xem thông tin nào sai để sửa cho đúng với thực tế.
Nếu trong phần III có ghi thông tin về một trường hợp nhận con nuôi: Ngày tháng năm nhận con nuôi, nhận con nuôi ở đâu thì trong Phần I phải có đầy đủ các thông tin về người con nuôi này. Nếu có phần nào thiếu các thông tin cần thiết thì phải kiểm tra xem thông tin nào sai để sửa cho đúng với thực tế.
Nếu trong phần III có ghi thông tin về một trường hợp chết: Ngày tháng năm chết, nguyên nhân chết thì trong Phần I phải có dòng gạch đè lên dòng họ tên của người chết từ Cột 1 đến Cột 13. Nếu không thì phải kiểm tra xem thông tin nào sai để sửa cho đúng với thực tế. Nếu nguyên nhân chết được ghi là vì “thai sản” thì phải kiểm tra xem trong Phần II “Theo dõi về các biện pháp tránh thai” xem người phụ nữ này trước đó có mang thai không (có mã “T”) hoặc có sinh con không (có mã “S”). Nếu không thì phải kiểm tra xem thông tin nào sai để sửa cho đúng với thực tế.
Nếu trong phần III có ghi thông tin về một trường hợp chuyển đến: Ngày tháng năm chuyển đến, chuyển đến từ xã/huyện/tỉnh..., thì trong Phần I phải có đầy đủ các thông tin về người chyển đến. Nếu có phần nào thiếu các thông tin cần thiết thì phải kiểm tra xem thông tin nào sai để sửa cho đúng với thực tế.
Nếu trong phần III có ghi thông tin về một trường hợp chuyển đi: Ngày tháng năm chuyển đi, chuyển đi xã/huyện/tỉnh..., thì trong Phần I phải gạch chéo lên toàn bộ dòng có ghi các thông tin của người này. Nếu có phần nào thiếu các thông tin cần thiết thì phải kiểm tra xem thông tin nào sai để sửa cho đúng với thực tế.
110
Cần lưu ý là, trong một số trường hợp có thể số lượng ghi ở trong từng phần không trùng nhau. Ví dụ, nếu như có bà mẹ sinh đôi thì có thể có 2 dòng ghi tháng năm sinh 14-4-2012 nhưng chỉ có 01 chữ “S” trong Phần II.
Ngược lại, có những trường hợp phụ nữ sinh đứa con đã “Chết trong bụng mẹ” thì trong Phần II, tháng quan sát có ghi “S” nhưng trong Phần I và Phần V lại không có ghi các trường hợp sinh tương ứng.
6.1.2. Kiểm tra phiếu thu tin của cộng tác viên
Các thông tin về dân số cũng như các biến động như sinh, chết, chuyển đi, chuyển đến, kết hôn và ly hôn, ngoài Sổ A0, còn có thể khai thác từ hệ thống đăng ký hộ tịch của ngành Tư Pháp, hệ thống đăng ký hộ khẩu của ngành Công an và Toà án và sổ chứng sinh, chứng tử của ngành Y tế. Vì vậy, để có thể thu thập được đầy đủ hơn các trường hợp sinh, chết, chuyển đi, chuyển đến, kết hôn và ly hôn xảy ra trong địa bàn, cần phối hợp đối chiếu thông tin của các nguồn này để bổ xung các trường hợp sai sót khi cần thiết.
1. Mục số sinh
Tổng số trẻ em sinh trong tháng có thể tổng hợp từ một trong ba chỉ tiêu của sổ A0: Cột 5 (Ngày tháng năm sinh) trong Phần I hoặc mã “S” của tháng quan sát trong Phần II “Tình hình sử dụng các biện pháp tránh thai” hoặc các trường hợp sinh trong tháng quan sát được ghi trong Phần III “Theo dõi các thay đổi khác”.
Cần lưu ý là, trong một số trường hợp có thế số lượng ghi ở trong từng phần không trùng nhau. Ví dụ, một bà mẹ sinh đôi thì có thể có 2 dòng ghi tháng năm sinh 14-4-2012 nhưng chỉ có 01 chữ “S” trong Phần II. Ngược lại, có những trường hợp phụ nữ sinh đứa con đã chết “Chết trong bụng mẹ” thì trong Phần II, tháng quan sát có ghi “S” nhưng trong Phần I và Phần V lại không có ghi các trường hợp sinh tương ứng. Bởi vậy, cần phải kiểm tra đối chiếu cả 3 thông tin này.
2. Mục người chết
Số sự kiện chết trong địa bàn của CTV trong một tháng thường rất ít, vì vậy, cần phải kiểm tra rất kỹ chỉ tiêu này.
111
Cần lưu ý đến khái niệm chết mẹ do thai sản. Đây là số phụ nữ chết: do những nguyên nhân liên quan đến mang thai, không do những nguyên nhân khác như: sốt rét, tai nạn, tự tử hoặc các bệnh khác; và trong thời kỳ từ khi mang thai cho đến 42 ngày sau sinh.
Cần lưu ý đến việc tính tuổi của người chết. Tuổi của người chết được tính theo khoảng thời gian từ khi sinh đến thời điểm chết chứ không phải đến thời điểm báo cáo, tức là được tính bằng cách lấy ngày tháng năm chết trừ đi ngày tháng năm sinh.
Nếu ngày tháng sinh nhỏ hơn hoặc bằng ngày tháng chết:
Tuổi người chết = Năm chết – Năm sinh
Nếu ngày tháng sinh lớn hơn ngày tháng chết:
Tuổi người chết = Năm chết – Năm sinh – 1
- Chết trẻ em dưới 5 tuổi
Trẻ em chết dưới 5 tuổi là những đứa trẻ chết khi chưa đủ 60 tháng tuổi. Vì vậy, cần đối chiếu với ngày tháng năm sinh của trẻ ở mục I của số A0.
3. Mục sử dụng BPTT
+ Số phụ nữ mới đặt vòng tránh thai trong tháng phải là những phụ nữ mà trong tháng báo cáo có mã “1” hoặc “1/1” nhưng tháng trước đó không có mã “1”. Nói một cách khác, số phụ nữ mới đặt vòng tránh thai trong tháng có thể kiểm tra theo công thức:
Số phụ nữ mới đặt vòng tránh thai trong tháng = số phụ nữ hiện đang dùng vòng tránh thai – Số phụ nữ đang sử dụng vòng tránh thai của tháng trước.
+ Số phụ nữ thôi sử du ̣ng vòng tránh thai trong tháng là số phụ nữ tháng trước có sử dụng vòng tránh thai (có mã”1”) nhưng tháng này lại không sử dụng vòng tránh thai nữa (tháng báo cáo không có mã “1” nữa).
+ Số nam mớ i triê ̣t sản trong tháng là số nam giới trong tháng có mã “2” nhưng người này trong tháng trước lại không có mã “2”. Đây không phải là số nam giới triệt sản có tới thời điểm báo cáo mà là số mới phát sinh trong tháng báo cáo nên không được tính những trường hợp các tháng trước đã triệt sản.
112
+ Số phụ nữ mới triê ̣t sản trong tháng. là số nữ giới trong tháng báo cáo có mã “3” nhưng người này trong tháng trước lại không có mã “3”. Đây không phải là số nữ giới triệt sản có tới thời điểm báo cáo mà là số mới phát sinh trong tháng báo cáo nên không được tính những trường hợp các tháng trước đã triệt sản.
+ Số người mới cấy thuốc tránh thai trong hai tháng: kiểm tra chỉ tiêu số người mới cấy thuốc tránh thai trong tháng” cũng giống như chỉ tiêu “Số phụ nữ đặt vòng tránh thai mới trong tháng” nhưng thay mã “1” bằng mã “7”.
+ Số cặp vơ ̣ chồng hiê ̣n đang sử du ̣ng bao cao su: bao gồm toàn bộ những người có ghi mã “4” trong tháng báo cáo (không trừ những người có mã “4” trong tháng trước).
+ Số că ̣p vơ ̣ chồng hiê ̣n đang sử du ̣ng thuốc tránh thai: là tất cả những người có mã “5” trong tháng báo cáo mà không được trừ những người có mã “5” trong tháng trước.
+ Số că ̣p vơ ̣ chồng đang sử du ̣ng thuốc tiêm tránh thai: là tất cả những người có mã “6” trong tháng báo cáo mà không được trừ những người có mã “6” trong tháng trước.