8. Kết cấu của khóa luận
1.3.2Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm tạ
ngân hàng thương mại
Đánh giá kiểm soát nội bộ nghiệp vụ TGTK theo các nhân tố ảnh hưởng được dựa trên báo cáo “Kiểm soát nội bộ: khuôn khổ hợp nhất” của COSO năm 2013 kết hợp với “Khuôn khổ hệ thống KSNB trong tổ chức ngân hàng” của Ủy ban Basel để có thể đánh giá một cách đầy đủ và chặt chẽ nhất. Theo đó, hệ thống KSNB của COSO (2013) có 5
bộ phận cấu thành và 17 nguyên tắc liên quan đến các thành phàn này, còn Basel committee on Banking Supervision (1998) đưa ra 5 thành tố và 12 nguyên tắc tương ứng.
Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát tốt là yếu tố quan trọng giúp thiết lập KSNB của ngân hàng một cách hữu hiệu. Các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát:
- Tính chính trực và các giá trị đạo đức: Đặc thù của hoạt động kinh doanh ngân hàng là làm việc với tiền, trong đó, huy động TGTK lại càng là một hoạt động nhạy cảm,
khó quản lý, nên dễ xảy ra tình trạng gian lận và biển thủ của cán bộ ngân hàng. Vì vậy, sự hữu hiệu của KSNB phụ thuộc vào việc các cán bộ ngân hàng cam kết về tính chính trực trong hoạt động và tôn trọng các giá trị đạo đức
- Triết lý và phong các điều hành của ban lãnh đạo: Bao gồm thái độ của ban lãnh đạo đối với việc thực hiện mục tiêu, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động và các hoạt động kiểm soát nội bộ đối với việc huy động TGTK của ngân hàng. Bên cạnh đó, ban quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới trong việc tuân thủ các chuẩn mực và phổ biến các quy
định của ngân hàng. Do đó, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường kiểm soát.
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo các hoạt động ngân hàng diễn ra xuyên suốt, bao gồm việc ra quyết định, kiểm tra và giám sát. Ngoài ra, với một cơ cấu tổ chức hợp lý, ngân hàng có thể giảm thiểu được các rủi ro về gian lận và ngăn ngừa các hành vi sai sót. Theo Võ Thị Hoàng Nhi (2015) để thiết lập cơ cấu tổ chức hiệu quả, ngân hàng cần tuân thủ các nguyên tắc:
• Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của ngân hàng, không chồng chéo.
• Thực hiện phân chia rành mạch 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo vệ tài sản
- Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Quyền hạn là giới hạn được đưa ra các quyết
định của một cá nhân trong tổ chức, trách nhiệm là đảm bảo cá nhân đó phải hoàn thành đúng công việc được giao và nếu kết quả không tốt sẽ phải gánh chịu hậu quả. Quyền hạn và trách nhiệm cho phép cán bộ ngân hàng đưa ra những quyết định trong phạm vi công việc để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm hợp lý giúp hạn chế lạm dụng quyền lực, công việc hoàn thành một cách hiệu quả, quy được trách nhiệm khi có sai sót xảy ra, hệ thống hóa công việc và đạt được mục tiêu của tổ chức.
- Chính sách nhân sự: Cán bộ ngân hàng là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, là chủ thể thực hiện mọi hoạt động của ngân hàng. Do đó, để xây dựng một môi trường kiểm soát hữu hiệu cần có các chính sách nhân sự nhất quán, hợp lý, rõ ràng và cụ thể. Các chính sách nhân sự là những nguyên tắc, quy định về tuyển dụng, đào tạo,
bổ nhiệm, đánh giá, đãi ngộ, khen thưởng và xử phạt. Một chính sách nhân sự thích hợp và hiệu quả sẽ giúp ngân hàng thu hút được những người có năng lực, phát triển và giữ họ làm việc lâu dài.
- Đảm bảo năng lực nhân viên: Đảm bảo cán bộ ngân hàng có đầy đủ các kỹ năng cần thiết và thực hiện đúng các nhiệm vụ được giao. Một nhân viên có năng lực hạn chế được các lỗi trong công viêc, giảm thiểu các rủi ro từ tác nghiệp, tăng hiệu suất làm việc.
Đánh giá rủi ro
Ngân hàng cần phải xác định mục tiêu đối với hoạt động TGTK, từ đó nhận diện các
rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, tiến hành phân tích, ước lượng khả năng xảy ra rủi
ro và mức thiệt hại.
- Xác định mục tiêu: Mục tiêu trong hoạt động TGTK cần được thiết lập cụ thể và phù hợp với tình hình huy động vốn và sử dụng vốn của ngân hàng. Thiết lập mục tiêu giúp ngân hàng có thể gia tăng về hiệu suất và mang lại lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh. Bước đầu của đánh giá rủi ro là xác định mục tiêu. Ngân hàng cần có mục tiêu rõ
ràng và cụ thể cho từng cá nhân để có thể nhân diện, xác định và đánh giá rủi ro tương ứng với mục tiêu trong huy động TGTK.
- Nhận diện rủi ro: Ngân hàng luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro, bên cảnh những rủi ro tổng thể thuộc về bản chất ngân hàng, chi nhánh cần chú ý đến những rủi ro liên quan đến tác nghiệp và đạo đức của cán bộ tham gia vào nghiệp vụ TGTK. Ngoài ra, bên
cạnh các vấn đề bên trong đơn vị như công nghệ, kỹ thuật mới được áp dụng, sản phẩm TGTK mới,... ngân hàng cần phải xem xét các ảnh hưởng từ bên ngoài như môi trường kinh tế, pháp lý,. Các rủi ro tại ngân hàng cần được nhận diện liên tục, việc nhận diện sớm sẽ giúp ngân hàng tránh được các tình huống không muốn muốn và có thể đưa ra những đánh giá, phân tích các rủi ro một các đầy đủ.
- Phân tích rủi ro: Sau khi xác định được các rủi ro, ngân hàng cần phải thực hiện phân tích và đo lường chúng. Các rủi ro cần được xem xét về khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của nó đến hoạt động ngân hàng. Từ việc phân tích rủi ro, ngân hàng có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa, quản lý và khắc phục rủi ro.
Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát được thiết lập bởi các chính sách và quy trình nhằm giảm thiểu
rủi ro với việc đạt được các mục tiêu đề ra. Các yếu tố cấu thành nên hoạt động kiểm soát gồm:
- Ủy quyền và phê duyệt: Các giao dịch TGTK cần được ủy quyền và phê duyệt để
đảm bảo hoạt động diễn ra phù hợp, an toàn, ngăn ngừa được các nghiệp vụ khống, các trường hợp làm sai quy định của ngân hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phân chia nhiệm vụ: Phân chia trách nhiệm cần được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản là phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm. Ngân hàng cần tách bạch giữa các chức năng thực hiện (giao dịch viên (GDV)), phê duyệt (kiểm soát viên (KSV)), ghi nhận (kế toán) và quản lý tài sản (thủ quỹ, thủ kho, bảo vệ,...). Khi một nghiệp vụ được phân chia cho nhiều người sẽ góp phần nhanh chóng phát hiện các sai sót, đảm bảo việc
kiểm soát lẫn nhau giữa các cán bộ và do đó hạn chế được các hành vi sai phạm, gây hại
đến ngân hàng.
- Định dạng trước: Ngân hàng cần thiết lập sẵn các biểu mẫu, hợp đồng, cách tính lãi, tỷ giá ngoại tệ,... để tạo ra một khuôn khổ thống nhất, hạn chế các rủi ro có thể xảy ra.
- Bảo vệ tài sản: Các tài sản tại ngân hàng gồm máy móc, thiết bị, tiền bạc, giấy tờ có giá, hồ sơ khách hàng,., các tài sản này cần được bảo vệ để tránh mất mát, tham ô, hư hỏng và sử dụng sai mục đích. Tài sản có thể được kiểm soát bằng nhà kho, tủ sắt, khóa, lực lượng bảo vệ,. Ngân hàng cần phải đối chiếu thường xuyên, định kỳ giữa sổ sách kế toán và tài sản thực tế để đảm bảo không có mất mát. Bên cạnh đó, ngân hàng cần thực hiện hạn chế tiếp cận tài sản.
Hệ thống thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện tiên quyết để duy trì hoạt động của ngân hàng.
Thông tin và truyền thông trong nội bộ ngân hàng là giữa các thành viên, các phòng ban,
chi nhánh và hội sở chính. Truyền thông nội bộ giúp trao đổi những thông tin cần thiết, minh bạch, rõ ràng cho việc thực hiện nhiệm vụ, truyền đạt những yêu cầu của ban quản
lý, sửa chữa kịp thời các thiếu sót trong KSNB, xây dựng mối quan hệ nội bộ.
Để hoạt động truyền thông đảm bảo được vai trò của mình, các thông tin được cung cấp cần đảm bảo:
- Cập nhật kịp thời, thường xuyên để có thể truyền đạt đến những cán bộ ngân hàng
một cách sớm nhất các sự kiện, thay đổi và đưa ra các biện pháp kịp thời.
- Chính xác và đầy đủ: Thông tin cung cấp cho các cán bộ ngân hàng cần phải chính
xác, cụ thể và phù hợp để có thể mang lại hiệu quả trong việc thực hiện các hoạt động ngân hàng. Đồng thời, điều này cũng góp phần nâng cao độ tin cậy, tính khách quan và minh bạch trong các thông tin, số liệu của ngân hàng.
- An toàn và bảo mật: Cơ sở dữ liệu thông tin của ngân hàng cần được lưu trữ an toàn, bảo mật các thông tin nội bộ, hạn chế việc truy cập, truy xuất dữ liệu nội bộ từ các bên không liên quan ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát.
Ngoài ra, đơn vị cần có cơ chế truyền đạt thông tin cho các đối tượng bên ngoài như
liên ngân hàng, khách hàng,... Các thông tin được truyền đi bao gồm thông tin về sản phẩm dịch vụ ngân hàng, các báo cáo về hoạt động kinh doanh của ngân hàng,...
Hoạt động giám sát
Để hoạt động giám sát diễn ra hiệu quá, ngân hàng cần có cơ chế giám sát thường xuyên, giám sát định kỳ và báo cáo khiếm khuyết của KSNB:
- Giám sát thường xuyên diễn ra đồng thời trong các hoạt động hằng ngày của đơn vị. Cán bộ tham gia vào quy trình nghiệp vụ TGTK đều tiến hành giám sát quy trình để ngăn ngừa các rui ro có thể xảy ra, đảm bảo hoạt động hiệu quả.
- Giám sát định kỳ là việc đánh giá định kỳ các hoạt động TGTK của ngân hàng từ ban quản lý, lãnh đạo hay các cuộc kiểm tra từ phía hội sở, kiểm toán định kỳ của kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện. Giám sát định kỳ giúp ngân hàng
có cái nhìn khách quan về hoạt động TGTK và tính hữu hiệu của KSNB.
- Báo cáo khiếm khuyết của KSNB: Trên cơ sở giám sát hoạt động TGTK, các khiếm khuyết của KSNB được phát hiện cần phải báo cáo lên các bên liên quan để có biện pháp ngăn chặn, xử lý phù hợp và tiến hành sửa chữa các thiếu sót.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 trình bày hệ thống cơ sở lý luận của KSNB nghiệp vụ TGTK tại NHTM. Dựa trên cơ sở khuôn khổ KSNB của COSO và Basel để tập hợp các nhân tố cấu thành của KSNB, bao gồm: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát. Ngoài ra, trong chương còn đưa ra các chỉ tiêu để góp phần đánh giá tính hiệu hữu hiệu của KSNB hoạt động TGTK.
Chương 1 là tiền đề cho việc đánh giá thực trạng KSNB nghiệp vụ TGTK tại BIDV Tây Ninh được trình bày trong chương 2.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ TIỀN GỬI TIẾT KIỆM TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM
- CHI NHÁNH TÂY NINH
2.1 Tổng quan về Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Tây Ninh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});