8. Kết cấu của khóa luận
2.2.2.3Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát gắn với hạn chế rủi ro
Phòng quản lý rủi ro định kỳ kiểm tra các phần mềm, yêu cầu các phòng thực hiện báo cáo các sai sót, vấn đề liên quan đến TGTK. Ủy ban quản lý rủi ro tham mưu cho hội đồng quản trị về chiến lược, chính sách quản lý rủi ro, hạch định chính sách trong công tác quản lý rủi ro trên phạm vi toàn hệ thống, phê duyệt phương pháp xác định rủi ro và các giới hạn rủi ro. Từ đó, BIDV xây dựng các biện pháp cho từng đối tượng rủi ro:
- Rủi ro thanh khoản: Quản lý rủi ro theo quy định của NHNN, chuẩn bị sẵn sàng trong việc điều hành, cân đối vốn trước tình trạng phức tạp của thị trường như của đại dịch COVID-19.
- Rủi ro lãi suất: Xây dựng 3 tuyến bảo vệ, ban hành các chính sách, quy định, cẩm
nang để theo dõi, kiểm soát rủi ro lãi suất. Phát triển hệ thống phần mềm, triển khai công
cụ quản lý rủi ro phù hợp với tình hình thế giới.
- Rủi ro hệ thống công nghệ thông tin: BIDV xây dựng hệ thống tường lửa, trang bị hệ thống phòng ngừa virus, hệ thống lưa trữ SAN,... Đồng thời, xây dựng các phương
án khi có sự cố công nghệ thông tin xảy ra.
1 BM01/2019.1/NVNTGlý rủi ro hoạt động như RCSA (tự nhận diện rủi ro và kiểm soát), KRI (dấu hiệu rủi roHợp đồng tiền gửi có kỳ hạn chính), LDC (thu nhập và phân tích dữ liệu tổn thất rủi ro hoạt động). Thực hiện đối chiếu thông tin khách hàng theo quy định về phòng chống rửa tiền, FATCA, hệ thống AML để hạn chế các rủi ro gian lận, rửa tiền từ khách hàng. Rà soát các quy định để phát
hiện những bất cập, kẽ hở còn tồn tại. Phân chia nhiệm vụ
Các quy trình giao dịch TGTK được BIDV phân ra thành các quy trình cho nghiệp vụ TGTK không kỳ hạn/có kỳ hạn và quy trình hậu kiểm giao dịch nghiệp vụ TGTK (Phụ lục 2). Trong các quy trình này, phân định rõ vai trò và trách nhiệm của GDV và KSV tham gia vào nghiệp vụ TGTK. Hoạt động kiểm soát được xây dựng xuyên suốt các quy trình giao dịch tiền gửi tại ngân hàng: GDV thực hiện đối chiếu tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, kiểm tra số tiền nhận và chi của ngân hàng với khách hàng; KSV thực hiện kiểm soát lại các báo cáo giao dịch tiền gửi, như: Giao dịch chuyển quyền sở hữu tài khoản của khách hàng; Điều chỉnh tiền gửi có kỳ hạn; Giao dịch điều chỉnh tiền gửi không kỳ hạn; Cài đặt lệnh chuyển số dư tự động SWEEP,... KSV có trách nhiệm kiểm soát lại số lượng chứng từ so với báo cáo, tính đầy đủ của bề mặt chứng từ giao dịch, cập nhật các sai sót ngay khi hoàn thành công tác kiểm tra và đôn đốc các cán bộ liên quan khắc phục sai sót.
Các chứng từ tại chi nhánh cũng được kiểm soát, quản lý chặt chẽ. Khi có nghiệp vụ
phát sinh, GDV kiểm tra các hồ sơ, tính khớp đùng rồi lập chứng từ, sau đó, chứng từ được chuyển đến KSV kiểm tra và ký duyệt. Những chứng từ không hợp lệ sẽ được chuyển trả về GDV chỉnh sửa và bổ sung. Sau khi chứng từ được phê duyệt đầy đủ, GDV
tập hợp các chứng từ và đóng thành nhật ký chứng từ, chuyển về phòng kế hoạch tài chính để ghi nhận kế toán. Phòng kế hoạch tài chính thực hiện kiểm tra tổng hợp các phân hệ tiền gửi, thông báo và phối hợp các phòng xử lý khi có số liệu chênh lệch phát sinh. Phòng quản lý rủi ro kiểm tra định kỳ, đột xuất tất các các nội dung liên quan đến tiền gửi theo quy trình, quy định đã ban hành. Bên cạnh đó, các chứng từ được lưu trữ tại kho lưu trữ chứng từ của ngân hàng để thực hiện bảo quản và quản lý.
BIDV đã xây dựng nhiều nguyên tắc giao dịch trong hoạt động tiền gửi, như: Nguyên
tắc xác thực khách hàng, Nguyên tắc kiểm tra hồ sơ chứng từ giao dịch, Nguyên tắc lưu hồ sơ, chứng từ,...
Định dạng trước
BIDV đã ban hành những biểu mẫu về TGTK cho nhiều trường hợp, như:
4 BM04/2019.1/NVNTG Phụ lục hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn
5 BM05/2019.1/NVNTG Hợp đồng sở hữu không kỳ hạn cá nhân
6 BM06/2019.1/NVNTG Hợp đồng sở hữu có kỳ hạn cá nhân
7 BM07/2019.1/NVNTG Đề nghị thỏa thuận kiêm hợp đồng về việc mởvà sử dụng tài khoản tiền gửi chung (dành cho khách hàng là tổ chức)
hàng cá nhân
9 BM08A/2019.1/NVNTG
Thỏa thuận Về việc thay đổi/chấm dứt quan hệ đồng sở hữu tài khoản tiền gửi chung cho khách
hàng tổ chức
10 BM09/2019.1/NVNTG Thông báo đóng tài khoản
11 BM10/2019.1/NVNTG Thông báo phong tỏa tài khoản
12 BM11/2019.1/NVNTG
Giấy đăng ký/thay đổi/ chấm dứt lệnh chuyển tiền định kỳ
13 BM12/2019.1/NVNTG (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giấy đăng ký/thay đổi/chấm dứt lệnh điều chuyển vốn tự động
14 BM13/2019.1/NVNTG Giấy đề nghị thay đổi thông tin tiền gửi
15 BM15/2019.1/NVNTG Khách hàng khiếu nại về tiền gửi
16 BM16/2019.1/NVNTG Trả lời khiếu nại của khách hàng
bảo mật, ủy quyền, cưỡng chế,...
Ngoài ra, lãi suất ngân hàng và quy đổi ngoại tệ được công khai trên website BIDV. Cách tính lãi và ngoại tệ cũng được cập nhật kịp thời trên hệ thống khi có thay đổi.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động kiểm soát TGTK
Bên cạnh việc BIDV triển khai các công nghệ để đánh giá, quản lý các rủi ro, BIDV
thực hiện hoạch toán trên hệ thống SIBS. Hệ thống SIBS gồm các phân hệ:
- Phân hệ quản lý thông tin khách hàng
- Phân hệ tiền gửi
- Phân hệ tiền vay
- Phân hệ tài trợ thương mại
- Phân hệ chuyển tiền
- Phân hệ kế toán tổng hợp
- Phân hệ ngân quỹ
Hệ thống SIBS là hệ thống dữ liệu tập trung, định hướng theo khách hàng, xử lý giao
dịch trực tuyến, cho phép BIDV có khả năng đưa ra nhanh chóng các sản phẩm mới phục
vụ khách hàng trên diện rộng, phát triển các kênh phân phối mới. Đồng thời làm thay đổi toàn diện nền tảng công nghệ theo hướng hiện đại, đổi mới nghiệp vụ và các hoạt động quản lý kinh doanh của BIDV. (Lê Thị Kim Nhạn, 2015)
Thông qua hệ thống này, BIDV có thể theo dõi và quản lý các số liệu, dữ liệu, đưa ra các dự báo và tiến hành phân tích các rủi ro trong TGTK.
Kiểm soát đối với vật chất
Đơn vị bố trí bảo vệ đầy đủ, trong phạm vi phòng giao dịch khách hàng có 3 bảo vệ và 3 cảnh sát tham gia giám sát các hoạt động, đảm bảo an toàn trong việc thực hiện giao
dịch. Ngoài ra, chi nhánh cũng gắn khóa đối với các tài sản, lắp đặt camera theo dõi tại nhiều vị trí và thực hiện an toàn phòng cháy chữa cháy. Chi nhánh thực hiện kiểm kê, đối chiếu các giấy tờ, sổ sách và tiền gửi thường xuyên, liên tục trong quá trình hoạt động. Kho quỹ được xây dựng kiên cố và đảm bảo giới hạn tiếp cận tài sản, chỉ cho những người có thẩm quyền giữ khóa và tiếp cận đến kho quỹ.
Bên cạnh đó, quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ được kiểm soát chặt chẽ và có quy định vụ thể qua Công văn số 12378/BIDV-KT Sổ tay hướng dẫn việc tập hợp, sắp xếp chứng từ kế toán và kiểm soát lại giao dịch.