8. Kết cấu của khóa luận
2.2.2Thực tế về các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gử
tiết
kiệm tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Tây Ninh 2.2.2.1 Môi trường kiểm soát
Cam kết về tính chính trực và các giá trị đạo đức
BIDV đã chú trọng xây dựng các nguyên tắc giao dịch, các cán bộ ngân hàng phải tuân thủ quy tắc đạo đức trong quá trình thực hiện:
- Các cán bộ phải đề cao tinh thần tự chịu trách nhiệm, giữ gìn sự liêm chính, trung thực thẳng thắn, nghiêm túc với bản thân và mọi người xung quanh. Luôn cẩn thận, cân nhắc mọi rủi ro để phòng ngừa.
- Các cán bộ nhân viên ngân hàng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp
luật và tổ chức về bảo mật an toàn thông tin nội bộ và thông tin khách hàng, không đồng
lõa, tiếp tay cho các hành vi vi phạm pháp luật, quy định của ngành và của nội bộ. Hoạt động tiền gửi luôn phải đối mặt với khả năng rủi ro đạo đức nghề nghề, vì vậy,
chi nhánh hằng năm thực hiện đánh giá về phẩm chất đạo đức, hoàn cảnh gia đình, quá trình rèn luyện, sắp xếp vị trí phù hợp để đảm bảo an toàn trong hoạt động.
Thiết lập cơ cấu tổ chức
Nghiệp vụ TGTK được thực hiện tại phòng giao dịch khách hàng, phòng giao dịch khách hàng gồm 1 trưởng phòng, 3 phó phòng và các GDV. Trưởng phòng và phó phòng
đóng vai trò KSV, xét duyệt các chứng từ. Sau đó, chứng từ được luân chuyển đến phòng
kế hoạch tài chính để thực hiện ghi nhận, phòng quản lý rủi ro để thực hiện đánh giá rủi ro trong nghiệp vụ TGTK và lưu trữ chứng từ tại kho của ngân hàng.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Chi nhánh phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của từng cán bộ tham gia quy trình giao dịch tiền gửi trong Cẩm nang nghiệp vụ tiền gửi của BIDV. Các cán bộ ngân hàng đều phải chịu trách nhiệm trước BIDV và pháp luật khi có sai sót xảy ra quá trình thực hiện công việc. Bên cạnh đó, mỗi vị trí có trách nhiệm và công việc riêng, cụ thể như:
- Giám đốc chi nhánh: Thực hiện triển khai các quy trình nghiệp vụ tiền gửi phù hợp với hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Khi có sai sót, tổn thất xảy ra do chỉ đạo việc thực hiện không đúng và đầy đủ các quy định, giám đốc chi nhánh phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và tổng giám đốc.
- KSV: Chịu trách nhiệm kiểm tra các chứng từ giao dịch mà GDV thực hiện, xem xét tính chính xác, hợp pháp, hợp lệ. Thực hiện đối chiếu chứng từ giao dịch trong ngày
với bảng liệt kê giao dịch cuối ngày của GDV, ký xác nhận trên bảng liệt kê chứng từ giao dịch trong ngày của GDV.
- Cán bộ kiểm soát lại: Là KSV được phân công thực hiện kiểm soát lại các báo cáo giao dịch tiền gửi. Neu cán bộ kiểm soát lại có tham gia tác nghiệp các giao dịch trên
báo cáo tiền gửi thì chi nhánh phân công cán bộ khác kiểm soát lại chứng từ của cán bộ này. Cán bộ kiểm soát lại có trách nhiệm: In báo cáo giao dịch tại phân hệ tiền gửi, kiểm
soát số lượng chứng từ so với báo cáo, kiểm soát tính đầy đủ của bề mặt chứng từ giao dịch; Ký xác nhận trên báo cáo ngay sau khi kiểm soát chứng từ; Cập nhật sai sót vào sổ
theo dõi sai sót, đôn đốc cán bộ liên quan khắc phục sai sót; Tập hợp chứng từ, báo cáo, nộp và lưu báo cáo theo quy định.
- GDV: Hoàn thành công việc theo trình tự các bước trong quy trình, tuân thủ quy định hiện hành về chế độ kế toán, chế độ chứng từ, an toàn kho quỹ và các quy định của BIDV. Kiểm tra tính chính xác, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ. GDV có quyền từ chối giao dịch trong trường hợp không đủ điều kiện thực hiện giao dịch. Chịu trách nhiệm tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm, giao dịch, hướng dẫn khách hàng quy trình, thủ tục giao dịch và cách lập hồ sơ giao dịch.
Chi nhánh cũng quy định các cán bộ không làm tắt, bỏ qua các bước trong quy trình
nghiệp vụ, nâng cao tinh thần bảo vệ tài sản, báo cáo các cấp có thẩm quyền khi thấy hành vi sai phạm.
Chính sách nhân sự và năng lực cán bộ tham gia nghiệp vụ TGTK
Chính sách tuyển dụng được BIDV công khai minh bạch trên trang web http://tuyendung.bidv.com.vn/, các thông tin tuyển dụng được công bố bao gồm điều kiện, tiêu chuẩn tuyển dụng và mô tả công việc. Đối với việc đảm bảo năng lực của nhân
viên, chi nhánh thực hiện thi tuyển dụng cán bộ ngân hàng. Ở vòng sơ tuyển hồ sơ, điều kiện tham gia vào BIDV yêu cầu người ứng tuyển phải tốt nghiệp loại xuất sắc hệ đại học chính quy hoặc đạt giải trong các kỳ thi quốc gia, quốc tế phù hợp yêu cầu công việc
dự tuyển hoặc có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên tại vị trí công tác phù hợp với vị trí tuyển
dụng. Ngoài ra ở vòng phỏng vấn, việc tuyển dụng còn xem xét các yếu tố đạo đức, trách
nhiệm và phù hợp với công việc ngân hàng. Cũng vì vậy đội ngũ nhân viên phòng giao dịch khách hàng tại BIDV Tây Ninh là những người có đủ trình độ, năng lực để tham gia thực hiện nghiệp vụ. Nhân viên tại phòng chủ yếu là người trẻ nên nhanh chóng tiếp nhận được những thay đổi trong văn bản và ứng dụng công nghệ mới. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chính sách đào tạo nhân sự được thiết kế và lên kế hoạch sẵn trong năm. Theo đó, BIDV có kế hoạch cho các lớp tập huấn trực tiếp và online. BIDV thường xuyên tổ chức
các buổi tập huấn nhân viên để trao đổi về các quy trình, quy định của ngân hàng. BIDV
cũng thực hiện tổ chức kiểm tra kiến thức, năng lực định kỳ, vì vậy nhân viên chi nhánh thường xuyên được đánh giá trình độ, năng lực và liên tục học tập, trao dồi kiến thức.
Ngoài ra, ngân hàng cũng có nhiều chính sách, quy định về về lương, thưởng, phạt, nghỉ lễ, nghỉ phép,... giúp đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cán bộ ngân hàng.
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro
BIDV Tây Ninh xác định mục tiêu trong huy động TGTK là:
- Đảm bảo nghiệp vụ diễn ra an toàn và hiệu quả, hạn chế các sai sót xảy ra trong quá trình tác nghiệp.
- Thực hiện nghiệp vụ đúng các quy định, nguyên tắc của BIDV, NHNN và luật.
- Huy động TGTK phù hợp với hoạt động huy động vốn và sử dụng vốn. Cụ thể, kế hoạch tăng trưởng TGTK tại BIDV Tây Ninh là tăng trưởng 5% trong năm 2018, 6% trong năm 2019 và 6,5% trong năm 2020.
- Đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng.
Công tác quản lý rủi ro của chi nhánh được thực hiện tại phòng quản lý rủi ro. Phòng
quản lý rủi ro là đầu mối tiếp nhận thông tin từ phòng giao dịch khách hàng, phòng kế hoạch tài chính,. và thực hiện đánh giá rủi ro theo hướng dẫn, chính sách mà ban lãnh đạo và Ủy ban quản lý rủi ro cung cấp. Phòng lập các báo cáo kết quả thu thập được bao
gồm những thông tin về dữ liệu trong quá khứ và được lượng hóa trong tương lai để gửi đến các cấp ngân hàng, giúp phòng giao dịch khách hàng phát hiện, sửa chữa những điểm hạn chế. Nhận diện và kiểm soát rủi ro thông qua báo cáo giao dịch nghi ngờ từ hội sở chính gửi về. Ở cấp chi nhánh, rủi ro chủ yếu được nhận diện và đánh giá là rủi ro tác nghiệp, đặc biệt là về rủi ro gian lận, cụ thể như sau:
- Gian lận từ phía khách hàng: Khách hàng thực hiện rửa tiền, sử dụng tiền giả, giả
mạo giấy tờ, chữ ký,.
- Gian lận từ phía nhân viên ngân hàng: GDV biển thủ tài khoản không hoạt động trong hời gian dài, lập sổ tiết kiệm giả cho khách hàng, GDV và KSV thông đồng, GDV và khách hàng thông đồng giả mạo chứng từ để chiếm đoạt tài sản ngân hàng, nhân viên IT bẻ khóa, chỉnh sửa phần mềm để thu thập thông tin, chiếm đoạt tài sản khách hàng,. Ngoài ra, những rủi ro sai sót có thể xảy ra như GDV không nhận ra tiền giả, hạch toán sai, chi thừa, thu thiếu,.
Nhìn chung, chi nhánh nhận biết được các rủi ro và có thực hiện đánh giá, tuy nhiên,
vẫn chưa có những phân tích, dự báo cụ thể trong hoạt động TGTK, việc đánh giá rủi ro thường là phân tích các rủi ro trong hoạt động tín dụng.
Mặt khác, việc phân tích rủi ro trong TGTK được thực hiện bởi Ủy ban quản lý rủi ro ở hội sở chính. BIDV xác định rủi ro ảnh hưởng đến TGTK bao gồm rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, rủi ro hoạt động và rủi ro hệ thống công nghệ thông tin. BIDV thực
hiện đánh giá các rủi ro, như sau:
- Rủi ro thanh khoản: BIDV thực hiện việc nhận dạng, đo lường, theo dõi rủi ro, thiết lập các chỉ tiêu trong quản lý rủi ro thanh khoản, hành vi khách hàng, đánh giá khả năng thanh khoản có thể xảy ra trong điều kiện căng thẳng thanh khoản,.
- Rủi ro lãi suất: BIDV sử dụng các công cụ đo lường rủi ro về trạng thái, lãi/lỗ thực tế và dự kiến, độ nhạy của thị trường.
- Rủi ro hệ thống công nghệ thông tin: BIDV đánh giá hệ thống công nghệ thông tin luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro, các rủi ro có thể đến từ việc BIDV sử dụng phần mềm, dịch
vụ công nghệ từ nhiều đơn vị cung cấp, khả năng bảo mật thông tin, rủi ro do hacker tấn
công hệ thống ngân Iiang,...
- Rủi ro hoạt động: có thể đến từ yếu tố con người, lỗi hệ thống hoặc các yếu tố bên
ngoài nên rất khó lường được, BIDV đã đưa ra nhiều quy định, nghiên cứu áp dụng các thông lệ,.
2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát gắn với hạn chế rủi ro
Phòng quản lý rủi ro định kỳ kiểm tra các phần mềm, yêu cầu các phòng thực hiện báo cáo các sai sót, vấn đề liên quan đến TGTK. Ủy ban quản lý rủi ro tham mưu cho hội đồng quản trị về chiến lược, chính sách quản lý rủi ro, hạch định chính sách trong công tác quản lý rủi ro trên phạm vi toàn hệ thống, phê duyệt phương pháp xác định rủi ro và các giới hạn rủi ro. Từ đó, BIDV xây dựng các biện pháp cho từng đối tượng rủi ro: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Rủi ro thanh khoản: Quản lý rủi ro theo quy định của NHNN, chuẩn bị sẵn sàng trong việc điều hành, cân đối vốn trước tình trạng phức tạp của thị trường như của đại dịch COVID-19.
- Rủi ro lãi suất: Xây dựng 3 tuyến bảo vệ, ban hành các chính sách, quy định, cẩm
nang để theo dõi, kiểm soát rủi ro lãi suất. Phát triển hệ thống phần mềm, triển khai công
cụ quản lý rủi ro phù hợp với tình hình thế giới.
- Rủi ro hệ thống công nghệ thông tin: BIDV xây dựng hệ thống tường lửa, trang bị hệ thống phòng ngừa virus, hệ thống lưa trữ SAN,... Đồng thời, xây dựng các phương
án khi có sự cố công nghệ thông tin xảy ra.
1 BM01/2019.1/NVNTGlý rủi ro hoạt động như RCSA (tự nhận diện rủi ro và kiểm soát), KRI (dấu hiệu rủi roHợp đồng tiền gửi có kỳ hạn chính), LDC (thu nhập và phân tích dữ liệu tổn thất rủi ro hoạt động). Thực hiện đối chiếu thông tin khách hàng theo quy định về phòng chống rửa tiền, FATCA, hệ thống AML để hạn chế các rủi ro gian lận, rửa tiền từ khách hàng. Rà soát các quy định để phát
hiện những bất cập, kẽ hở còn tồn tại. Phân chia nhiệm vụ
Các quy trình giao dịch TGTK được BIDV phân ra thành các quy trình cho nghiệp vụ TGTK không kỳ hạn/có kỳ hạn và quy trình hậu kiểm giao dịch nghiệp vụ TGTK (Phụ lục 2). Trong các quy trình này, phân định rõ vai trò và trách nhiệm của GDV và KSV tham gia vào nghiệp vụ TGTK. Hoạt động kiểm soát được xây dựng xuyên suốt các quy trình giao dịch tiền gửi tại ngân hàng: GDV thực hiện đối chiếu tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, kiểm tra số tiền nhận và chi của ngân hàng với khách hàng; KSV thực hiện kiểm soát lại các báo cáo giao dịch tiền gửi, như: Giao dịch chuyển quyền sở hữu tài khoản của khách hàng; Điều chỉnh tiền gửi có kỳ hạn; Giao dịch điều chỉnh tiền gửi không kỳ hạn; Cài đặt lệnh chuyển số dư tự động SWEEP,... KSV có trách nhiệm kiểm soát lại số lượng chứng từ so với báo cáo, tính đầy đủ của bề mặt chứng từ giao dịch, cập nhật các sai sót ngay khi hoàn thành công tác kiểm tra và đôn đốc các cán bộ liên quan khắc phục sai sót.
Các chứng từ tại chi nhánh cũng được kiểm soát, quản lý chặt chẽ. Khi có nghiệp vụ
phát sinh, GDV kiểm tra các hồ sơ, tính khớp đùng rồi lập chứng từ, sau đó, chứng từ được chuyển đến KSV kiểm tra và ký duyệt. Những chứng từ không hợp lệ sẽ được chuyển trả về GDV chỉnh sửa và bổ sung. Sau khi chứng từ được phê duyệt đầy đủ, GDV
tập hợp các chứng từ và đóng thành nhật ký chứng từ, chuyển về phòng kế hoạch tài chính để ghi nhận kế toán. Phòng kế hoạch tài chính thực hiện kiểm tra tổng hợp các phân hệ tiền gửi, thông báo và phối hợp các phòng xử lý khi có số liệu chênh lệch phát sinh. Phòng quản lý rủi ro kiểm tra định kỳ, đột xuất tất các các nội dung liên quan đến tiền gửi theo quy trình, quy định đã ban hành. Bên cạnh đó, các chứng từ được lưu trữ tại kho lưu trữ chứng từ của ngân hàng để thực hiện bảo quản và quản lý.
BIDV đã xây dựng nhiều nguyên tắc giao dịch trong hoạt động tiền gửi, như: Nguyên
tắc xác thực khách hàng, Nguyên tắc kiểm tra hồ sơ chứng từ giao dịch, Nguyên tắc lưu hồ sơ, chứng từ,...
Định dạng trước
BIDV đã ban hành những biểu mẫu về TGTK cho nhiều trường hợp, như:
4 BM04/2019.1/NVNTG Phụ lục hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn
5 BM05/2019.1/NVNTG Hợp đồng sở hữu không kỳ hạn cá nhân
6 BM06/2019.1/NVNTG Hợp đồng sở hữu có kỳ hạn cá nhân
7 BM07/2019.1/NVNTG Đề nghị thỏa thuận kiêm hợp đồng về việc mởvà sử dụng tài khoản tiền gửi chung (dành cho khách hàng là tổ chức)
hàng cá nhân
9 BM08A/2019.1/NVNTG
Thỏa thuận Về việc thay đổi/chấm dứt quan hệ đồng sở hữu tài khoản tiền gửi chung cho khách
hàng tổ chức
10 BM09/2019.1/NVNTG Thông báo đóng tài khoản
11 BM10/2019.1/NVNTG Thông báo phong tỏa tài khoản
12 BM11/2019.1/NVNTG
Giấy đăng ký/thay đổi/ chấm dứt lệnh chuyển tiền định kỳ
13 BM12/2019.1/NVNTG
Giấy đăng ký/thay đổi/chấm dứt lệnh điều chuyển vốn tự động (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
14 BM13/2019.1/NVNTG Giấy đề nghị thay đổi thông tin tiền gửi
15 BM15/2019.1/NVNTG Khách hàng khiếu nại về tiền gửi
16 BM16/2019.1/NVNTG Trả lời khiếu nại của khách hàng
bảo mật, ủy quyền, cưỡng chế,...
Ngoài ra, lãi suất ngân hàng và quy đổi ngoại tệ được công khai trên website BIDV. Cách tính lãi và ngoại tệ cũng được cập nhật kịp thời trên hệ thống khi có thay đổi.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động kiểm soát TGTK
Bên cạnh việc BIDV triển khai các công nghệ để đánh giá, quản lý các rủi ro, BIDV
thực hiện hoạch toán trên hệ thống SIBS. Hệ thống SIBS gồm các phân hệ:
- Phân hệ quản lý thông tin khách hàng
- Phân hệ tiền gửi
- Phân hệ tiền vay
- Phân hệ tài trợ thương mại
- Phân hệ chuyển tiền
- Phân hệ kế toán tổng hợp
- Phân hệ ngân quỹ
Hệ thống SIBS là hệ thống dữ liệu tập trung, định hướng theo khách hàng, xử lý giao
dịch trực tuyến, cho phép BIDV có khả năng đưa ra nhanh chóng các sản phẩm mới