5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.3.2Hạn chế và nguyên nhân
2.3 Đánh giá thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Gừng tạ
2.3.2Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1 Hạn chế
Hạn chế 1: Vấn đề nhân sự tại công ty còn yếu kém
- Công ty chưa định hướng được các chính sách đào tạo trong ngắn hạn để nâng cao khả năng làm việc, trình độ ngoại ngữ, kiến thức chuyên sâu về chuyên ngành cho nhân viên (hiện nay trình độ ngoại ngữ đầu vào khi tuyển dụng nhân
viên ngoại thương công ty chỉ cần chứng chỉ Tiếng Anh trình độ B mà không cần các chứng chỉ kỹ năng, nghiệp vụ liên quan đến công việc).
- Nhân viên ít tìm hiểu các nền văn hóa của các nước nên dễ xảy ra tình trạng xung đột tín ngưỡng văn hóa, tôn giáo khi tiến hàng xuất khẩu (nhân viên chỉ quan tâm công việc tìm khách hàng rồi tiến hành công tác thu mua, xuất khẩu). - Sự hiểu biết chuyên sâu về mỗi mặt hàng còn hạn chế nên nhân viên sẽ gặp khó khăn khi khách hàng muốn tìm hiểu kỹ trước khi ra quyết định mua cụ thể như đối với mặt hàng gừng công ty chưa tìm hiểu về đặc tính, chủng loại, màu sắc của các loại gừng trên thị trường Việt Nam.
- Điều kiện hưởng hoa hồng theo doanh thu của hợp đồng cao nhưng mức thưởng lại thấp, các chính sách trừ lương còn khắt khe khiến cho nhân viên làm việc trong trạng thải căng thẳng và ít có động lực cố gắng (Phụ lục 3).
Hạn chế 2: Công tác chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu còn khó khăn
- Công ty không có sự chủ động trong kinh doanh (công ty không thể tự tiến hành trồng gừng với quy mô lớn mà phần lớn là qua thu mua từ các công ty nông sản trong nước). Việc công ty tiến hành thu mua từ nhiều nguồn khác nhau sẽ không đạt chất lượng ổn định và đồng đều. Thùng carton thông thường dùng để đóng mặt hàng gừng còn nhiều nhược điểm như độ bền kém không phù hợp cho chặng đường dài, dễ rách, dễ thấm nước, dễ hút ẩm.
- Việc giám sát, kiểm tra hàng hóa khó khăn vì đa phần các nhà cung ứng nằm xa thành phố. Hàng hóa từ nhiều nguồn khác nhau nên không thể tránh được hàng hóa không đồng đều về màu sắc, chất lượng, tiêu chuẩn của gừng (theo hợp đồng số 121114/Ginger, công ty cần kích thước gừng 180-250 grams). - Sự cạnh tranh gay gắt với những người thu mua khác vì mặt hàng Gừng là mặt
hàng tiềm năng kể từ khi hiệp định VKFTA có hiệu lực cuối năm 2015 cụ thể là mặt hàng gừng được giảm thuế khi xuất sang thị trường Hàn Quốc (trước đây mức thuế là 241-420%). Nhân viên thu mua thường thu mua nhiều loại hàng hóa khác nhau nên hiểu biết chuyên sâu về một mặt hàng còn hạn chế.
Hạn chế 3: Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu còn hạn chế và thiếu sót
- Công ty tiến hành thu mua gừng dựa trên phẩm chất không rõ ràng (theo Phụ lục 1.1 kích thước của gừng yêu cầu là 180-250 grams) mà không đề cập đến các tiêu chuẩn khác về màu sắc, chủng loại gừng, thành phần nhựa cay,…
- Hiện nay thường các kho chứa nguyên liệu của các công ty nông sản ngày một xuống cấp vì không có sự chú trọng đầu tư trang thiết bị kho (quy trình vận chuyển sản phẩm đến kho là nhờ máy móc vận chuyển và phân loại trong kho hoàn toàn bằng phương pháp thủ công mà không phải bởi dây chuyền cũng như hệ thống trung tâm quản lý kho) nên công tác tìm kiếm sản phẩm phù hợp trong kho tốn thời gian và công sức.
- Vấn đề kiểm tra cấp cơ sở còn hạn chế vì nhân viên thu mua chưa hiểu rõ lộ trình kiểm tra chất lượng gừng nên đã dẫn đến thiếu sót trong công tác kiểm tra làm tỷ lệ kiểm tra chính xác chất lượng mặt hàng gừng giảm rõ rệt.
Hạn chế 4: Công tác làm thủ tục hải quan còn chậm và không đồng bộ
- Việc công ty áp dụng khai hải quan bằng giấy tốn thời gian, không chủ động trong việc khai báo và chỉnh sửa (theo Phụ lục 1.9 công ty phải lập tờ khai bổ sung hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu).
- Công ty không áp dụng được các chương trình điều khiển từ xa có sự hướng dẫn của hải quan khi công ty làm hồ sơ giấy. Công ty thường gặp vấn đề phát sinh như không có sự thống nhất giữa các chứng từ (như có sự chênh lệch về trị giá hàng hóa, số container, trọng lượng hàng hóa,…) cho nên công ty tốn thời gian và chi phí để sửa chữa làm chậm thời gian giao hàng.
- Tình hình thực tế theo hợp đồng số 121114/Ginger, công ty phải lập tờ khai bổ sung hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (Phụ lục 1.9) vì có số lượng hàng hóa không đạt tiêu chuẩn theo giấy chứng nhận kiểm định chất lượng, trọng lượng từ công ty giám định IIC nên công ty phải sửa lại các chứng từ gắn với mặt hàng Gừng như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa,…
Hạn chế 5: Vấn đề nhà cung ứng còn nhiều khó khăn và bất cập
- Thời vụ gừng cuối năm 2014 có sự biến động tăng lên về giá cả vì mặt hàng gừng khan hiếm nên nhà cung ứng có thể sẽ đơn phương hủy bỏ hợp đồng nên sẽ chấp nhận bồi thường (hợp đồng cung ứng quy định mức phạt vi phạm đơn phương hủy bỏ hợp đồng là 6% theo trị giá hợp đồng) nếu thấy có lợi hơn khi cung cấp cho người mua khác tại thời điểm gừng tăng mạnh về giá.
- Công ty đối mặt với nguy cơ rủi ro cao về Gừng kém chất lượng nhưng mức phạt 5% trị giá hợp đồng lại thấp (khi kết quả giám định tại cảng xuất không đạt từ 90% trở lên đối với số lượng gừng đạt tiêu chuẩn) vì công ty tin tưởng vào các nhà cung ứng, đặc biệt là các nhà cung ứng ở Hải Phòng do đó không có sự phù hợp thực tế khi công ty phải đàm phán để thỏa thuận với người mua
một mức chiết khấu bồi thường khá cao (công ty đã chiết khấu bồi thường đến 6,19% trị giá hợp đồng XK trên trọng lượng Gừng đạt tiêu chuẩn cho nhà nhập khẩu và bên cạnh đó là khoản chiết khấu do mua số lượng lớn là 15%). 2.3.2.2 Nguyên nhân
Về vấn đề nhân sự
- Khi tuyển dụng các vị trí (nhân viên ngoại thương, nhân viên giao nhận,…), công ty không yêu cầu cao về trình độ ngoại ngữ. Người nộp đơn ứng tuyển chỉ cần tốt nghiệp từ các trường Cao đẳng, Đại học và có bằng B Tiếng Anh. Tuy nhiên thực trạng hiện nay đa phần tất cả sinh viên đều phải có bằng Tiếng Anh B trước khi tốt nghiệp và nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên đạt được. - Nhân viên ngoại thương tiến hành chào bán hàng loạt sản phẩm đến nhiều công ty trên các website về thương mại điện tử như Ec21, Alibaba, Tradekey, Go4worldbusiness mà không để ý đến văn hóa, chính sách tại các quốc gia cụ thể Gừng là loại hàng hóa sinh lợi lớn, thường được bán giá cao tại thị trường nước ngoài nếu như theo quy định của Hàn Quốc về hiệp định VKFTA thì yêu cầu về chất lượng sản phẩm, tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm rất cao so với thị trường ASEAN hay Trung Quốc.
- Nhân viên không lên kế hoạch phân định rõ ràng các mặt hàng cần để chào bán và thu mua trong từng thời điểm mà đảm nhận chào bán cùng một lúc nhiều mặt hàng như vậy hiệu quả sẽ không cao, tốn nhiều thời gian và dễ dẫn đến sai lệch, nhầm lẫn thông tin khi nhân viên thu mua khai thác nhiều mặt hàng từ nhiều nguồn cung ứng khác nhau.
Về vấn đề chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
- Đặc trưng của công ty là chuyên thu mua các mặt hàng thuộc lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu của công ty theo yêu cầu của người mua rồi tiến hành xuất khẩu vì vậy nên không có sự chủ động trong kinh doanh.
- Mặc dù thùng giấy carton thông thường có nhiều nhược điểm như dễ rách, dễ hút ẩm, dễ thấm nước vì vậy không phù hợp cho chặng đường dài. Tuy nhiên công việc đóng gói là hoàn toàn thực hiện bởi nhà cung ứng dựa trên tiêu chuẩn thùng carton không quy định rõ ràng từ công ty bởi vì công ty dựa trên tiêu chí giá thành rẻ, khả năng bảo vệ hàng hóa tương đối và có khả năng thông quan. - Thị trường gừng cuối năm 2014 diễn ra ngày càng khan hiếm bởi vì gừng mất mùa liên tục nên đa phần các nhà cung ứng chủ lực ở Hải Phòng không đủ số lượng cung cấp cho công ty nên công ty tìm kiếm thêm nhà cung ứng ở nơi
khác gần Hải Phòng vì giảm được chi phí vận chuyển, tiết kiệm thời gian nhưng lại không có sự phân tích, sàng lọc (đảm bảo cung ứng gừng đạt chất lượng tiêu chuẩn, trọng lượng gừng từ 180-250 grams cho mỗi đơn vị và có giá phù hợp với giá cung ứng chung của thị trường gừng tại thời điểm cuối năm 2014). Ngoài ra do số lượng nhân viên huy động ít (một phòng ban xuất khẩu chỉ có từ 1-2 nhân viên thu mua) và chi phí di chuyển đến nhiều nơi thu mua cao (đa phần nằm cách xa thành phố), tốn nhiều thời gian nên công tác chuẩn bị ít có sự kiểm soát của nhân viên thu mua.
Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
- Công ty không tìm hiểu rõ mặt hàng gừng mà chỉ quan tâm đến kích thước, trọng lượng bởi vì đặc điểm này dễ quan sát nên công tác kiểm tra diễn ra nhanh chóng hơn so với xem xét các tiêu chuẩn khác về màu sắc, chủng loại, thành phần tinh dầu, nhựa cay vì sẽ tốn thêm chi phí kiểm tra, phân loại tại nơi cung ứng, tốn nhiều thời gian qua đó đẩy giá thành cung ứng lên cao. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Theo khảo sát thực tế, các công ty nông sản có quá trình thành lập lâu nên hiện nay hệ thống kho chứa hàng ngày một xuống cấp, ít có sự đổi mới, cải tiến trang thiết bị trong kho nên cũng là nguyên nhân làm giảm chất lượng nông sản cụ thể là mặt hàng Gừng được công ty tiến hành thu mua từ nhiều nơi. - Công tác kiểm tra cấp cơ sở còn hạn chế vì nhân viên thu mua chưa hiểu rõ lộ
trình kiểm tra đảm bảo chất lượng mà chỉ dựa vào kinh nghiệm bản thân. Ngoài ra nhân viên thu mua chưa nhận được sự phổ cập kiến thức về công tác kiểm tra từ lãnh đạo, trưởng phòng bộ phận xuất khẩu.
Vấn đề khai báo hải quan
- Công ty vẫn áp dụng hình thức khai báo hải quan truyền thống cho lô hàng gừng mặc dù công ty đã đổi mới hình thức khai báo hải quan điện tử từ 05/2013 đối với các chi cục hải quan tỉnh Hải Phòng. Nguyên nhân ở đây là bởi vì công ty thu mua từ nhiều nhà cung ứng ở nhiều địa điểm khác nhau nên công ty chọn địa điểm tập kết lưu kho tại Hải Phòng nhưng do không đảm bảo tiến độ đồng thời các nhà cung ứng vận chuyển đến cảng mà chủ yếu vận chuyển riêng lẻ nên nhân viên giao nhận không nắm bắt được tình hình hàng hóa tại cảng vì thế nhân viên giao nhận lựa chọn hình thức khai báo hải quan theo phương pháp thủ công trên giấy tại chi cục hải quan tỉnh Hải Phòng.
- Cơ quan giám định chất lượng IIC kiểm định phát hiện một số lô hàng không đạt được tiêu chuẩn xuất khẩu nên buộc nhân viên giao nhận phải khai báo bổ
sung tờ khai hải quan thay đổi trọng lượng gừng từ 20 tấn đổi thành 15,57 tấn (Phụ lục 1.9) cho trọng lượng gừng đạt tiêu chuẩn chất lượng vì vậy các chứng từ khác có liên quan đến trọng lượng gừng và giá trị hàng hóa phải chỉnh sửa lại tất cả như hợp đồng xuất khẩu, C/I, P/L,…
Thanh toán cho nhà cung ứng
Công ty còn gặp vấn đề ở nhà cung ứng mới bởi vì họ dễ dàng từ bỏ hợp đồng cung ứng với công ty sau khi đã ký kết. Mặc nhiên các nhà cung ứng bồi thường vi phạm hợp đồng là 6% trị giá hợp đồng nếu thấy khả năng cung ứng cho công ty khác ở thời điểm sau có lợi hơn khi mặt hàng gừng biến động về giá cả vào cuối năm 2014 vì vậy công ty đã vài lần thay đổi các nhà cung ứng mới. Theo tờ khai bổ sung hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (Phụ lục 1.9), trọng lượng gừng xuất khẩu thực tế (15,57 tấn) không đúng với trọng lượng gừng các nhà cung ứng cung cấp cho công ty (20 tấn) nguyên nhân bởi vì các nhà cung ứng có mối quan hệ lâu năm với công ty ở Hải Phòng không cung ứng đủ buộc công ty phải tìm nhà cung ứng mới ở nơi khác nên không đảm bảo được chất lượng, tiêu chuẩn, giá thu mua cao và tỷ lệ chiết khấu thấp.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Công ty TNHH Sản xuất và Công nghiệp Việt Delta được thành lập vào năm 2003 đến nay hoạt động chính ở lĩnh vực thương mại, chủ yếu là kinh doanh hàng hóa xuất khẩu bên cạnh kinh doanh nội địa và kinh doanh nhập khẩu.
Qua việc phân tích và đánh giá kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty trong bốn năm từ năm 2012-2015 (chủ yếu là 3 năm 2013, 2014, 2015) đã cho thấy mặt hàng nông sản tăng liên tục với tốc độ tăng trưởng doanh thu nhanh trong khi đó mặt hàng thủ công mỹ nghệ ngày một tăng trưởng chậm và ổn định hơn. Điều này xuất phát từ nguyên nhân công ty muốn ngày một chuyên môn hóa loại hình xuất khẩu đặc biệt là mặt hàng nông sản vì đem lại giá trị lớn cho công ty ngoài ra đây còn là một yếu tố thuận lợi khi hiệp định VKFTA được ký giữa Việt Nam và Hàn Quốc có hiệu lực trong năm 2015. Đối với mặt hàng nông sản nhạy cảm như gừng, tỏi, mật ong,… Hàn Quốc đã mở cửa thị trường và cắt giảm thuế cho Việt Nam.
Qua hiện trạng phân tích quy trình xuất khẩu Gừng cuối năm 2014 đã cho thấy được công ty vẫn còn tồn tại nhiều khó khăn. Công ty Việt Delta mang bản chất là công ty Thương mại, đặc trưng là công tác thu mua bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan cho đến các yếu tố khách quan không thuận lợi như vụ mùa, thời tiết, phương pháp canh tác,… nên đã gây ra nhiều vấn đề khó khăn nối tiếp cho doanh nghiệp.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GỪNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT DELTA