5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
3.3.4 Giải pháp 4: Hoàn thiện khâu khai báo hải quan
3.3.4.1 Cơ sở của giải pháp
Sau khi hàng hóa đã được tập kết tại cảng nhân viên giao nhận tiến hành khai báo hải quan bằng phương pháp thủ công trên giấy tại cảng Hải Phòng để thuận tiện cho việc vừa giám sát hàng hóa và vừa theo dõi tiến độ thực hiện việc kiểm dịch thực vật và giám định trọng lượng, chất lượng và phẩm chất bởi công ty giám định IIC. Mặc dù khai báo hải quan truyền thống thuận tiện cho tình hình hàng hóa thực tế của doanh nghiệp tuy nhiên không phải là một điều dễ khi doanh nghiệp phải tốn chi phí điều chỉnh trọng lượng hàng hóa xuất khẩu theo kết quả giám định từ IIC (cụ thể kết quả giám định chất lượng chỉ khoảng 15,57 tấn đạt tiêu chuẩn) và nhân viên giao nhận mất nhiều thời gian và công sức cho công việc di chuyển đến cảng nhiều lần.
Ngoài ra công việc khai báo hải quan truyền thống lại gặp một số trở ngại trong việc chỉnh sửa có thể thực hiện nhiều lần trên giấy do đó dễ làm mất tinh thần thực hiện công việc của nhân viên giao nhận, ít có sự liên hệ hỗ trợ từ bộ phận khai báo hải quan trong việc chỉnh sửa, phức tạp trong công tác giấy tờ,….
3.3.4.2 Điều kiện thực hiện
Công ty nên áp dụng hình thức khai báo hải quan điện tử vì so với hình thức khai báo hải quan truyền thống thì có các ưu điểm như không phải chờ cán bộ Hải quan nhập liệu, chủ động trong thời gian khai báo, dễ dàng trong công tác giải đáp thắc mắc, giảm thiểu số giấy tờ phải nộp hay xuất trình, được đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ khai hải quan và đặc biệt là có thể sửa chữa tờ khai,…
Nếu công ty quyết định khái báo thủ công trên giấy do điều kiện thực tế không cho phép thực hiện khai báo điện tử thì nhân viên giao nhận cần lưu ý là quá trình khai báo thủ công là quá trình phức tạp diễn ra nhiều công đoạn do đó không tránh khỏi sái sót khi giao hàng cho cảng vì vậy công ty nên có sự chuẩn bị trình tự thực hiện khai báo hải quan cho đúng để thực hiện tới đâu, kiểm tra tới đó tránh cho việc sửa chữa nhiều lần làm tốn thời gian, chậm trễ trong việc giao hàng.
Cần kiểm tra sự phù hợp nội dung giữa các chứng từ và nếu có sai sót phải điều chỉnh kịp thời. Công ty nên cố gắng tạo mọi điều kiện để Hải quan làm thủ tục nhanh chóng cụ thể là phải chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ hải quan khi đi khai báo hải quan, chuẩn bị mọi chi phí cần thiết liên quan đến việc thực hiện thủ tục hải quan, dự phòng chi phí sửa chữa để cố gắng trong một ngày giải phóng hàng.
Công ty cần phải cập nhật, theo dõi các thông tin mới nhất về những thay đổi trong khâu quản lý của Tổng cục Hải quan vì các chính sách đổi mới là luôn thay đổi đòi hỏi nhân viên phải thích nghi nhanh chóng và tìm hiểu vững vàng. Việc khai báo hải quan đòi hỏi nhân viên không ngừng học tập thực tế các tình huống của các doanh nghiệp khác để nâng cao khả năng nghiệp vụ và kinh nghiệm bản thân qua đó có thể ứng phó kịp thời các tình huống xảy ra bất ngờ như sửa chữa tờ khai hải quan.
Công ty nên cử thêm nhân viên chứng từ giám sát tiến độ kiểm dịch, giám định chất lượng gừng và hỗ trợ với nhân viên giao nhận trong việc khai báo hải quan điện tử tại cảng Hải Phòng và sau khi hoàn tất tiến độ hàng được đóng vào container lưu ở bãi và nếu có chỉnh sửa tờ khai hải quan thì thuận lợi và dễ dàng hơn.
3.3.4.3 Kết quả dự kiến
Công ty dễ dàng liên hệ với bộ phận hỗ trợ khai báo hải quan trực tuyến trong việc giải đáp thắc mắc cũng như hướng dẫn nhân viên giao nhận chỉnh sửa. Điều này sẽ giúp công ty linh hoạt hơn trong việc chỉnh sửa các tờ khai hải quan được nhiều lần và không chịu ảnh hưởng sự phức tạp từ nhiều tờ khai hải quan bổ sung. Giảm thiểu số giấy tờ phải nộp, xuất trình.
Chủ động hơn trong thời gian, sử dụng thời gian một cách có hiệu quả và dễ dàng hơn trong công tác khai báo vì nhân viên giao nhận không cần đợi hải quan nhập liệu mà chỉ cần truyền tờ khai qua phần mềm (VNACCS/VCIS, ECUS-VNACCS).
Thủ tục chỉnh sửa diễn ra nhanh chóng bởi vì cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận và đăng ký ngay khi doanh nghiệp đã truyền tờ khai hải quan điện tử và mang hồ sơ đến qua đó giúp nâng cao hiệu quả công tác khai báo hải quan và cả công tác chỉnh sửa các chứng từ liên quan khi có sự phối hợp đồng bộ với nhân viên chứng từ tại cảng.
Tránh được các khoản chi không cần thiết cho hải quan. Trong vòng từ hai đến ba ngày có thể giải phóng hàng qua đó đảm bảo giao hàng đúng tiến độ lên kế hoạch.
