5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.2.4Kiểm tra hàng xuất khẩu
2.2 Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Gừng tại công ty
2.2.4Kiểm tra hàng xuất khẩu
Gừng là loại hàng hóa có nguồn gốc từ thực vật nên công ty phải tiến hành kiểm dịch. Công ty đã nhờ cán bộ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tiến hành kiểm dịch lô hàng Gừng tươi được đóng trong các thùng carton. Hệ thống kiểm tra được tiến hành ở hai cấp như sau:
- Cấp cơ sở: Công Việt Delta đã cử nhân viên thu mua phụ trách giám sát trong suốt quá trình kiểm tra tại các nguồn cung ứng. Việc kiểm tra ở cấp cơ sở đóng vai trò quyết định và Trưởng phòng Xuất khẩu là người chịu trách nhiệm về phẩm chất hàng hóa.
- Cấp cửa khẩu: Công ty tiến hành thu mua từ nhiều nơi khác nhau nên công ty lựa chọn địa điểm kiểm tra là tại cảng Hải Phòng để tiến hành kiểm dịch, giám định trọng lượng, chất lượng và phẩm chất hàng hóa sau khi hàng hóa đã được tập kết về cảng để giảm chi phí so với việc mời cán bộ chi cục kiểm dịch cũng như công ty TNHH Giám định IIC xuống từng khu vực nhất định.
Theo hợp đồng xuất khẩu Gừng tươi số 121114/Ginger (Phụ lục 1.1), công ty Việt Delta đã mời cán bộ của bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đến tiến hành kiểm dịch mặt hàng gừng tại cửa khẩu Hải Phòng khi hàng được tập kết tại cảng để đóng vào container trước khi tàu khởi hành. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cấp giấy chứng nhận tạm thời để làm thủ tục hải quan.
Nhận xét: Mặt hàng gừng tươi của công ty Việt Delta đã được kiểm tra bởi công ty
giám định IIC và được kiểm dịch bởi Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tuy nhiên công ty lại gặp phải vấn đề khi công ty TNHH Giám định IIC chứng nhận một số lô hàng không đạt chất lượng theo hợp đồng vì hàng không đồng đều về kích thước và chất lượng. Hợp đồng số 121114/Ginger (Phụ lục 1.1) quy định giám định chất lượng hay phẩm chất hàng hóa dựa trên trọng lượng riêng của hàng hóa là 180-250 grams trên mỗi đơn vị. Theo chứng nhận trọng lượng từ công ty giám định IIC thỏa điều kiện theo hợp đồng là 10 kilograms trên một thùng carton.
Theo thỏa thuận ban đầu giữa hai công ty thì kết quả giám định chất lượng, phẩm chất hàng hóa phải đạt trong khoảng 95 +/- 5% theo điều kiện trọng lượng riêng của từng đơn vị là 180-250 grams. Kết quả giám định lại cho thấy chỉ đạt 15,57 tấn trên 20 tấn thỏa điều kiện (chiếm tỷ lệ 77,85%).
2.2.5 Thuê phương tiện vận tải
Công ty ký hợp đồng theo điều kiện CIF nên công ty giành được quyền thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Việc công ty giành quyền thuê phương tiện vận tải sẽ có những lợi ích như chủ động thuê phương tiện vận tải, phương pháp chuyên chở, tuyến đường, chủ động trong việc giao nhận hàng hóa đồng thời vì vận tải trong nước phát triển nên giảm được chi phí ngoại tệ.
Công ty thường lựa chọn phương thức thuê tàu chợ (thuê một phần con tàu) cho các lô hàng xuất khẩu có khối lượng nhỏ mà không cần người môi giới bởi vì lịch trình tàu chợ đã được công bố sẵn. Ngoài ra công ty lựa chọn hình thức thuê tàu chợ bởi vì các lý do sau:
- Tốc độ chạy của tàu chợ là 18-20 hải lý/giờ nhanh hơn tốc độ chạy của tàu chuyến là 14-16 hải lý/giờ.
- Nghiệp vụ thuê tàu đơn giản và không phải lo liệu việc xếp dỡ hàng hóa vì chủ tàu cùng với nhân viên cảng đảm nhận
- Giá cước ổn định mặc dù cao hơn tàu chuyến do đã bao gồm chi phí xếp dỡ. - Có thể dự kiến được thời gian gửi hàng và cơ sở tính giá hàng chào bán.
Quy trình thuê tàu chợ cho mặt hàng Gừng theo hợp đồng số 121114/Ginger (Phụ lục 1.1) diễn ra như sau:
Sơ đồ 2.4: Quy trình thuê tàu chợ cho mặt hàng gừng
(1) Nhân viên giao nhận của công ty sẽ tìm hiểu lịch trình, tuyến của tàu K’Line thông qua đại lý hãng tàu để lựa chọn tuyến từ cảng Hải Phòng đến cảng Beirut. Nhân viên giao nhận sẽ giữ chỗ cho hàng bằng cách gửi mail đến đại lý hãng tàu K’Line (hiện có ba chi nhánh ở Hà Nội, Hải Phòng, TP. HCM) để cung cấp các thông tin sau:
- Tên hàng: Gừng tươi, Bao bì: 1.557 cartons (trọng lượng mỗi carton là 10 kiligrams), N.W: 15,57 tấn, G.W: 16,349 tấn, 1 cont RFHC 40ft.
- Tên công ty, địa chỉ liên lạc, số điện thoại công ty xuất khẩu (công ty Việt Delta) và công ty nhập khẩu (tập đoàn Khayat).
- Cảng đi: Hải Phòng, cảng dỡ: Beirut. - Thời gian dự kiến xuất hàng: 11/12/2014
(2) Hãng tàu K’Line báo giá cước cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận đàm phán với hãng tàu để quyết định giá cước cuối cùng sau đó nhân viên giao nhận sẽ thông báo lại kết quả cho công ty. Sau khi được giám đốc phê duyệt, nhân viên giao nhận sẽ gửi đến hãng tàu yêu cầu đặt chỗ.
Hãng tàu sẽ gửi lại Booking request để xác nhận lại thông tin hàng hóa sau khi nhân viên giao nhận chấp nhận hãng tàu sẽ gửi tiếp giấy lưu cước (booking note).
Nhân viên giao nhận sẽ in ra booking note, điền đầy đủ thông tin rồi ký tên xác nhận sau đó mang đến đại lý của hãng tàu K’Line tại TP. HCM để xin chữ ký cùng với danh mục hàng hóa xuất khẩu.
Hãng tàu xác nhận việc đặt chỗ thành công bằng cách gửi lệnh cấp container rỗng để chuẩn bị đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu. Nội dung lệnh cấp container rỗng gồm có các thông tin sau:
+ Container từ hãng tàu K’Line số: KKFU6955700 (Số đăng ký: 695570, số kiểm tra: 0). Cỡ cont: 40ft, kiểu: RFHC (nhiệt độ được giữ +12 Cel).
+ Số seal container: CBE35761
- Tìm hiểu lịch trình, tuyến tàu - Gởi mail đến hãng tàu để giữ chỗ - Đàm phán giá cước - Nhận booking note - Nhận lệnh cấp container rỗng Vận chuyển hàng ra cảng - Thanh toán cước phí - Nhận biên lai thuyền phó
+ Ngày dự kiến khởi hành: 11/12/2014
+ Phương tiện vận chuyển: HANSA LANGELAND, chuyến số: Y1L038 + Vận đơn số: KKLUHPH140267 (dự kiến).
(3) Nhân viên giao nhận căn cứ ngày tàu chạy trên booking note để vận chuyển hàng ra cảng Hải Phòng để giao cho tàu.
(4) Sau khi hàng hóa được xếp lên tàu ngày 11/12/2014, nhân viên giao nhận và hãng tàu cùng rà soát lại cước phí, thanh toán cước phí. Nhân viên giao nhận cung cấp chi tiết thông tin hàng hóa, cảng xếp và cảng dỡ (cảng xếp: Hải Phòng, cảng dỡ: Beirut) và để thuyền phó căn cứ vào tình trạng thực tế của hàng hóa để ký phát biên lai thuyền phó với nội dung như sau:
+ Căn cứ vào tình trạng xếp dỡ hàng hóa: Hàng hóa đã được xếp lên tàu (Shipped on board bill of lading). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Căn cứ vào phê chú trong quá trình nhận hàng: Vỏ container nguyên vẹn đáp ứng điều kiện đi biển, hệ thống làm lạnh hoạt động tốt.