5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
3.3 Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
3.3.2 Giải pháp 2: Ổn định nguồn hàng thu mua
3.3.2.1 Cơ sở của giải pháp
Công tác chuẩn bị mặt hàng gừng tươi theo hợp đồng số 121114/Ginger (Phụ lục 1.1) không đạt được hiệu quả vì nguyên nhân lớn nhất là bởi vì mùa thu hoạch gừng cuối năm 2014 lại rơi vào tình trạng mất mùa liên tục do kỹ thuật, công nghệ còn hạn chế ở nông dân nên dẫn đến mặt hàng gừng khan hiếm buộc công ty ngoài gừng tại Hải Phòng nơi có nhà cung ứng lâu năm của công ty, công ty còn phải tìm kiếm nhà cung ứng ở nơi khác vì số lượng mặt hàng gừng tại Hải Phòng không đủ cho yêu cầu của hợp đồng. Ngoài ra do vấn đề về chi phí và hạn chế về thời gian nên công ty ít có sự kiểm tra, giám sát tình hình chuẩn bị hàng hóa tại nơi cung ứng mới nên đã dẫn đến hàng hóa không đồng đều về màu sắc, chất lượng qua đó đã tác động đến hiệu quả của các bước tiếp theo của quy trình.
3.3.2.2 Điều kiện thực hiện
Do các nhà cung ứng lâu năm ở Hải Phòng không cung ứng đủ số lượng gừng công ty cần nên công ty cần có sự chủ động từ trước trong việc tìm kiếm các nhà cung ứng tiềm năng mới đảm bảo chất lượng gừng thay vì lựa chọn thiếu sự phân tích, sàng lọc các nhà cung ứng khác do chỉ nhằm đến yếu tố đủ trọng lượng gừng xuất khẩu (20 tấn) và gần Hải Phòng vì chi phí vận chuyển đến cảng Hải Phòng rẻ do quãng đường vận chuyển ngắn ngoài ra còn có thể là do vấn đề hạn hẹp về thời gian. Do đó
công ty nên tập trung tìm kiếm các nhà cung ứng tiềm năng ở Nghệ An, Đăk Lăk, Đăk Nông, Buôn Mê Thuột và các tỉnh miền Tây vì đây là những nơi cung ứng gừng lớn ở Việt Nam nên sẽ đảm bảo về trọng lượng và chất lượng, phẩm chất hơn so với các nhà cung ứng nhỏ lẻ khác. Để hiệu quả hơn về mặt chi phí vận chuyển và thời gian công ty chỉ nên chọn nhà cung ứng ở Nghệ An vì gần Hải Phòng so với các nơi còn lại (Hải Phòng cách Nghệ An là 240 kilometers). Chỉ nên chọn một nơi để tăng tỷ lệ đồng đều về chất lượng với các nhà cung ứng ở Hải Phòng.
Công ty nên định rõ tiêu chuẩn của thùng carton đến các nhà cung ứng khi các nhà cung ứng tiến hành đóng hàng để đảm bảo chất lượng gừng trong quá trình vận chuyển (định lượng giấy phải từ 275lbs, thùng phải từ 5-7 lớp, chống thấm nước và chống hút ẩm, khả năng chịu tác động của cơ học và hóa học,…).
Nhằm đảm bảo chất lượng ổn định và đồng đều, công ty cần phải cử nhân viên thu mua tiến hành khai thác thông tin về gừng ở nhiều nơi tại Nghệ An để đưa vào kinh doanh với giá thấp, đảm bảo chất lượng đồng đều qua đó thiết lập mối quan hệ với nhà cung ứng tiềm năng và đặc biệt nhân viên thu mua phải am hiểu rõ mặt hàng gừng để đàm phán với nhà cung ứng thì công tác thu mua sẽ hiệu quả hơn.
Công ty nên nghiên cứu bám sát thị trường, xác định chính xác đối thủ cạnh tranh thu mua gừng trong nước cụ thể tại tỉnh Nghệ An qua đó có các biện pháp marketing như phân đoạn thị trường xác định nhà cung ứng chủ lực mặt hàng gừng ở khu vực đó sau đó chủ động liên lạc với nhà cung ứng này một cách nhanh chóng. Công ty liên kết với nhà cung ứng mới còn giúp công ty chủ động về mặt hàng, chất lượng, kiểm soát về mặt giá cả nhằm tránh sự biến động tăng giá. Trong khi liên kết công ty cần phải đề xuất cải tiến máy móc, tăng cường giám sát quá trình kiểm tra chất lượng một cách chặt chẽ đảm bảo đạt tiêu chuẩn ngay từ ban đầu tránh lãng phí thời gian, tiền bạc và công sức qua hệ thống quản lý chất lượng 5S (Seiri: Sàng lọc, Seiton: Sắp xếp, Seiso: Sạch sẽ, Seiketsu: Săn sóc và Shitshuke: Sẵn sàng).
Hải Phòng vẫn là nơi thu mua chính mặt hàng gừng của công ty vì vậy công ty cũng nên giữ vững mối quan hệ với các nhà cung ứng lâu năm này (qua các cuộc gặp mặt thân mật giữa hai công ty để thảo luận các chinh sách mới theo sự thay đổi thị trường) cho hợp đồng xuất khẩu sau để vẫn nhận các khoản chiết khấu, giảm giá. Công ty phải nắm vững sự biến động giá cả mặt hàng gừng trên thị trường cụ thể là tỉnh Nghệ An qua phương tiện tìm kiếm Internet, bảng báo giá mặt hàng gừng ở các công ty khác nhau để mua được với giá thấp nhất nhưng đảm bảo được chất lượng
cao và đồng đều về trọng lượng (Theo hợp đồng số 121114/Ginger (Phụ lục 1.1), tiêu chuẩn quy định là 180-250 grams trên mỗi đơn vị).
3.3.2.3 Kết quả dự kiến
Khi công ty tìm kiếm được các nhà cung ứng tiềm năng sẽ giúp công ty giảm thời gian trong việc chuẩn bị hàng hóa qua đó đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng. Công ty có thể so sánh giá cả ở nhiều nơi để tìm ra nơi cung ứng gừng với mức giá hợp lý, thấp hơn các nơi cung ứng khác nhưng vẫn có sự cam kết chất lượng, tiêu chuẩn theo hợp đồng cung ứng giúp cho công ty vượt qua được sự khó khăn trong giai đoạn thời vụ gừng cuối năm 2014 và giúp giảm chi phí thu mua và tăng lợi nhuận. Mức độ rủi ro về việc gừng sẽ giảm chất lượng khi được đóng trong thùng carton kém sẽ giảm 35% khi công ty xem xét và định rõ tiêu chuẩn thùng carton thích hợp (giấy, lớp, khả năng chịu được tác động cơ học, lý học, hóa học,…) vì công tác chuẩn bị và vận chuyển hàng hóa trong tháng 11-12 là điều kiện hơi ẩm tăng cao.
Khả năng cung cấp gừng tại Hải Phòng vào cuối năm 2014 chỉ đáp ứng 70% trọng lượng theo hợp đồng (các công ty cung ứng ở Hải Phòng mặc dù là những công ty có mối quan hệ lâu năm nhưng với quy mô vừa, lẻ và thật sự không lớn) còn 30% là tập trung ở nơi khác gần Hải Phỏng (nhà cung ứng quy mô nhỏ, lẻ).
Nhân viên thu mua khi am hiểu rõ mặt hàng gừng sẽ là một lợi thế trong việc nâng cao tỷ lệ hiệu quả trong việc tìm kiếm nhà cung ứng tiêm năng, cắt giảm chi phí thu mua, tránh các yêu sách và đòi hỏi khắt khe từ nhà cung ứng (như tăng giá bán, cung cấp số lượng hạn chế, không chiết khấu thương mại,...).
Việc nghiên cứu thị trường gừng cuối năm 2014 sẽ giúp công ty tăng 15% cơ hội gặp gỡ nhà cung ứng tiềm năng qua công việc phân đoạn thị trường trong nhiều khu vực để chủ động liên hệ nhanh chóng trước đối thủ cạnh tranh thu mua gừng khác vì vậy sẽ giúp công ty thiết lập thêm nhiều mối quan hệ với các nhà cung ứng mới.
Hệ thống quản lý chất lượng 5S cải thiện hiệu quả công tác chuẩn bị hàng hóa và giảm thiểu tỷ lệ sản phẩm không đạt tiêu chuẩn theo hợp đồng.
