5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
3.3.1 Giải pháp 1: Hoàn thiện nguồn nhân lực
3.3.1.1 Cơ sở của giải pháp
Một trong những vấn đề quan trọng quyết định sự thành công của hợp đồng xuất khẩu chính là chất lượng nguồn nhân lực. Tuy nhiên bởi vì công ty lại quá coi trọng vào việc ký kết hợp đồng xuất khẩu mà không quan tâm đến việc khắc phục các mặt yếu kém về trình độ ngoại ngữ, khả năng thực hiện hợp đồng của nhân viên.
3.3.1.2 Điều kiện thực hiện
Nâng cao kỹ năng Tiếng Anh không chỉ trong viết email chào hàng đến khách hàng mà cả trong đàm thoại với khách bằng cách thay đổi yêu cầu trình độ Tiếng Anh là tối thiểu Toeic 450 hoặc bằng B1 theo chuẩn Châu Âu đối với các ứng viên xin việc và cả những nhân viên hiện tại trong công ty.
Cần tìm hiểu kỹ nền văn hóa mà nhân viên ngoại thương đảm nhận một cách chi tiết, cẩn thận và phải lưu ý đến giá trị văn hóa nơi đó có thể xuất khẩu mặt hàng của công ty một cách dễ dàng và ít gặp vấn đề trở ngại.
Các chính sách đào tạo và nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương công ty có thể liên kết với các cơ sở đào tạo uy tín, gởi đi đào tạo tại các Trung tâm đào tạo có chất lượng (công ty cần các nhân viên có kỹ năng mềm như Quản lý thời gian, Làm việc nhóm, Giải quyết vấn đề và cả những kỹ năng chuyên môn như khai báo Hải quan điện tử, Nghiệp vụ ngoại thương,….).
Công ty nên thiết thực hơn trong công tác khen thưởng nhân viên, nâng cao mức thưởng và phát động các hoạt động thi đua giữa các bộ phận để nhân viên phấn khởi tham gia (công ty có thể tổ chức các hoạt động thi đua để tìm ra phòng xuất khẩu nào có hợp đồng cho công ty nhiều nhất để trao kỷ niệm chương cũng như phần thưởng có thể là hiện kim hoặc một thiết bị nào đó hỗ trợ công việc cho phòng đó).
Các nhân viên trong một phòng ban nên phối hợp một cách đồng bộ (phân công hợp lý để tiếp diễn các hoạt động với nhau tránh sự trùng lặp) để thực hiện bước nào thì chính xác bước đó tránh quay lại sửa chữa làm tốn thời gian và công sức.
3.3.1.3 Kết quả dự kiến
Các nhân viên dần có sự chuyển biến bằng việc sử dụng thành thạo hơn các kỹ năng viết email chào hàng, đàm phán cùng khách hàng qua ứng dụng như WhatsApp (ứng dụng nhắn tin tốt nhất và có số lượng người nước ngoài sử dụng nhiều), Wechat, Skype, Viber,… Điều đó sẽ giúp nhân viên tự tin khi trả lời các cuộc gọi từ khách hàng bằng ngôn ngữ Tiếng Anh ( trước đây chỉ có trưởng phòng bộ phận xuất khẩu đảm nhận việc trả lời điện thoại khi khách hàng nước ngoài gọi đến)
Nhân viên ít lệ thuộc vào các công cụ dịch thuật trực tuyến phổ biến như Google dịch, Dịch thuật online, Hellochao,… (Tỷ lệ trước đây là có đến 70% số nhân viên sử dụng thường xuyên các công cụ dịch thuật trực tuyên và chỉ có 30% số nhân viên ít sử dụng). Việc thay đổi chính sách trong tuyển dụng về trình độ ngoại ngữ và nâng cao khả năng ngoại ngữ cho nhân viên hiện tại sẽ giảm tỷ lệ số nhân viên sử dụng thường xuyên công cụ dịch thuật trực tuyến xuống còn 55%. Điều này sẽ giúp cho công ty TNHH Sản xuất và Công nghiệp Việt Delta tiết kiệm nhiều thời gian dịch thuật, viết email một cách chính xác, trả lời khách hàng nhanh chóng để giữ uy tín với khách hàng và tránh trường hợp hiểu nhầm câu nói của khách hàng.
Nhân viên tránh được các rào cản văn hóa khi đã tìm hiểu sâu văn hóa của nước sở tại (theo hợp đồng số 121114/Ginger công ty chào hàng đến thủ đô Beirut tại Lebanon vì tại đó các giá trị về văn hóa, chính sách luật pháp không nghiêm cấm nhập khẩu gừng). Nhân viên tự rèn luyện và nâng cao kiến thức chuyên môn và cập nhật thông tin thường xuyên (các chính sách về thuế, hải quan, luật pháp,… là luôn thay đổi) sẽ giúp cho nhân viên tránh sai sót trong công việc.
Qua việc gửi nhân viên đến các trung tâm đào tạo về nghiệp vụ lẫn kỹ năng sẽ giúp nhân viên nhanh nhẹn hơn trong việc giải quyết các tình huống xảy ra. Quan trọng là kỹ năng quản lý thời gian giúp nhân viên bố trí thời gian cho công việc hiệu
quả hơn, tránh lãnh phí thời gian và có trách nhiệm với công việc hơn (Ước tính hiệu quả công việc sẽ tăng 15% so với 3 tháng cuối năm 2015 hiệu quả công việc chỉ đạt trung bình 68% do ảnh hưởng bởi nhiều yêu tố như thiếu trách nhiệm trong công việc, không phân chia , hoạch định và lên kế hoạch cho công việc cho từng ngày,…).
Nâng cao tinh thần làm việc nhóm đồng thời giúp nhân viên hiểu rõ công việc, gắn bó công việc hơn qua cuộc thi đua, phong trào do công ty lập ra. Điều đó sẽ giúp nhân viên trong trạng thái phấn khởi, thoải mái, nỗ lực để đạt được giải thưởng và sự khen tặng từ ban Lãnh đạo cho cả phòng ban đồng thời tăng sự phối hợp đồng bộ giữa các nhân viên, giảm thiểu sai sót và trùng lặp. Nhân viên sẽ có động lực cố gắng, gắn bó với công ty hơn và nguyện cống hiến vì sự phát triển bền vững của công ty.
Việc phân định kế hoạch mặt hàng để chào bán từng thời điểm sẽ giúp gia tăng từ 2 đến 3 hợp đồng trong một tháng cho mỗi phòng ban và yếu tố đạt được điều đó là nhân viên không có sự trì hoãn, quyết tâm đạt mục tiêu tìm kiếm hợp đồng, nhân viên biết công việc tiếp theo cần thực hiện nên giảm thời gian dư thừa.
