5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
3.3.5Giải pháp 5: Thanh toán cho nhà cung ứng
3.3 Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
3.3.5Giải pháp 5: Thanh toán cho nhà cung ứng
3.3.5.1 Cơ sở của giải pháp
Thanh lý hợp đồng cung ứng là bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu Gừng tại công ty TNHH Sản xuất và Công nghiệp Việt Delta. Tuy nhiên bởi vì số lượng Gừng xuất khẩu thực tế đã không đúng với hợp đồng cung ứng theo sự cam kết chất lượng, phẩm chất từ nhà cung ứng vì vậy hợp đồng cung ứng đã không được tiến hành hoạt động thanh lý hợp đồng.
Thanh lý hợp đồng chỉ diễn ra khi không có sự khiếu nại từ hai phía và hợp đồng được diễn ra một cách chính xác, chặt chẽ. Việc xuất khẩu thực tế chỉ đạt được 15,57 tấn so với ban đầu 20 tấn vì vậy công ty cần phải xem xét lại khả năng của các nhà cung ứng trong giai đoạn cuối năm 2014 là giai đoạn gừng không đảm bảo được chất lượng tiêu chuẩn và có sự biến động về giá cả. Giải pháp được đưa ra là làm thế nào để thanh toán cho nhà cung ứng một cách hiệu quả và phù hợp với trở ngại công ty gặp phải khi chỉ xuất khẩu thực tế được 15,57 tấn và hạn chế được khả năng xảy ra khi nhà cung ứng mới từ bỏ công ty mặc dù hai bên đã ký được hợp đồng.
3.3.5.2 Điều kiện thực hiện
Thanh toán 80% giá trị thu mua cho nhà cung ứng là bước cuối cùng trong thanh toán hợp đồng thu mua để hoàn tất hợp đồng với nhà cung ứng và tiến hành thanh lý hợp đồng. Tuy nhiên bởi vì nhà cung ứng đã không cung cấp đủ số lượng sản phẩm đạt chất lượng theo hợp đồng cung ứng vì vậy công ty chỉ thanh toán đúng số lượng mặt hàng gừng đạt tiêu chuẩn được đóng trong container tại cảng. Công ty cần lưu ý khi ký hợp đồng thu mua với nhà cung ứng, công ty nên thỏa thuận tăng mức phạt lên 7-8% thay vì 5% giá trị thu mua theo hợp đồng để có thể bù đắp chi phí khi công ty chiết khấu bồi thường cho nhà nhập khẩu nếu gừng không đạt tiêu chuẩn.
Công ty nên lưu ý với các nhà cung ứng này vì khả năng đáp ứng kém vì vậy phải nhanh chóng tìm thêm các nhà cung ứng mặt hàng gừng tiềm năng thực sự cho hợp đồng xuất khẩu Gừng kế tiếp của công ty. Đối với các nhà cung ứng mới công ty nên nâng mức phạt vi phạm hợp đồng lên 8% đối với trường hợp nhà cung ứng đơn phương hủy bỏ hợp đồng sau khi đã ký kết (trước đó trong hợp đồng thu mua chỉ quy định 6%) ngoài ra công ty nên tăng mức đặt cọc ban đầu là 20% lên 23-25% để phù hợp với tình hình gừng cuối năm 2014 vì công tác chuẩn bị của các nhà cung ứng gặp khó khăn và cam kết chi trả phần trăm còn lại theo hợp đồng cung ứng nếu hàng hóa được đóng vào container tại cảng xuất để khích lệ tinh thần các nhà cung ứng nỗ lực
tìm kiếm và kiểm tra gừng đạt tiêu chuẩn từ nông dân trồng gừng tại khu vực đó. Theo kết quả giám định chất lượng từ công ty giám định IIC là 77,85% trọng
lượng gừng (15,57 tấn so với 20 tấn) thỏa tiêu chuẩn hợp đồng (trọng lượng riêng trên mỗi đơn vị là 180-250 grams). Theo chi tiết cụ thể trong giấy chứng nhận chất lượng thì lô hàng gừng từ các nhà cung ứng Hải Phòng (14 tấn, chiếm 70% tổng trọng lượng thu mua) đạt kết quả giám định là 87,86% (12,3 tấn), lô hàng gừng nhà cung ứng còn lại (6 tấn, chiếm 30% tổng trọng lượng thu mua) đạt kết quả là 54,50% (3,27 tấn) theo tiêu chuẩn kiểm tra về trọng lượng riêng hàng hóa theo hợp đồng.
3.3.5.3 Kết quả dự kiến
Sử dụng được số tiền thu mua hiệu quả (chỉ thanh toán số tiền đúng với trọng lượng hàng hóa xuất khẩu thực tế là 15,57 tấn (Phụ lục 1.9)), cụ thể thanh toán 12,3 tấn gừng cho các nhà cung ứng ở Hải Phòng và 3,27 tấn cho nhà cung ứng ở nơi khác (gần Hải Phòng) do đó đảm bảo khả năng quay vòng vốn của công ty để tập trung vào các hoạt động đầu tư khác có hiệu quả hơn.
Công ty nhận được số tiền phạt vi phạm hợp đồng từ 7-8% trị giá hợp đồng thu mua từ các nhà cung ứng để có thêm chi phí thực hiện chính sách đền bù cho người mua một cách thích hợp theo sự thỏa thuận đàm phán giữa Việt Delta và tập đoàn Khayat là chiết khấu thêm 6,19% trị giá hợp đồng trên trọng lượng xuất khẩu thực tế (15,57 tấn) là 1.272 USD (Phụ lục 1.2, 1.3) nhằm mục đích giữ vững lòng tin khách hàng (tập đoàn Khayat là khách hàng có mối quan hệ lâu năm với công ty).
Thiết lập thêm nhiều nhà cung ứng mới nhằm tìm kiếm các nhà cung ứng tiềm năng thật sự để cung ứng số lượng lớn qua đó giúp hạn chế rủi ro về chất lượng khi mà phân tán ở nhiều nhà cung ứng tiềm năng trong giai đoạn cuối năm 2014 diễn ra trong tình trạng gừng bị mất mùa nghiêm trọng nên sản lượng gừng càng khan hiếm.