2.3. Tình hình triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
2.3.5. Phương thức và cách thức quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế
Có thể nói công tác quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế ngày càng ứng dụng thành tựu và tiến bộ của khoa học công nghệ cao hơn nhằm
nâng cao năng suất, hiệu quả và từng bước tự động hóa quy trình quản lý và theo dõi văn bản.
Tổng Cục Thuế là đơn vị đi đầu trong ngành Tài chính về triển khai quản lý văn bản thành quy trình tròn. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Tổng cục Thuế xây dựng các quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008, trong đó bao gồm cả các quy trình trong lĩnh vực Văn thư lưu trữ như quy trình đăng ký và quản lý văn bản đến, quy trình phát hành và quản lý văn bản đi, quy trình lưu trữ hồ sơ, quy trình tờ trình …từ quy trình chuẩn đã ban hành xây dựng các quy trình tác nghiệp trên ứng dụng quản lý văn bản và điều hành, điện tử hóa các quy trình xử lý để tạo các luồng luân chuyển và xử lý khoa học, đảm bảo phục vụ tốt công tác tham mưu, tổng hợp và giải quyết công việc hàng ngày có hiệu quả.
Trước đây, khi CNTT chưa phát triển thì việc quản lý văn bản mất nhiều thời gian và công sức. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT với nhiều thành tựu thiết thực thì việc quản lý văn bản trở nên đơn giản, thuận tiện, nhanh chóng, chính xác, hiệu quả lâu dài. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản không những để ghi lại thông tin mà còn trao đổi thông tin với các cơ quan trong hệ thống, trao đổi thông tin với các đơn vị ngoài ngành. Theo quy định của Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản thì tất cả khâu liên quan đến văn bản đều phải mở sổ theo dõi. Từ khi ứng dụng CNTT vào công tác này thì toàn bộ hệ thống sổ sách được thực hiện trên máy tính, trên phần mềm quản lý văn bản.
Hiện nay, Tổng cục Thuế đang trong giai đoạn quá độ thực hiện Văn phòng không giấy tờ, đang chuẩn bị văn bản quy định, xây dựng quy trình thực hiện để dần dần không dùng bản giấy thì việc quản lý song song trên cả hai hình thức là rất hợp lí. Vau khi văn bản xử lý xong hình thành hồ sơ thì cũng quản lý theo phương thức song song vừa bản giấy vừa dữ liệu điện tử là một cách đảm bảo an toàn.