Mọi văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế đều tập trung tại Phòng Hành chính, Văn phòng Tổng cục Thuế. Công tác quản lý văn bản do Phòng Hành chính đảm nhận. Sau khi văn bản được luân chuyển xử lý đến các Vụ/đơn vị thì công chức của các Vụ đơn vị có trách nhiệm quản lý và bảo quản văn bản đúng quy định.
Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế có chức năng tham mưu giúp Chánh Văn phòng trong công tác Văn thư, lưu trữ, công tác hành chính văn phòng. Vì vậy, các hoạt động liên quan đến ứng dụng CNTT trong lĩnh vực này do Phòng Hành chính chịu trách nhiệm. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính bao gồm các phần công việc như quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, photocopy, in ấn, sao chụp tài liệu, quản lý văn bản, tài liệu đã đưa vào lưu trữ cơ quan, trong các nhiệm vụ đó thì nhiệm vụ chiếm phần khối lượng công việc lớn nhất của phòng là công tác quản lý văn bản.
Công tác quản lý văn bản cũng phải được thực hiện theo một nguyên tắc và trình tự nhất định, đúng quy định của pháp luật. Vì vậy, công chức thực hiện công tác này cũng cần có trình độ về lĩnh vực này để quản lý tốt, hiệu quả văn bản của cơ quan.
Ngoài các cán bộ Phòng Hành chính có nhiệm vụ quản lý còn có các cán bộ của Cục Công nghệ thông tin của Tổng cục thuế có nhiệm vụ quản lý, sao lưu các thông tin dữ liệu về văn bản trên hệ thống quản lý văn bản, đảm bảo an toàn an ninh thông tin cho các hệ thống phần mềm của Tổng cục Thuế nói chung và phần mềm ứng dụng quản lý văn bản nói riêng.
Tổng cục Thuế không bố trí cán bộ tin học làm việc ở Văn phòng cũng như các đơn vị nghiệp vụ khác, trong quá trình hoạt động nếu ứng dụng CNTT vào quy trình nghiệp vụ nào thì Cục CNTT sẽ bố trí nhân sự theo lĩnh
vực triển khai tham gia phối hợp với các đơn vị nghiệp vụ xây dựng, nâng cấp, triển khai ứng dụng.
Ngày nay, các Bộ, ngành đều thực hiện theo lộ trình của Chính phủ về thực hiện Chính phủ điện tử. Công tác quản lý văn bản lại là một trong những vấn đề cốt lõi để triển khai Chính phủ điện tử. Vì vậy, công tác quản lý văn bản lại ngày càng đòi hỏi nhân sự có trình độ tin học, không ngừng nâng cao trình độ tin học để đáp ứng yêu cầu chung.
2.2.4. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm
Hạ tầng kỹ thuật để triển khai ứng dụng quản lý văn bản đó chính là tập hợp các thiết bị đã được tính toán như máy chủ, máy trạm, các thiết bị ngoại vi, thiết bị kết nối mạng, thiết bị đảm bảo an ninh an toàn thông tin, các hệ thống mạng của cơ quan Tổng cục Thuê.
Từ năm 2014 đến tháng 8/2016 Tổng cục Thuế chỉ cần sử dụng một máy chủ và các máy trạm để đưa ứng dụng quản lý công văn triển khai cho Tổng cục Thuế. Các thiết bị công nghệ thông tin đơn giản, phần mềm chạy trên nền công nghệ tĩnh, thông tin nhập vào ứng dụng và được lưu lại, mọi thông tin do người sử dụng nhập đưa lên hệ thống. Tài nguyên của hệ thống chỉ phải trang cấp lần đầu, không bị biến động về tốc độ, độ ổn định của chương trình tương đối cao. Sử dụng hệ thống này không phải tính đến các thiết bị an toàn an ninh thông tin, độ an toàn của thông tin là tuyệt đối.
Giai đoạn này, mỗi năm Tổng cục Thuế quản lý trên 40.000 văn bản đến và hơn 14.000 văn bản đi. Ứng dụng tính toán được tồn đọng văn bản nhờ vào việc đặt các thuật toán, câu lệnh tự động tính tồn đọng văn bản theo nguyên tắc văn bản đến nếu có tờ trình được phê duyệt và có văn bản đi được phát hành thì được coi là hoàn thành việc xử lý. Văn bản luôn được quản lý chặt chẽ và đúng với tình trạng của văn bản. Việc này giúp ích nhiều trong công tác chỉ đạo điều hành được chính xác, hiệu quả, kịp thời.
Từ tháng 8/2016 đến nay, Tổng cục Thuế triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành. Việc quản lý văn bản được thực hiện trên môi trường mạng, các máy trạm phải được kết nối mạng. Văn bản được Scan, luân chuyển và quản lý trên môi trường mạng, việc này làm Tổng cục Thuế phải bố trí nhiều tài nguyên để lưu trữ đủ dữ liệu. Tuy đã tính toán đến phần lưu trữ dữ liệu, dung lượng dữ liệu đưa lên chương trình đã được giới hạn nhưng chưa đáp ứng kịp sự gia tăng về số lượng dữ liệu khủng trên chương trình (đến ngày 31/5/2019 tổng số văn bản lưu trên hệ thống là 4.797.777 văn bản) dẫn đến máy chủ luôn rơi vào tình trạng quá tải. Trước tình hình đó Cục Công nghệ Thông tin của Tổng cục Thuế bổ sung tài nguyên để lưu trữ kịp thời số liệu, tài nguyên phục vụ chương trình quản lý văn bản và điều hành 03 năm được thể hiện tại Bảng 2.1 – Tài nguyên phục vụ vận hành chương trình.
Bảng 2.1. Tài nguyên phục vụ vận hành chương trình eDocTC
Loại Server Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
SL Thông số SL Thông số SL Thông số
WFE 2 - CPU: 16; - RAM: 32GB; -LAN: 1GB 3 - CPU: 12; - RAM: 24GB; -LAN: 10GB 6 - CPU: 12; - RAM: 24GB; -LAN: 10GB UPLOAD 2 - CPU: 8; - RAM: 16GB; -LAN: 1GB 3 - CPU: 24; - RAM: 24GB; -LAN: 10GB 3 - CPU: 24; - RAM: 24GB; -LAN: 10GB MOBILE 2 - CPU: 8; - RAM: 16GB; -LAN: 1GB 2 - CPU: 8; - RAM: 16GB; -LAN: 10GB 2 - CPU: 8; - RAM: 16GB; -LAN: 10GB APP 2 - CPU: 16; - RAM: 32GB; -LAN: 1GB 3 - CPU: 16; - RAM: 32GB; -LAN: 10GB 4 - CPU: 16; - RAM: 32GB; -LAN: 10GB DB 2 - CPU: 32; - RAM: 64GB; -LAN: 1GB 2 - CPU: 32; - RAM: 64GB; -LAN: 1GB 3 - CPU: 28; - RAM: 64GB; -LAN: 10GB
Ngoài các yêu cầu về cơ sở hạ tầng nêu trên thì còn nhiều các yêu cầu khác liên quan đến quản lý dữ liệu trên hệ thống như yêu cầu về bảo mật thông tin dữ liệu, yêu cầu về sao lưu phục hồi dữ liệu; an toàn đối với tài khoản sử dụng, nhật ký sử dụng…
Các hạ tầng trên mới chỉ phục vụ cho công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến mà chưa quản lý được tài liệu lưu trữ dữ liệu.
2.2.5. Kinh phí thực hiện
Tổng cục Thuế đã ứng dụng CNTT vào công tác QLVB từ những năm
1994 nhưng chỉ đơn giản, sử dụng máy tính cá nhân của công chức để theo
dõi văn bản đi đến trên excel, không được bố trí kinh phí riêng.
Năm 2004, Tổng cục Thuế đã bố trí kinh phí để triển khai chương trình
quản lý công văn cho cơ quan Tổng cục Thuế và Cục Thuế các tỉnh với chi
phí là: 200.000.000 đồng. Phần mềm được thuê công ty phần mềm bên ngoài
viết và Tổng cục Thuế nhận bàn giao triển khai cho các đơn vị trong ngành.
Nguồn kinh phí được bố trí từ kinh phí dự án đầu tư cho CNTT hàng năm.
Năm 2016, Tổng cục Thuế được Bộ Tài chính triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính, kinh phí do Bộ Tài chính chi trả, các đơn vị tiếp nhận sử dụng. Nay Tổng cục Thuế chuẩn bị triển khai mở rộng cho các Cục Thuế địa phương thì phải xây dựng dự toán từ năm 2018, đăng ký dự toán với đơn vị dự toán chi của Tổng cục tổng hợp trình cấp có thẩm quyền (Bộ Tài chính) phê duyệt kinh phí. Sau khi dự toán được duyệt Bộ Tài chính sẽ cấp kinh phí cho hạng mục CNTT nằm trong tổng số kinh phí của ngành Thuế, Vụ Tài vụ Quản trị sẽ phân bổ kinh phí phục vụ chi CNTT toàn ngành về cho Cục CNTT quản lý, thực hiện. Việc phân bổ sẽ dựa vào bài toán thực tế của Cục CNTT, đầu tư có trọng điểm, từ thí điểm rồi mới triển khai diện rộng, không đầu tư dàn trải để tránh rủi ro. Do sử dụng kinh phí nhà nước cấp nên các hạng mục
cần được phê duyệt rồi mới cấp kinh phí dẫn đến việc đầu tư cho ứng dụng công
2.3. Tình hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
2.3.1. Phần mềm quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế
Việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản được lãnh đạo Tổng cục Thuế quan tâm từ rất lâu, khối lượng văn bản cần quản lý lớn nên nhu cầu đưa tin học vào để quản lý là nhu cầu cấp bách, Tổng cục Thuế bắt đầu đưa phần mềm vào quản lý văn bản của Tổng cục và các Cục Thuế từ năm 2004. Phần mềm này có tên gọi “Quản lý công văn”. Tuy nhiên, phần mềm có nhiều hạn chế trong quá trình thực hiện, thiết kế theo mô hình tĩnh, không kết nối mạng internet, chỉ đăng ký thông tin của văn bản, tờ trình, ghi chú lại các thông tin cần thiết liên quan, không luân chuyển xử lý trên ứng dụng. Tra cứu tìm kiếm thông tin văn bản bị hạn chế, chỉ cho ra kết quả khi nhập đúng thông tin như ban đầu nhập vào…
Nhằm nâng cao mức độ ứng dụng CNTT đối với công tác này, kết hợp chỉ đạo điều hành và phục vụ cho triển khai Chính phủ điện tử từ tháng 8/2016 đến nay Tổng cục Thuế đã xây dựng, triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành. Tên gọi đầy đủ của ứng dụng là Chương trình Quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính (tên gọi tắt là eDocTC). Đây là phần mềm dùng chung cho ngành Tài chính. Phần mềm được Bộ Tài chính triển khai áp dụng cho toàn ngành, Bộ xây dựng các phân hệ Tổng cục nghiên cứu đưa các quy trình thực hiện từ khâu tiếp nhận đến lưu hồ sơ vào chương trình này.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành được xây dựng dựa trên nền công nghệ Web Based, được nâng cấp từ phần mềm edocman của Bộ Tài chính. Đây là một ứng dụng độc lập, chưa tích hợp được với các hệ thống khác. Hệ thống được xây dựng với mục đích phục vụ và quản lý các quy trình điều hành của Bộ Tài chính đến các đơn vị trực thuộc. Hệ thống tương thích với các trình duyệt phổ biến hiện nay như Internet Explorer, Morilla Firefox, Google Chome, Safari; Tương tác với mail Exchange để nhắc việc xử lý văn bản, công việc, lịch làm việc tới người dùng; Đáp ứng khả năng tùy biến: Quản trị hệ thống có thể trực tiếp tùy biến (không cần thiết phải có
điều chỉnh mã nguồn phần mềm) các quy trình nghiệp vụ trong xử lý văn bản, công việc; lưu lại vết đường chuyển của văn bản một cách tường minh và trực quan hóa bằng hình ảnh để NSD dẽ theo dõi. Các quy trình hoạt động sẽ được quản lý và thực hiện thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng qua các chức năng của phần mềm được thiết kế theo tác nghiệp của một nhóm đối tượng.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục Thuế xây dựng bao gồm 11 phân hệ, mỗi phân hệ đảm nhận một chức năng.
- Phân hệ quản lý văn bản đến - Phân hệ quản lý văn bản đi - Phân hệ quản lý văn bản nội bộ - Phân hệ quản lý tờ trình
- Phân hệ quản lý hồ sơ công việc
Ngoài các phân hệ, chức năng chính nêu trên, chương trình còn có các phân hệ với tính năng bổ trợ như: Giao việc- theo dõi chỉ đạo, gửi nhận liên thông, quản lý tài liệu dùng chung, phân hệ lịch lãnh đạo, phòng họp, lịch sử dụng xe, thông báo nội bộ, phân hệ cộng tác, phân hệ nội bộ....
Tuỳ theo từng vị trí công tác mà cán bộ có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định. Điều này được thể hiện thông qua việc phân quyền truy cập trong chương trình quản lý văn bản. Mỗi cán bộ công chức đều được cung cấp quyền truy cập chương trình riêng với tên người sử dụng và mật khẩu để đăng nhập.
Hình 2.2. Màn hình đăng nhập chương trình
Người sử dụng trên chương trình chỉ có quyền xử lý và tra cứu/ tìm
kiếm những văn bản, tài liệu được luân chuyển đến mình theo quy trình luân chuyển xử lý văn bản
2.3.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến được hiểu là những văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến. Trong hoạt động của mình Tổng cục Thuế thường xuyên nhận được rất nhiều các văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến với mục đích cung cấp thông tin để biết, để thực hiện, hoặc để báo cáo, hoặc để hướng dẫn, hoặc để xin ý kiến chỉ đạo..
Theo quy chế làm việc, quy chế văn thư của Tổng cục Thuế văn bản đến từ bất kỳ hình thức nào đều được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản của Tổng cục Thuế, do đó rất dễ dàng thống kê được văn bản đến từ đâu, nội dung, thời hạn xử lý.
Giai đoạn từ năm 2014 đến tháng 8/2016. Giai đoạn này, văn bản đến chủ yếu là bản giấy được gửi đến qua đường bưu điện hoặc văn bản được gửi trực tiếp tại Phòng Hành chính – Văn phòng Tổng cục Thuế hoặc người nộp thuế phản ánh trực tiếp tại cơ quan thuế xong được cán bộ tiếp đón ghi lại thành biên bản. Tất cả văn bản đến được văn thư đăng ký vào chương trình quản lý văn bản và trình các cấp lãnh đạo để chỉ đạo giải quyết.
Văn bản đến được văn thư quản lý các thông tin như: Số ký hiệu, ngày tháng, nơi gửi, ngày đến, mã văn bản đến, độ khẩn, nội dung, hạn xử lý của văn bản, loại văn bản, quá trình xử lý văn bản. Các thông tin này được văn thư nhập lên hệ thống và được lưu ngay vào hệ thống không cần thực hiện chức năng ghi lại hay bấm nút lưu. Văn bản được quản lý trên hệ thống sẽ tra cứu, tìm kiếm lại được thông tin văn bản đã nhập phục vụ công tác tham mưu cho lãnh đạo các cấp trong chỉ đạo điều hành công việc. Việc tìm kiếm dựa trên các tiêu chí nhập, người dùng dễ dàng tìm kiếm được văn bản đã nhận từ nhiều năm trước. Trên hệ thống này văn bản chỉ được quản lý về các thông tin trên văn bản, không đưa được nội dung chi tiết của văn bản lên hệ thống.
Để quản lý tốt các văn bản đến chương trình quản lý văn bản còn có chức năng báo cáo, các báo cáo liên quan văn bản đến: Báo cáo văn bản đến chưa hoàn thành việc xử lý, báo cáo văn bản đến theo nơi nhận.
Nhìn chung, giai đoạn này văn bản đến được quản lý chặt chẽ từ khâu tiếp nhận đến khâu luân chuyển về đơn vị xử lý.
Giai đoạn từ tháng 8/2016 đến tháng 8/2019, Tổng cục Thuế đã triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành. Văn bản đến không chỉ là văn bản giấy mà còn nhận được qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Văn bản nhận được qua hệ thống là văn bản điện tử, văn bản giấy nhận được tùy loại sẽ được văn thư số hóa (scan) đưa lên chương trình để luân chuyển xử lý, do đó mà quản lý được toàn văn của văn bản đến. Việc đăng ký
văn bản điện tử đến tương tự như đăng ký văn bản giấy, tuy nhiên đăng ký văn bản đến giai đoạn này được thực hiện trên môi trường mạng và có thêm các trường thông tin như đề xuất đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, file đính kèm, số tờ. Sau khi đăng ký xong văn thư phải bấm nút “cấp số” và “ghi lại”