2.3. Tình hình triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
2.3.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến được hiểu là những văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến. Trong hoạt động của mình Tổng cục Thuế thường xuyên nhận được rất nhiều các văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến với mục đích cung cấp thông tin để biết, để thực hiện, hoặc để báo cáo, hoặc để hướng dẫn, hoặc để xin ý kiến chỉ đạo..
Theo quy chế làm việc, quy chế văn thư của Tổng cục Thuế văn bản đến từ bất kỳ hình thức nào đều được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản của Tổng cục Thuế, do đó rất dễ dàng thống kê được văn bản đến từ đâu, nội dung, thời hạn xử lý.
Giai đoạn từ năm 2014 đến tháng 8/2016. Giai đoạn này, văn bản đến chủ yếu là bản giấy được gửi đến qua đường bưu điện hoặc văn bản được gửi trực tiếp tại Phòng Hành chính – Văn phòng Tổng cục Thuế hoặc người nộp thuế phản ánh trực tiếp tại cơ quan thuế xong được cán bộ tiếp đón ghi lại thành biên bản. Tất cả văn bản đến được văn thư đăng ký vào chương trình quản lý văn bản và trình các cấp lãnh đạo để chỉ đạo giải quyết.
Văn bản đến được văn thư quản lý các thông tin như: Số ký hiệu, ngày tháng, nơi gửi, ngày đến, mã văn bản đến, độ khẩn, nội dung, hạn xử lý của văn bản, loại văn bản, quá trình xử lý văn bản. Các thông tin này được văn thư nhập lên hệ thống và được lưu ngay vào hệ thống không cần thực hiện chức năng ghi lại hay bấm nút lưu. Văn bản được quản lý trên hệ thống sẽ tra cứu, tìm kiếm lại được thông tin văn bản đã nhập phục vụ công tác tham mưu cho lãnh đạo các cấp trong chỉ đạo điều hành công việc. Việc tìm kiếm dựa trên các tiêu chí nhập, người dùng dễ dàng tìm kiếm được văn bản đã nhận từ nhiều năm trước. Trên hệ thống này văn bản chỉ được quản lý về các thông tin trên văn bản, không đưa được nội dung chi tiết của văn bản lên hệ thống.
Để quản lý tốt các văn bản đến chương trình quản lý văn bản còn có chức năng báo cáo, các báo cáo liên quan văn bản đến: Báo cáo văn bản đến chưa hoàn thành việc xử lý, báo cáo văn bản đến theo nơi nhận.
Nhìn chung, giai đoạn này văn bản đến được quản lý chặt chẽ từ khâu tiếp nhận đến khâu luân chuyển về đơn vị xử lý.
Giai đoạn từ tháng 8/2016 đến tháng 8/2019, Tổng cục Thuế đã triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành. Văn bản đến không chỉ là văn bản giấy mà còn nhận được qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Văn bản nhận được qua hệ thống là văn bản điện tử, văn bản giấy nhận được tùy loại sẽ được văn thư số hóa (scan) đưa lên chương trình để luân chuyển xử lý, do đó mà quản lý được toàn văn của văn bản đến. Việc đăng ký
văn bản điện tử đến tương tự như đăng ký văn bản giấy, tuy nhiên đăng ký văn bản đến giai đoạn này được thực hiện trên môi trường mạng và có thêm các trường thông tin như đề xuất đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, file đính kèm, số tờ. Sau khi đăng ký xong văn thư phải bấm nút “cấp số” và “ghi lại” thì thông tin mới được lưu trữ trên hệ thống, nếu quên bấm nút này thì văn bản không được cấp số, lưu, khi nhập văn bản khác sẽ bị mất dữ liệu đã nhập. Các thông tin về ngày giờ tiếp nhận, luân chuyển xử lý, người nhận, người chuyển sẽ được lưu lại trên chương trình một cách tường minh và theo đúng lịch sử xử lý. Các báo cáo cũng chi tiết và đáp ứng được yêu cầu quản lý, bao gồm các báo cáo như Sổ chuyển, báo các tình trạng giải quyết văn bản tại các vai trò…Sau khi có ý kiến chỉ đạo Văn bản giấy được chuyển đến đơn vị chủ trì xử lý.
Theo số liệu được chiết xuất từ các phần mềm QLVB của Tổng cục Thuế, số liệu văn bản đến qua các năm được thể hiện tại Bảng 2.2. Thống kê số lượng văn bản đến qua các năm.
Bảng 2.2. Thống kê số lượng văn bản đến qua các năm
Năm 2014 2015 2016 2017 2018
Tổng số văn bản 42.775 41.303 46.571 58.142 62.321 - Văn bản không gắn file
đính kèm 42.775 41.303 44.826 37.819 23.319 - Văn bản có đính kèm file 1.745 20.323 33.002 Qua bảng số liệu trên ta thấy năm 2014, 2015 Tổng cục Thuế chưa sử dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành nên chỉ có số liệu văn bản đến là bản giấy.